Compare Constitution Versions

Select Versions to Compare

Differences between Version 12.0.0.0 and Version 13.0.0.0

	Version 12.0.0.0			Version 13.0.0.0
	6	Introduction		6	Introduction
	7	Introducing the Council's Constitution		7	Introducing the Council's Constitution
	8	This Constitution sets out how the Council operates, how decisions are made and the procedures which are followed to ensure that these are efficient, transparent and accountable to local people. Some of these processes are required by the law, while others are a matter for the Council to determine.		8	This Constitution sets out how the Council operates, how decisions are made and the procedures which are followed to ensure that these are efficient, transparent and accountable to local people. Some of these processes are required by the law, while others are a matter for the Council to determine.
n	9	The Constitution is divided into nine parts:	n	9	The Constitution is divided into ten parts:
	10	The purpose of the constitution is to ensure that:		10	The purpose of the constitution is to ensure that:
	11	The Council will exercise all its powers and duties in accordance with the law and this Constitution.		11	The Council will exercise all its powers and duties in accordance with the law and this Constitution.
	12	How the Council Operates		12	How the Council Operates
	17	The Mayor appoints a Deputy Mayor and (up to eight) additional Cabinet Members who form the Council’s Executive, they are responsible for most day to day decisions and most policies. The Mayor and other Executive Members meet together as the ‘Cabinet’. The Mayor is responsible for the Council’s main executive decision-making powers and the overall delivery of Council services.		17	The Mayor appoints a Deputy Mayor and (up to eight) additional Cabinet Members who form the Council’s Executive, they are responsible for most day to day decisions and most policies. The Mayor and other Executive Members meet together as the ‘Cabinet’. The Mayor is responsible for the Council’s main executive decision-making powers and the overall delivery of Council services.
	18	The Mayor may also establish other Executive decision-making bodies and currently the Council has: Note - The Health and Wellbeing Board can also take some Executive decisions.		18	The Mayor may also establish other Executive decision-making bodies and currently the Council has: Note - The Health and Wellbeing Board can also take some Executive decisions.
	19			19
n	20	Part F (The Mayor and Executive and Executive Procedure Rules)  contains out more detail on the Mayor and executive functions.	n	20	Part F (The Mayor and Executive and Executive Procedure Rules)  contains out more detail on the Mayor and executive functions.
	21	The Overview and Scrutiny Committee is established to review or scrutinise decisions of the Executive and conduct reviews into functions which are the responsibility of the Executive. Part G of the Constitution sets out a summary and details in relation to Overview and Scrutiny.		21	The Overview and Scrutiny Committee is established to review or scrutinise decisions of the Executive and conduct reviews into functions which are the responsibility of the Executive.  Part G of the Constitution  sets out a summary and details in relation to Overview and Scrutiny.
	22	Suspending, Interpreting and Amending the Constitution and Changes to Executive Arrangements		22	Suspending, Interpreting and Amending the Constitution and Changes to Executive Arrangements
	23	Section 3.1: Suspension of the Constitution		23	Section 3.1: Suspension of the Constitution
	24			24
n	25	The Rules specified below may be suspended by bodies indicated to the extent permitted within those Rules and the law.	n	25	The Rules specified below may be suspended by bodies indicated to the extent permitted within those Rules and the law.
	26			26
n	27	A motion to suspend any Rules will not be moved without notice unless at least half (½) of the voting members of the meeting in question are present. The extent and duration of suspension will be proportionate to the result to be achieved, taking account of the purposes of the Constitution.	n	27	A motion to suspend any Rules will not be moved without notice unless at least half (½) of the voting members of the meeting in question are present. The extent and duration of suspension will be proportionate to the result to be achieved, taking account of the purposes of the Constitution.
	28			28
n	29	The following Rules may be suspended to the extent permitted by the rules unless this overrides any statutory requirements:	n	29	The following Rules may be suspended to the extent permitted by the rules unless this overrides any statutory requirements:
	30	Section 3.2: Interpretation		30	Section 3.2: Interpretation
n	31	The ruling of the Speaker of the Council as to the construction or application of this Constitution or as to any proceedings of the Council shall not be challenged at any meeting of the Council. Such interpretations will have regard to the purposes of this Constitution as contained in Chapter 1.	n	31	A decision of the Speaker of the Council as to the interpretation of this Constitution or any proceedings of the Council shall not be challenged at any meeting of the Council. The Speaker's interpretation will have regard to the purposes of this Constitution as contained in  Chapter 1 .
	32	Section 3.3: Publication		32	Section 3.3: Publication
	33	The Monitoring Officer will ensure (1) that the Constitution is published on the Council’s website and that copies are available for inspection at the Town Hall; and (2) can be purchased by members of the local press and the public on payment of a reasonable fee.		33	The Monitoring Officer will ensure (1) that the Constitution is published on the Council’s website and that copies are available for inspection at the Town Hall; and (2) can be purchased by members of the local press and the public on payment of a reasonable fee.
	34	The Monitoring Officer will ensure the Constitution is available to all Members and citizens and is updated as necessary.		34	The Monitoring Officer will ensure the Constitution is available to all Members and citizens and is updated as necessary.
n	35	For the avoidance of doubt, where authority to make changes to any part of the constitution has been delegated to the Monitoring Officer, or any other officer and the change is not reported to the General Purposes Committee or Council, the change will be published direct to the website via the officer decision portal.	n	35	For the avoidance of doubt, where authority to make changes to any part of the constitution has been delegated to the Monitoring Officer, or any other officer and the change is not reported to the General Purposes Committee or Council, the change will be published direct to the officer decision portal on the Council's website.
	36	Section 3.4: Reviews of the Constitution		36	Section 3.4: Reviews of the Constitution
n	37	The Officer scheme of delegation sets out the Monitoring Officer’s responsibility for reviewing and maintaining an up to date Constitution as set out in the Functions of the Monitoring Officer in Part I Chapter XX.	n	37	The Officer scheme of delegation sets out the Monitoring Officer’s responsibility for reviewing and maintaining an up to date Constitution as set out in the  Functions of the Monitoring Officer in Part I, Chapter 57 .
	38	Section 3.5: Changes to the Constitution		38	Section 3.5: Changes to the Constitution
n	39	The Monitoring Officer can approve all non-material changes to the Constitution including those that reflect decisions taken by the Council or changes in legislation or to correct matters of fact;	n	39	The Monitoring Officer can approve all non-material changes to the Constitution including those that reflect decisions taken by the Council or changes in legislation or to correct matters of fact.
	40	The Monitoring Officer can recommend to Council or General Purposes Committee for approval any material changes to the Constitution with the exception of the Executive Scheme of Delegation ( Section 35 ) which will be amended by the Monitoring Officer should the Mayor amend his Executive Scheme of Delegation.		40	The Monitoring Officer can recommend to Council or General Purposes Committee for approval any material changes to the Constitution with the exception of the Executive Scheme of Delegation ( Chapter 35 ) which will be amended by the Monitoring Officer should the Mayor amend his Executive Scheme of Delegation.
	41	The introduction to the Supplementary Documents Pack sets out the delegated authority to amend each Section within that Pack. Unless indicated otherwise, the Monitoring Officer has delegated authority to amend those documents in consultation with the Chief Executive.		41	The introduction to the Supplementary Documents Pack sets out the delegated authority to amend each Section within that Pack. Unless indicated otherwise, the Monitoring Officer has delegated authority to amend those documents in consultation with the Chief Executive.
	42	All Sections of the Constitution remain in place unless explicitly revised or removed.		42	All Sections of the Constitution remain in place unless explicitly revised or removed.
	43	Section 3.6: Change of Executive Arrangements		43	Section 3.6: Change of Executive Arrangements
	44	The Council must take reasonable steps to consult with local electors and other interested persons in the area when drawing up proposals for a change to its executive arrangements.		44	The Council must take reasonable steps to consult with local electors and other interested persons in the area when drawing up proposals for a change to its executive arrangements.
	45	Glossary of Terms		45	Glossary of Terms
n	46	Version 1.0 25 September 2025.	n
	47	N.B. This glossary is designed to assist in interpreting the Constitution but it does not replace or override statutory definitions and requirements or decision of the Monitoring Officer about the correct interpretation of the provisions of the Constitution.		46	N.B. This glossary is designed to assist in interpreting the Constitution but it does not replace or override statutory definitions and requirements or decision of the Monitoring Officer about the correct interpretation of the provisions of the Constitution.
n			n	47	Access to Information
				48	Ambassador (Cabinet role)
				49	Annual Meeting
				50	Assurance
				51	Auditor / External Auditor
				52	Authority / Local Authority
				53	Basic allowance
				54	Best Value
				55	Budget
				56	Byelaw
				57	By-election
				58	Cabinet Committee/Sub Committee
				59	Cabinet
				60	Call-in
				61	Capital
				62	Chair
				63	Chief Executive
				64	Chief Financial Officer
				65	Chief Officers
				66	Clear Day
				67	Code of Conduct for Members
				68	Committee
				69	Confidential Information
				70	Constituent
				71	Constitution
				72	Contract Procedure Rules(sometimes referred to as Contract Standing Orders
				73	Co-Opted Member
				74	Corporate Plan
				75	Council Functions
				76	Councillor
				77	Delegated Power/Delegated Authority
				78	Deputy
				79	Deputy Mayor
				80	Disclosable Interest / Disclosable Pecuniary Interest
				81	Dispensation
				82	Electoral
				83	Executive
				84	Executive Arrangements
				85	Executive Committees
				86	Executive Functions
				87	Exempt Information
				88	Extraordinary Meeting
				89	Financial Regulations and Procedure Rules
				90	Forward Plan
				91	Full Council
				92	Governance/ Corporate Governance
				93	Head of Paid Service
				94	Interests (declaration or register of)
				95	Joint Committee/Joint Arrangements
				96	Junior Cabinet Member
				97	Key Decision
				98	King George’s Field Charity
				99	Mayor
				100	Member
				101	Members’ Allowances Scheme
				102	Monitoring Officer
				103	Officers
				104	Ordinary meeting
				105	Overview and Scrutiny Committee
				106	Parent Committee
				107	Partnership Arrangement
				108	Pecuniary Interest
				109	Policy Framework
				110	Political Assistant
				111	Political Balance
				112	Political Group
				113	Portfolio
				114	Procedure Rules
				115	Proper Officer
				116	Protocol
				117	Quasi-Judicial
				118	Quorum
				119	Registerable Interest
				120	Regulatory Committee
				121	Revenue
				122	Section 151 Officer
				123	Speaker/Speaker of the Council
				124	Special Responsibility Allowance
				125	Statutory
				126	Sub-Committee
				127	Ungrouped (Member)
				128	Vice-Chair
				129	Ward
	48	Public Rights, Responsibilities and Participation		130	Public Rights, Responsibilities and Participation
	49	Public's General Rights and Responsibilities		131	Public's General Rights and Responsibilities
n	50	Citizens have various rights as listed below and set out in more detail throughout Part B.	n	132	Citizens have various rights as listed below and set out in more detail throughout  Part B .
	51	Section 5.1: General Rights		133	Section 5.1: General Rights
	52	Citizens have a number of general rights including to:		134	Citizens have a number of general rights including to:
	53	Section 5.2: Voting and Petitions		135	Section 5.2: Voting and Petitions
	54	Citizens on the electoral register have the right to vote at elections. All citizens (that is people living, working or studying in the borough) have the right to present personally or to request a Councillor to present a petition on their behalf to Council, the Cabinet, Scrutiny, Regulatory or other Committees/ Sub Committees or Panels, subject to the detailed provisions laid down in the Petition Scheme and the procedures adopted by those bodies.		136	Citizens on the electoral register have the right to vote at elections. All citizens (that is people living, working or studying in the borough) have the right to present personally or to request a Councillor to present a petition on their behalf to Council, the Cabinet, Scrutiny, Regulatory or other Committees/ Sub Committees or Panels, subject to the detailed provisions laid down in the Petition Scheme and the procedures adopted by those bodies.
	55	Section 5.3: Participation in Decision Making		137	Section 5.3: Participation in Decision Making
n	56	All citizens have the right to participate in Council and Committee meetings and contribute to investigations by Scrutiny Panels. Processes for public participation are set out in the procedures for various Committees and meetings including in Section 26 (Council Procedure Rules) and Section 30 (Overview and Scrutiny Procedure Rules). Individual Committees such as the Licensing and Strategic Development Committee will set out procedures to follow for public participation.	n	138	All citizens have the right to participate in Council and Committee meetings and contribute to investigations by Scrutiny Panels. Processes for public participation are set out in the procedures for various Committees and meetings including in  Chapter 17 (Council Procedure Rules)  and  Chapter 39 (Overview and Scrutiny Procedure Rules) . Individual Committees such as the Licensing and Strategic Development Committee will set out procedures to follow for public participation.
	57	As a summary, citizens can:		139	As a summary, citizens can:
	58	The Council maintains web pages providing information about its formal decision-making meetings and processes and opportunities for public engagement. These are held at  www.towerhamlets.gov.uk/committee .		140	The Council maintains web pages providing information about its formal decision-making meetings and processes and opportunities for public engagement. These are held at  www.towerhamlets.gov.uk/committee .
	59	Section 5.4: Compliments and Complaints		141	Section 5.4: Compliments and Complaints
	63	When attending meetings of Council, Committees/ Sub-Committees/ Panels or the Cabinet, citizens must not behave improperly, offensively or interrupt the business of the meeting as such action will result in their being removed and excluded from the meeting.		145	When attending meetings of Council, Committees/ Sub-Committees/ Panels or the Cabinet, citizens must not behave improperly, offensively or interrupt the business of the meeting as such action will result in their being removed and excluded from the meeting.
	64	Where members of the public use specific Council services, for example as a parent of a school pupil or as an occupier of Council land or premises, they have additional rights. These are not covered in this Constitution.		146	Where members of the public use specific Council services, for example as a parent of a school pupil or as an occupier of Council land or premises, they have additional rights. These are not covered in this Constitution.
	65	Freedom of the Borough		147	Freedom of the Borough
n	66	Under Section 249(5) of the Local Government Act 1972, the Council has the power to confer honorary freedom of the Borough to persons of distinction and to persons who have, in the opinion of the authority, rendered eminent services to the borough.	n	148	Under Section 249(5) of the Local Government Act 1972, the Council has the power to confer honorary freedom of the Borough to persons of distinction and to persons who have, in the opinion of the authority, provided notable contributions to the borough.
	67	The title can only be given by a resolution of Council, at a meeting convened for the purpose and the resolution requires a two-thirds majority of the Members present and voting for it to be passed.		149	The title can only be given by a resolution of Council, at a meeting convened for the purpose and the resolution requires a two-thirds majority of the Members present and voting for it to be passed.
	68	Similarly, a resolution requires a two-thirds majority of the Members present and voting to rescind a previously made nomination.		150	Similarly, a resolution requires a two-thirds majority of the Members present and voting to rescind a previously made nomination.
n			n	151	Awarding the title of Freedom of the Borough does not confer any rights or responsibilities on that individual. The Council may though choose to engage the individual in the civic business of the borough including such events as:
	69	Under section 249(10), the admission of a person as honorary freedom of the Borough does not carry any right to attend meetings of the Council or its committees or to claim any allowances for attendance at meetings. However, the Council may choose to cover reasonable expenses for attendance at any of the above listed civic events.		152	Under section 249(10), the admission of a person as honorary freedom of the Borough does not carry any right to attend meetings of the Council or its committees or to claim any allowances for attendance at meetings. However, the Council may choose to cover reasonable expenses for attendance at any of the above listed civic events.
	70	Public Participation at Meetings		153	Public Participation at Meetings
	71	All formal Council, Executive (Cabinet), Overview and Scrutiny, and Regulatory and Non-Executive Committee meetings are generally open to the public, ensuring transparency and civic engagement so that local residents can observe and understand how decisions are made.		154	All formal Council, Executive (Cabinet), Overview and Scrutiny, and Regulatory and Non-Executive Committee meetings are generally open to the public, ensuring transparency and civic engagement so that local residents can observe and understand how decisions are made.
	72	Citizens have a right not only to attend but also to actively participate by presenting petitions, deputations, and public questions during Council, Cabinet, Committee and Scrutiny proceedings. Furthermore, members of the public may speak for or against applications before Licensing and Planning Committees, ensuring that local views directly influence decisions that affect their neighbourhoods.		155	Citizens have a right not only to attend but also to actively participate by presenting petitions, deputations, and public questions during Council, Cabinet, Committee and Scrutiny proceedings. Furthermore, members of the public may speak for or against applications before Licensing and Planning Committees, ensuring that local views directly influence decisions that affect their neighbourhoods.
	73	Public participation at meetings is managed by the Chair using the procedures set out for that meeting.		156	Public participation at meetings is managed by the Chair using the procedures set out for that meeting.
n	74	The Council’s Committee Procedure Rules in Part E set out the general principles of public engagement at meetings. These will operate at all meetings unless there are explicit rules which apply to that specific meeting. For example. The Council’s planning and licensing committees have their own operating procedures whilst meetings of Council operate using the Council Procedure Rules.	n	157	The Council’s  Committee Procedure Rules  in  Part E  set out the general principles of public engagement at meetings. These will operate at all meetings unless there are explicit rules which apply to that specific meeting. For example. The Council’s planning and licensing committees have their own operating procedures whilst meetings of Council operate using the  Council Procedure Rules .
	75	Protocol for Reporting and Filming Council, Cabinet and Committee meetings.		158	Protocol for Reporting and Filming Council, Cabinet and Committee meetings.
	76	Section 8.1: Introduction		159	Section 8.1: Introduction
n	77	As set out in the Council Procedure Rules [ ], members of the press and public are welcome to film, audio record, take photographs, use social media or otherwise record or report on (collectively referred to as film/record in this protocol) meetings of the Council, Cabinet and Committees. This facility is important in ensuring the transparency and openness of the Council’s decision making.	n	160	As set out in the  Council Procedure Rules , members of the press and public are welcome to film, audio record, take photographs, use social media or otherwise record or report on (collectively referred to as film/record in this protocol) meetings of the Council, Cabinet and Committees. This facility is important in ensuring the transparency and openness of the Council’s decision making.
	78	It should be noted that, unless previously agreed for accessibility reasons, the Council would not normally allow oral reporting/commentary on a meeting as it takes place by someone present at the meeting.		161	It should be noted that, unless previously agreed for accessibility reasons, the Council would not normally allow oral reporting/commentary on a meeting as it takes place by someone present at the meeting.
	79	The Speaker/Chair of the meeting will in all cases make the final decision on all matters of dispute in regard to filming/recording meetings.		162	The Speaker/Chair of the meeting will in all cases make the final decision on all matters of dispute in regard to filming/recording meetings.
	80	Section 8.2: Webcasting Meetings		163	Section 8.2: Webcasting Meetings
	94	Section 9.1: Submitting a Petition to the Council		177	Section 9.1: Submitting a Petition to the Council
	95	Tower Hamlets Council welcomes petitions and recognises that petitions are one way in which people can let us know their concerns. We will treat something as a petition if it is identified as being a petition, or if it seems to us that it is intended to be a petition.		178	Tower Hamlets Council welcomes petitions and recognises that petitions are one way in which people can let us know their concerns. We will treat something as a petition if it is identified as being a petition, or if it seems to us that it is intended to be a petition.
	96			179
n	97	are those prepared in the traditional way: a petition organiser creates a paper document that includes a proposed action. Residents physically write their name, address and signature on this document to show their support of the proposed action.	n	180	are those prepared in the traditional way: a petition organiser creates a paper document that includes a proposed action. Residents physically write their name, address and signature on this document to show their support of the proposed action.
	98	To help you organise a paper petition, the Council has prepared a template that is available on the Council's website should you wish to use it.		181	To help you organise a paper petition, the Council has prepared a template that is available on the Council's website should you wish to use it.
n	99	Paper petitions can be sent to the Democratic Services Team using the details provided at Section 7 of this Scheme.	n	182	Paper petitions can be sent to the Democratic Services Team using the details provided at  Section 9.7 of this Scheme .
	100			183
n	101	are created, signed, and submitted entirely online. The petition organiser uses a website to create their petition and residents can electronically add their name via the website to show their support of the action the petition organiser proposes.	n	184	are created, signed, and submitted entirely online. The petition organiser uses a website to create their petition and residents can electronically add their name via the website to show their support of the action the petition organiser proposes.
	102	It is recommended that e-petitions are created via the Council’s e-petition facility www.towerhamlets.gov.uk/petition. e-Petitions created or submitted through third party websites may be accepted if they comply with the provisions of this scheme.		185	It is recommended that e-petitions are created via the Council’s e-petition facility www.towerhamlets.gov.uk/petition. e-Petitions created or submitted through third party websites may be accepted if they comply with the provisions of this scheme.
	103	There are no set rules as to how long you can collect signatures for a petition. It is up to you as petition organiser to determine when to close your petition and submit it to the Council. However, the Council will not normally host live petitions on its own e-Petitions site for longer than six months.		186	There are no set rules as to how long you can collect signatures for a petition. It is up to you as petition organiser to determine when to close your petition and submit it to the Council. However, the Council will not normally host live petitions on its own e-Petitions site for longer than six months.
	104	Section 9.2: Guidelines for Submitting a Petition		187	Section 9.2: Guidelines for Submitting a Petition
n	105	The Monitoring Officer will also consider any request received for the petition to be dealt with in a particular way (e.g. for submission to a particular Committee or to Council). Subject to the guidance within this Petition Scheme, the Monitoring Officer has absolute discretion on how the Council will deal with any petition received and may recommend an alternative course of action to that requested.	n	188	Subsection 9.2.1: Scope of Petition
	106	In addition, there are some circumstances where petitions will not be dealt with under this Scheme. These include any matters relating to planning or licensing applications; where a separate consultation process is active; or any other circumstances which, in the opinion of the Monitoring Officer would mean the petitions would be better dealt with using a different Council procedure.		189	Subsection 9.2.2: Signing a Petition
	107	The Council may seek to verify the authenticity of each entry on a petition by reference to existing information such as (where appropriate) the current electoral register or other relevant records. Entries which cannot be verified may not be counted for the purposes of determining whether a petition has exceeded a threshold set out in this scheme.
	108	In the period immediately before an election or referendum, when certain legal restrictions apply, we may need to deal with your petition differently – if this is the case we will explain the reasons and discuss the revised timescale which will apply.
	109	If a petition does not follow the guidelines set out above, the Council may decide not to do anything further with it. In that case, we will write to you to explain the reasons.
	110
	111	- The Council welcomes petitions created and signed by school children and university students. It may be appropriate for young people to give the name of their school or college rather than home address when signing a petition.
	112
	113	- Petitioners are asked not to ask council officers to sign their petitions in relation to their service area. It is contrary to the Member / Officer Protocol for officers to lobby Councillors in respect of their specific service.
	114	Section 9.3: Action by the Council on Receipt of a Petition		190	Section 9.3: Action by the Council on Receipt of a Petition
	115	An acknowledgement will be sent to the petition organiser within 10 working days of us receiving the petition. This will let them know what we plan to do with the petition and when they can expect to receive a formal response to it. If the petition needs more investigation, we will tell the petition organiser the steps we plan to take.		191	An acknowledgement will be sent to the petition organiser within 10 working days of us receiving the petition. This will let them know what we plan to do with the petition and when they can expect to receive a formal response to it. If the petition needs more investigation, we will tell the petition organiser the steps we plan to take.
	116	If we can do what the petition asks for, the acknowledgement may confirm that we have taken the action requested and the petition will be closed.		192	If we can do what the petition asks for, the acknowledgement may confirm that we have taken the action requested and the petition will be closed.
	117	Petitions will receive a formal response from the relevant Corporate Director within 28 days of receipt. This will usually be the quickest way of addressing the issue.		193	Petitions will receive a formal response from the relevant Corporate Director within 28 days of receipt. This will usually be the quickest way of addressing the issue.
n	118	If however, the petition meets the requirements to be presented/debated at a meeting of Councillors under the provisions of Section 4 of this scheme, the petition will receive a formal response within 28 days from the meeting. If you request this option, the relevant Corporate Director may still write to you. You may choose not to proceed with presentation at a meeting if you feel their response resolves the matter.	n	194	If however, the petition meets the requirements to be presented/debated at a meeting of Councillors under the provisions of  Section 9.4 of this scheme , the petition will receive a formal response within 28 days from the meeting. If you request this option, the relevant Corporate Director may still write to you. You may choose not to proceed with presentation at a meeting if you feel their response resolves the matter.
	119	The acknowledgment will confirm when and how your response will be sent and tell you when and where the meeting will take place (if applicable and if known at that stage).		195	The acknowledgment will confirm when and how your response will be sent and tell you when and where the meeting will take place (if applicable and if known at that stage).
	120	To ensure that people know what we are doing in response to the petitions we receive, the details of all petitions submitted to the Council will be published on our website, except in cases where this would be inappropriate. Whenever possible we will also publish all correspondence relating to the petition (all personal details will be removed).		196	To ensure that people know what we are doing in response to the petitions we receive, the details of all petitions submitted to the Council will be published on our website, except in cases where this would be inappropriate. Whenever possible we will also publish all correspondence relating to the petition (all personal details will be removed).
	121	Section 9.4: Presentation of a Petition to Elected Councillors		197	Section 9.4: Presentation of a Petition to Elected Councillors
	122	Subject to your petition containing sufficient signatures as set out below, you may request to present the petition to a meeting of Councillors. There are several ways in which this can be done.		198	Subject to your petition containing sufficient signatures as set out below, you may request to present the petition to a meeting of Councillors. There are several ways in which this can be done.
	123	If your petition includes the names, addresses and signatures of 30 persons who live, work or study in the borough it can be presented at an ordinary meeting of the Council or to a Council Committee.		199	If your petition includes the names, addresses and signatures of 30 persons who live, work or study in the borough it can be presented at an ordinary meeting of the Council or to a Council Committee.
n	124	The procedure for presenting a petition at full Council or Committee meetings is included in Appendix 1 of this scheme.	n	200	The procedure for presenting a petition at full Council or Committee meetings is included in  the Appendix to the Petition Scheme .
	125	Separate to the above provision, the Mayor has agreed a scheme for public engagement at executive meetings (the Cabinet and Cabinet sub-committees), which provides a number of different ways that members of the public can make submissions relating to items on the agenda. The Cabinet public engagement scheme is set out later on in this scheme.		201	Separate to the above provision, the Mayor has agreed a scheme for public engagement at executive meetings (the Cabinet and Cabinet sub-committees), which provides a number of different ways that members of the public can make submissions relating to items on the agenda. The Cabinet public engagement scheme is set out later on in this scheme.
	126	If your petition includes the names, addresses and signatures of 2,000 persons who live, work or study in the borough, you may request that a debate be held about the petition at a full Council meeting.		202	If your petition includes the names, addresses and signatures of 2,000 persons who live, work or study in the borough, you may request that a debate be held about the petition at a full Council meeting.
	127	The procedure for debating a petition at full Council meetings is included later in this scheme.		203	The procedure for debating a petition at full Council meetings is included later in this scheme.
	128	If your petition includes the names, addresses and signatures of at least 1,000 persons who live, work or study in the borough, you may request that a relevant senior officer give evidence at a public meeting of the Council’s Overview and Scrutiny Committee. For example, you may request that a senior officer explain progress on an issue, or the advice given to councillors to enable them to make a particular decision. The senior officers who may be called to give evidence under this procedure include the Head of the Paid Service (Chief Executive) and any of the Council’s statutory or non-statutory Chief Officers (Corporate Directors).		204	If your petition includes the names, addresses and signatures of at least 1,000 persons who live, work or study in the borough, you may request that a relevant senior officer give evidence at a public meeting of the Council’s Overview and Scrutiny Committee. For example, you may request that a senior officer explain progress on an issue, or the advice given to councillors to enable them to make a particular decision. The senior officers who may be called to give evidence under this procedure include the Head of the Paid Service (Chief Executive) and any of the Council’s statutory or non-statutory Chief Officers (Corporate Directors).
	129	You should be aware that the Overview and Scrutiny Committee may decide that it would be more appropriate for another officer to give evidence instead of any officer named in the petition – for instance if the named officer has changed jobs. The Committee will also call the relevant Executive Councillor(s) to attend the meeting. Committee members will ask the questions at this meeting, but you will be able to suggest questions to the Chair of the Committee by contacting the Democratic Services team (through the link on the front of the agenda) up to three working days before the meeting.		205	You should be aware that the Overview and Scrutiny Committee may decide that it would be more appropriate for another officer to give evidence instead of any officer named in the petition – for instance if the named officer has changed jobs. The Committee will also call the relevant Executive Councillor(s) to attend the meeting. Committee members will ask the questions at this meeting, but you will be able to suggest questions to the Chair of the Committee by contacting the Democratic Services team (through the link on the front of the agenda) up to three working days before the meeting.
n	130	If you would like your petition to be presented/debated at a meeting, you must submit (1) the petition; (2) a request to present or debate the petition; and (3) any request for additional assistance such as an interpreter, to the Democratic Services Team (see Section 7) by noon, 9 clear working days (not including the day notice is given or the day of the meeting) before the relevant meeting. However, please note that there is likely to be a maximum number of petitions presented at any one meeting and these slots are normally allocated in order of receipt, so early submission is advised.	n	206	If you would like your petition to be presented/debated at a meeting, you must submit (1) the petition; (2) a request to present or debate the petition; and (3) any request for additional assistance such as an interpreter, to the Democratic Services Team (see  Section 9.7 ) by noon, 9 clear working days (not including the day notice is given or the day of the meeting) before the relevant meeting. However, please note that there is likely to be a maximum number of petitions presented at any one meeting and these slots are normally allocated in order of receipt, so early submission is advised.
	131	When determining whether a petition has met or exceeded a threshold set out in this scheme, the Council will only count signatories for which a local connection (i.e. that the signatory either lives, works or studies in Tower Hamlets) can be evidenced from the information supplied. There is a risk that petitions created and/or submitted via third party e-petition websites may not satisfy this criterion so it is strongly recommended that e-petitions are created via the Council’s own e-petition facility www.towerhamlets.gov.uk/petition		207	When determining whether a petition has met or exceeded a threshold set out in this scheme, the Council will only count signatories for which a local connection (i.e. that the signatory either lives, works or studies in Tower Hamlets) can be evidenced from the information supplied. There is a risk that petitions created and/or submitted via third party e-petition websites may not satisfy this criterion so it is strongly recommended that e-petitions are created via the Council’s own e-petition facility www.towerhamlets.gov.uk/petition
	132	In the event that 2 or more petitions which are substantially the same are received from different petition organisers, the Monitoring Officer may aggregate the number of valid signatures in each petition for the purpose of determining whether the threshold to trigger a Council debate of the matters raised has been reached if that is the wish of the petition organisers.		208	In the event that 2 or more petitions which are substantially the same are received from different petition organisers, the Monitoring Officer may aggregate the number of valid signatures in each petition for the purpose of determining whether the threshold to trigger a Council debate of the matters raised has been reached if that is the wish of the petition organisers.
	133	Section 9.5: Petitions on Non-Council Functions		209	Section 9.5: Petitions on Non-Council Functions
	134	If your petition is about something over which the Council has no direct control (for example the local railway or hospital) it is unlikely you will be able to present it to a Council meeting, but we will consider making representations on behalf of the community to the relevant body. The council works with a large number of local partners and where possible may liaise with these partners to respond to your petition. If we are not able to do this for any reason (for example if what the petition calls for conflicts with Council policy), then we will set out the reasons for this to you.		210	If your petition is about something over which the Council has no direct control (for example the local railway or hospital) it is unlikely you will be able to present it to a Council meeting, but we will consider making representations on behalf of the community to the relevant body. The council works with a large number of local partners and where possible may liaise with these partners to respond to your petition. If we are not able to do this for any reason (for example if what the petition calls for conflicts with Council policy), then we will set out the reasons for this to you.
	135	If your petition is about something that a different authority is responsible for we will give consideration to what the best method is for responding to it. This might consist of simply forwarding the petition to the other authority, but could involve other steps. In any event we will notify you of the action we have taken.		211	If your petition is about something that a different authority is responsible for we will give consideration to what the best method is for responding to it. This might consist of simply forwarding the petition to the other authority, but could involve other steps. In any event we will notify you of the action we have taken.
	136	You can find more information on the services for which the Council is responsible on our website. www.towerhamlets.gov.uk		212	You can find more information on the services for which the Council is responsible on our website. www.towerhamlets.gov.uk
n	137	In all cases we will provide the written response as set out in Section 3.	n	213	In all cases we will provide the written response as set out in  Section 9.3 .
	138	Section 9.6: If you are not satisfied with the Council's response		214	Section 9.6: If you are not satisfied with the Council's response
n	139	If you feel that we have not dealt with your petition properly you may make a complaint under the Council’s complaints procedure.  https://www.towerhamlets.gov.uk/lgnl/council_and_democracy/complaints/complaints.aspx	n	215	If you feel that we have not dealt with your petition properly you may make a complaint under the Council’s complaints procedure. https://www.towerhamlets.gov.uk/lgnl/council_and_democracy/complaints/complaints.aspx
	140	Section 9.7: Further Information		216	Section 9.7: Further Information
	141	Should you wish to submit a petition or require any further information, please contact: Petitions, Democratic Services,2nd Floor, Whitechapel Town Hall, 160 Whitechapel Rd, London E1 1BJ Email: councillor.supportteam@towerhamlets.gov.uk Website:  http://www.towerhamlets.gov.uk/committee		217	Should you wish to submit a petition or require any further information, please contact: Petitions, Democratic Services,2nd Floor, Whitechapel Town Hall, 160 Whitechapel Rd, London E1 1BJ Email: councillor.supportteam@towerhamlets.gov.uk Website:  http://www.towerhamlets.gov.uk/committee
n	142	e-petitions website:  http://www.towerhamlets.gov.uk/petition	n	218	e-petitions website:  http://www.towerhamlets.gov.uk/petition
	143			219
	144	Section 9.8: Appendix to the Petition Scheme - Procedure for hearing petitions at Full Council		220	Section 9.8: Appendix to the Petition Scheme - Procedure for hearing petitions at Full Council
	145			221
n	146	All petitions received within the deadline (see Section 4 of the Petition Scheme) will be listed on the Council agenda.	n	222	All petitions received within the deadline (see  Section 9.4 of the Petition Scheme ) will be listed on the Council agenda.
	147	The agenda will list 4 petitions as ‘to be heard’, which will be listed in order of receipt, except that petitions for debate will take precedence. Any petitions listed as ‘to be heard’ for which the person(s) listed to present are absent, will be noted (see below).		223	The agenda will list 4 petitions as ‘to be heard’, which will be listed in order of receipt, except that petitions for debate will take precedence. Any petitions listed as ‘to be heard’ for which the person(s) listed to present are absent, will be noted (see below).
	148	All remaining petitions will be listed as ‘to be noted’. These petitions will not be heard and the Speaker will state where they will go for a full response.		224	All remaining petitions will be listed as ‘to be noted’. These petitions will not be heard and the Speaker will state where they will go for a full response.
n	149	Executive functions: In relation to executive functions, the Council does not have powers to override any executive decision of the Mayor or substitute its own decision. The Council may however pass a motion expressing a view on the matter or referring the matter to the Mayor, calling on him/her to take some action, or consider or reconsider a decision, with recommendations to inform that consideration. Officers will advise on the constitutional validity of any motion that may be moved.	n	225	Subsection 9.8.1: General guidance on petition hearings at Council meetings
	150			226	Subsection 9.8.2: Presentation of Petitions at Non-Executive Committee Meetings (including Overview and Scrutiny Committees)
	151	An individual or group may not submit a petition to a meeting of the Council if that individual or group has previously submitted a petition to either of the previous 2 Council meetings.		227	Subsection 9.8.3: Petitions presented by young people
	152	Petitions can also be presented to any Non-Executive Committee meeting providing it is on a subject matter that is within that Committee’s Terms of Reference.		228	Subsection 9.8.4: PROCEDURE FOR HEARING PETITIONS AT MEETINGS OF THE CABINET
	153	Some Committees will have specific procedures for dealing with petitions and those must be followed where they exist. In any other case the petition will be dealt with at the next appropriate Committee meeting. If no other procedures are in place or agreed then the petition will be heard in the same manner as at Council (3 minute presentation, 4 minutes of questions from Members, 2 minutes for a response). The response may come from a Member or officer as appropriate. If the petition relates to an item on the agenda, it will be considered during the discussion of that particular agenda item.		229	Subsection 9.8.5: Public Engagement at Cabinet
	154	The Council welcomes petitions presented by young people including school children. Whilst the standard meeting procedures will be followed where possible, the Chair of the meeting shall have the discretion to vary the procedures to ensure the young people are properly able to represent themselves at the meeting.
	155	The procedure for hearing petitions at meetings of the Cabinet is contained in the Executive Procedure Rules in Part F Section 36 (Executive Procedure Rules) of the Council’s Constitution. The relevant provision is replicated below:
	156	Whilst the main focus of Cabinet is as a decision-making body, there is an opportunity for the public to contribute through making submissions that specifically relate to the reports that are set out on the agenda. Members of the public may therefore make written submissions in any form (for example; Petitions, letters, written questions) and which are to be submitted to the Clerk to Cabinet (whose details are on the Cabinet agenda front sheet) by 5 pm the day before the meeting. The consideration of such written submissions will be at the discretion of whosoever presides at the meeting.
	157	Access to Information Procedure Rules		230	Access to Information Procedure Rules
	158	Section 10.1: Scope		231	Section 10.1: Scope
	159	These rules apply to all meetings of Council, Overview and Scrutiny Committee, Scrutiny Sub-Committees and Panels, the Standards Advisory Committee, regulatory and other Committees, Sub-Committees and public meetings of the Executive (together called “meetings”).		232	These rules apply to all meetings of Council, Overview and Scrutiny Committee, Scrutiny Sub-Committees and Panels, the Standards Advisory Committee, regulatory and other Committees, Sub-Committees and public meetings of the Executive (together called “meetings”).
	172	An item of business may not be considered at a meeting unless either:		245	An item of business may not be considered at a meeting unless either:
	173	“Five clear working days” excludes the day of the meeting, the day on which the meeting is called, weekends and bank holidays.		246	“Five clear working days” excludes the day of the meeting, the day on which the meeting is called, weekends and bank holidays.
	174	“Special circumstances” justifying an item being considered as a matter of urgency will relate to both why the decision could not be made by calling a meeting allowing the proper time for inspection as well as why the item or report could not have been available for inspection for five clear days before the meeting.		247	“Special circumstances” justifying an item being considered as a matter of urgency will relate to both why the decision could not be made by calling a meeting allowing the proper time for inspection as well as why the item or report could not have been available for inspection for five clear days before the meeting.
n	175	Where the item of business relates to a key decision Rules 14-19 also apply.	n	248	Where the item of business relates to a key decision  Sections 10.14 to 10.19  also apply.
	176	Section 10.7: Supply of Copies		249	Section 10.7: Supply of Copies
	177	The Council will supply copies of: to any person who makes a request to view copies of these documents on payment of a charge for postage and any other costs.		250	The Council will supply copies of: to any person who makes a request to view copies of these documents on payment of a charge for postage and any other costs.
	178	Section 10.8: Access to Minutes etc after the meeting		251	Section 10.8: Access to Minutes etc after the meeting
	179	The Council will make available copies of the following for six years after a meeting:		252	The Council will make available copies of the following for six years after a meeting:
	180	Section 10.9: Background Papers		253	Section 10.9: Background Papers
n			n	254
	181	The Director of Legal will set out in every report a list of those documents (called background papers) relating to the subject matter of the report which in her/his opinion: but does not include published works or those which disclose exempt or confidential information (as defined in Rule 11) or in respect of reports to the Executive, the advice of a political adviser or assistant.		255	The Director of Legal will set out in every report a list of those documents (called background papers) relating to the subject matter of the report which in her/his opinion: but does not include published works or those which disclose exempt or confidential information (as defined in  Section 10.11 ) or in respect of reports to the Executive, the advice of a political adviser or assistant.
	182			256
n	183		n	257
	184	. The Council will publish background papers on the Council’s website and will make available for public inspection for four years after the date of the meeting one copy of each of the documents on the list of background papers.		258	. The Council will publish background papers on the Council’s website and will make available for public inspection for four years after the date of the meeting one copy of each of the documents on the list of background papers.
	185	Section 10.10: Summary of Public's Rights		259	Section 10.10: Summary of Public's Rights
	186	This constitution sets out the public’s rights to attend meetings and to inspect and copy documents shall be kept at and available to the public at the designated office.		260	This constitution sets out the public’s rights to attend meetings and to inspect and copy documents shall be kept at and available to the public at the designated office.
	187	Section 10.11: Exclusion of Access by the Public to Meetings		261	Section 10.11: Exclusion of Access by the Public to Meetings
	188			262
n	189	–  . The public must be excluded from meetings or those part or parts of meetings whenever it is likely in view of the nature of the business to be transacted or the nature of the proceedings that confidential information (as defined in Rule 11.4 below) would be disclosed in breach of the obligation of confidence.	n	263	–  . The public must be excluded from meetings or those part or parts of meetings whenever it is likely in view of the nature of the business to be transacted or the nature of the proceedings that confidential information (as defined in  paragraph 4 below ) would be disclosed in breach of the obligation of confidence.
	190			264
n	191	–  . The public may be excluded from meetings or those part or parts of meetings whenever it is likely in view of the nature of the business to be transacted or the nature of the proceedings that exempt information (as defined in Rule 11.5 below) would be disclosed and the public interest in maintaining the exemption outweighs the public interest in disclosing the information.	n	265	–  . The public may be excluded from meetings or those part or parts of meetings whenever it is likely in view of the nature of the business to be transacted or the nature of the proceedings that exempt information (as defined in  paragraph 5 below ) would be disclosed and the public interest in maintaining the exemption outweighs the public interest in disclosing the information.
	192	Where the meeting will determine any person’s civil rights or obligations, or adversely affect their possessions, Article 6 of the Human Rights Act 1998 establishes a presumption that the meeting will be held in public unless a private hearing is necessary for one of the reasons specified in Article 6.		266	Where the meeting will determine any person’s civil rights or obligations, or adversely affect their possessions, Article 6 of the Human Rights Act 1998 establishes a presumption that the meeting will be held in public unless a private hearing is necessary for one of the reasons specified in Article 6.
	193			267
n	194	Confidential information means information given to the Council by a Government Department on terms which forbid its public disclosure or information which the disclosure of which to the public is prohibited by or under any enactment or by the order of a court. This includes information excluded under the Freedom of Information Act 2000 or the Data Protection Act 2018.	n	268	Confidential information means information given to the Council by a Government Department on terms which forbid its public disclosure or information which the disclosure of which to the public is prohibited by or under any enactment or by the order of a court. This includes information excluded under the Freedom of Information Act 2000 or the Data Protection Act 2018.
	195	Meaning of Exempt Information. Exempt information is those for the time being specified in Part I of Schedule 12A to the Local Government Act 1972, namely: 1. Information relating to any individual. 2. Information which is likely to reveal the identity of an individual. 3. Information relating to the financial or business affairs of any particular person (including the authority handling the information)  4. Information relating to any consultations or negotiations, or contemplated consultations or negotiations, in connection with any labour relations matters arising between the authority or a Minister of the Crown and employees of, or office holders under, the authority. 5. Information in respect of which a claim to legal professional privilege could be maintained in legal proceedings. 6. Information which reveals that the authority proposes:- a) to give under any enactment a notice under or by virtue of which requirements are imposed on a person; or b) to make an order or direction under any enactment. 7. Information relating to any action taken or to be taken in connection with the prevention, investigation or prosecution of crime.		269
				270	Exempt information is those for the time being specified in Part I of Schedule 12A to the Local Government Act 1972, namely:
	196	Information falling within any of the categories 1-7 of Rule 11.5 above are not exempt by virtue of that paragraph if it relates to proposed development for which the local planning authority can grant itself planning permission under Regulation 3 of the Town and Country Planning General Regulations 1992.		271	Information falling within any of the categories 1-7 of  paragraph 5 above  are not exempt by virtue of that paragraph if it relates to proposed development for which the local planning authority can grant itself planning permission under Regulation 3 of the Town and Country Planning General Regulations 1992.
	197			272
n	198	. Under Reg 4(2) of the Local Authorities (Executive Arrangements) (Meetings and Access to Information) (England) Regulations 2012, members of the public can be excluded from a meeting in order to maintain orderly conduct or to prevent misbehaviour at a meeting.	n	273	. Under Reg 4(2) of the Local Authorities (Executive Arrangements) (Meetings and Access to Information) (England) Regulations 2012, members of the public can be excluded from a meeting in order to maintain orderly conduct or to prevent misbehaviour at a meeting.
	199	Section 10.12: Exclusion of access by the public to reports		274	Section 10.12: Exclusion of access by the public to reports
n	200	If the Monitoring Officer thinks fit, the Council may exclude access by the public to reports which in their opinion relate to items during which, in accordance with Rule 11, the meeting or those part or parts of the meeting is likely not to be open to the public. Such reports will be marked “Not for publication” together with the category of information likely to be disclosed (see Rule 11.5 above for the categories).	n	275	If the Monitoring Officer thinks fit, the Council may exclude access by the public to reports which in their opinion relate to items during which, in accordance with  Section 10.11 , the meeting or those part or parts of the meeting is likely not to be open to the public. Such reports will be marked “Not for publication” together with the category of information likely to be disclosed (see  Section 10.11, paragraph 5 above  for the categories).
	201	Section 10.13: Application of rules to the Executive		276	Section 10.13: Application of rules to the Executive
	202	Rules 14-25 apply to the Executive and its Committees (and which term includes Sub-Committees and other decision making meetings). If the Executive or one of its Committees meets to take a key decision or meets in public then it must also comply with Rules 1-11 unless Rule 18 (urgency - general exception) or Rule 19 (urgency - special urgency) apply. A key decision is defined in [ ] of this Constitution.		277	Rules 14-25 apply to the Executive and its Committees (and which term includes Sub-Committees and other decision making meetings). If the Executive or one of its Committees meets to take a key decision or meets in public then it must also comply with Rules 1-11 unless Rule 18 (urgency - general exception) or Rule 19 (urgency - special urgency) apply. A key decision is defined in [ ] of this Constitution.
	203	If the Executive or one of its Committees meets to discuss a key decision to be taken collectively, with an officer other than a political assistant present, within twenty-eight days of the date by which it is to be decided, then it must also comply with Rules 1-11 unless Rule 18 (urgency - general exception) or Rule 19 (urgency - special urgency) apply. This requirement does not include meetings whose sole purpose is for officers to brief Members.		278	If the Executive or one of its Committees meets to discuss a key decision to be taken collectively, with an officer other than a political assistant present, within twenty-eight days of the date by which it is to be decided, then it must also comply with Rules 1-11 unless Rule 18 (urgency - general exception) or Rule 19 (urgency - special urgency) apply. This requirement does not include meetings whose sole purpose is for officers to brief Members.
	204	Section 10.14: Procedure Before Taking Key Decisions		279	Section 10.14: Procedure Before Taking Key Decisions
n	205	Subject to Rule 18 (urgency - general exception) and Rule 19 (urgency - special urgency), a key decision shall not be taken unless:	n	280	Subject to  Section 10.23 (Urgency general exception)  and  Section 10.24 (Urgency special urgency) , a key decision shall not be taken unless:
	206	Section 10.15: Notice of Key Decisions		281	Section 10.15: Notice of Key Decisions
n	207	A notice shall be published under Rule 14 in respect of any matter which the Mayor has reason to believe will be the subject of a key decision to be taken by the Mayor, the Executive, a Committee of the Executive, an individual member of the Executive, an officer or under joint arrangements in the course of the discharge of an executive function.	n	282	A notice shall be published under  Section 10.14  in respect of any matter which the Mayor has reason to believe will be the subject of a key decision to be taken by the Mayor, the Executive, a Committee of the Executive, an individual member of the Executive, an officer or under joint arrangements in the course of the discharge of an executive function.
	208	In addition, a notice shall be published under Rule 14 in respect of those items of business which the Executive intends to consider and which form part of the policy framework and where the Executive will be making recommendations to Council.		283	In addition, a notice shall be published under  Section 10.14  in respect of those items of business which the Executive intends to consider and which form part of the policy framework and where the Executive will be making recommendations to Council.
	209	Section 10.16: Content of Key Decision Notices		284	Section 10.16: Content of Key Decision Notices
n	210	Each notice published under Rule 14 shall contain the below details as far as reasonably practicable:	n	285	Each notice published under  Section 10.14  shall contain the below details as far as reasonably practicable:
				286	Where, in relation to any matter- then the document referred to in 16.1 must contain particulars of the matter but may not contain any confidential, exempt information or particulars of the advice of a political adviser or assistant.
				287	Section 10.17: KEY DECISION NOTICES – EXEMPT AND CONFIDENTIAL INFORMATION
				288	Nothing in these Rules (or the Local Authorities (Executive Arrangements) (Meetings and Access to Information) (England) Regulations 2012 (“the 2012 Regulations”)) is to be taken to authorise or require the disclosure of confidential information in breach of the obligation of confidence.
				289	Nothing in these Rules or the 2012 Regulations-
				290	Section 10.18: URGENCY - GENERAL EXCEPTION
				291	If a matter which is likely to be a key decision is to be considered and the matter has not been published in advance in accordance with  Section 10.14  then, subject to  Section 10.24 (Urgency special urgency) , the decision may still be taken if:
				292	Where such a decision is taken collectively, it must be taken in public unless it involves consideration of confidential or exempt information.
				293	Section 10.19: URGENCY - SPECIAL URGENCY
				294	If by virtue of the date on which a decision must be taken  Section 10.23 (Urgency general exception)  cannot be followed, then a decision can only be taken if the decision taker (or the Chair of the body making the decision) has obtained agreement from the following — that the taking of the decision cannot reasonably be deferred.
				295	As soon as reasonably practicable after the Proper Officer has complied with the above they must make available a notice setting out the reasons why compliance with  Section 10.14, paragraph 1  is impracticable and publish that notice on the Council’s website.
				296	The Mayor will submit an annual report to Council on the executive decisions taken under this Rule in the preceding year. The report will include the number of decisions so taken and a summary of the matters in respect of which each decision was made.
				297	Section 10.20: RIGHTS OF OVERVIEW AND SCRUTINY
				298	If the Overview and Scrutiny Committee thinks that a key decision has been taken which was not: the Committee may require the Executive to submit a report to Council within such reasonable time as the Committee specifies. The power to require a report rests with the Committee, but is also delegated to the Chief Executive, who shall require such a report on behalf of the Committee when so requested in writing by: Alternatively the requirement may be raised by resolution passed at a meeting of the Overview and Scrutiny Committee.
	211	Section 10.17: Meetings of the executive and its committees to be held in public		299	Section 10.21: Meetings of the executive and its committees to be held in public
	212	Any meeting of the Executive or a Committee of the Executive shall be open to the public except to the extent that the public are excluded under Rule 21.2		300	Any meeting of the Executive or a Committee of the Executive shall be open to the public except to the extent that the public are excluded under  paragraph 2 below
				301
	213	The public must be excluded from a meeting during an item of business whenever—		302	The public must be excluded from a meeting during an item of business whenever—
n	214	A resolution under Rule 21.2 (b) must–—	n	303	A resolution under  paragraph 2, point 2 above  must–—
	215	The public may only be excluded under sub-paragraph (a) or (b) of Rule 21.2 for the part or parts of the meeting during which it is likely that confidential information or exempt information would be disclosed.		304	The public may only be excluded under sub-paragraph (a) or (b) of  paragraph 2 above  for the part or parts of the meeting during which it is likely that confidential information or exempt information would be disclosed.
	216	Without prejudice to any power of exclusion to suppress or prevent disorderly conduct or other misbehaviour at a meeting, the Executive and its Committees do not have the power to exclude members of the public from a meeting while it is open to the public.		305	Without prejudice to any power of exclusion to suppress or prevent disorderly conduct or other misbehaviour at a meeting, the Executive and its Committees do not have the power to exclude members of the public from a meeting while it is open to the public.
	217	While a meeting of the Executive or one of its Committees is open to the public, any person attending the meeting for the purpose of reporting the proceedings is, so far as practicable, to be afforded reasonable facilities for taking their report.		306	While a meeting of the Executive or one of its Committees is open to the public, any person attending the meeting for the purpose of reporting the proceedings is, so far as practicable, to be afforded reasonable facilities for taking their report.
	218	The Council must ensure that members of the public are aware that a meeting is to be broadcast where the council or a person attending the meeting for the purpose of reporting proceedings intends to use facilities to record or broadcast the proceedings.		307	The Council must ensure that members of the public are aware that a meeting is to be broadcast where the council or a person attending the meeting for the purpose of reporting proceedings intends to use facilities to record or broadcast the proceedings.
	219			308
n	220		n	309
	221	Any decision made by the Executive or one of its Committees to hold a meeting in private is a prescribed decision for the purpose of section 9GA(5) of the Local Government Act 2000 (regulations requiring prescribed information about prescribed decisions).		310	Any decision made by the Executive or one of its Committees to hold a meeting in private is a prescribed decision for the purpose of section 9GA(5) of the Local Government Act 2000 (regulations requiring prescribed information about prescribed decisions).
	222	At least twenty-eight clear days before a private meeting of the Executive of one of its committees, the Executive must—		311	At least twenty-eight clear days before a private meeting of the Executive of one of its committees, the Executive must—
n	223	A notice under Rule 21.9 must include a statement of the reasons for the meeting to be held in private.	n	312	A notice under  paragraph 9 above  must include a statement of the reasons for the meeting to be held in private.
	224	At least five clear days before a private meeting of the Executive or one of its committees, the Executive must—		313	At least five clear days before a private meeting of the Executive or one of its committees, the Executive must—
n	225	A notice under Rule 21.11 must include—	n	314	A notice under  paragraph 11 above  must include—
	226	Where the date by which a meeting must be held makes compliance with Rules 21.9 to 21.12 impracticable, the meeting may only be held in private where the decision-making body has obtained agreement from the following that the meeting is urgent and cannot reasonably be deferred —		315	Where the date by which a meeting must be held makes compliance with  paragraphs 9 to 12 above  impracticable, the meeting may only be held in private where the decision-making body has obtained agreement from the following— that the meeting is urgent and cannot reasonably be deferred.
	227	As soon as reasonably practicable after the decision-making body has obtained agreement under Rule 21.13 to hold a private meeting, it must—		316	As soon as reasonably practicable after the decision-making body has obtained agreement under  paragraph 13 above  to hold a private meeting, it must—
	228	The Executive or one of its Committees may meet in private if it meets with officers for the purposes only of briefing.		317	The Executive or one of its Committees may meet in private if it meets with officers for the purposes only of briefing.
	229	The Head of Paid Service, the Chief Finance Officer and the Monitoring Officer, and their nominees are entitled to attend any meeting of the Executive and its Committees. The Executive may not meet unless the Chief Executive has been given reasonable notice that a meeting is to take place. A meeting of the Executive may not meet to take any decisions unless the Head of Paid Service, the Chief Finance Officer or the Monitoring Officer or their nominee are present or have waived their entitlement to attend. The meeting may only take a decision if there is an officer present with responsibility for recording and publishing the decision.		318	The Head of Paid Service, the Chief Finance Officer and the Monitoring Officer, and their nominees are entitled to attend any meeting of the Executive and its Committees. The Executive may not meet unless the Chief Executive has been given reasonable notice that a meeting is to take place. A meeting of the Executive may not meet to take any decisions unless the Head of Paid Service, the Chief Finance Officer or the Monitoring Officer or their nominee are present or have waived their entitlement to attend. The meeting may only take a decision if there is an officer present with responsibility for recording and publishing the decision.
n	230	Section 10.18: Record of Decisions	n	319	Section 10.22: Record of Decisions
	231			320	Subsection 10.22.1: Executive Decisions made at Meetings
	232	As soon as is reasonably practicable after a meeting of a decision-making body at which an executive decision has been made, whether held in public or private, the Monitoring Officer or nominated officer shall ensure that a written statement is produced in respect of every executive decision made at that meeting including:		321	Subsection 10.22.2: Executive Decisions made by Individual Members of the Executive
	233	Decisions taken at a meeting may only be taken on the basis of a written report, setting out key legal, financial, service and corporate implications and may not be taken unless the Monitoring Officer or their nominee is present.
	234	All decisions taken individually by Members of the Executive must be based on written reports setting out key legal, financial, service and corporate implications and may not be taken unless the Monitoring Officer (or an officer nominated by them) has agreed the report.
	235	When an officer prepares a report which is to be given to an individual Member for decision, they must first give a copy of that report to the Monitoring Officer (or an officer nominated by them).
	236	The Monitoring Officer will publish the report to the Overview and Scrutiny Committee, the Chief Executive and the Chief Finance Officer. The report will be made publicly available as soon as reasonably practicable.
	237	Individual decisions by Members of the Executive can only be taken in the presence of an officer.
	238	Subject to Rules 18 and 19, the individual decision maker may not make any key decision until notice of the decision has been available for public inspection for at least twenty-eight days before the decision is made.
	239	As soon as is reasonably practicable after an individual Member has made an executive decision they shall produce, or cause to be produced, a written statement including:
	240	A copy of the written statement setting out the decision must be sent to the Monitoring Officer. All decisions of the Executive must be published on the Council’s website and will be subject to call in as set out in Part G,  Section 39  of this Constitution.
	241	Nothing in these rules relating to the taking of decision by individual Members shall require them to disclose confidential or exempt information or the advice of a political adviser or assistant.
	242	Section 10.19: Decisions made by Officers		322	Section 10.23: Decisions made by Officers
	243			323	Subsection 10.23.1: Key Decisions
	244			324	Subsection 10.23.2: Other Executive Decisions (Non-Key Decisions)
	245	Where officers are taking delegated key decisions, they must follow the procedure set out above for decisions taken by Individual Members of the Executive. This includes ensuring the decision is taken on the basis of a written report setting out key legal, financial and corporate implications.
	246	Any officer decisions taken in accordance with Rule 23.1 will be subject to call-in as set out in Part G of this Constitution.
	247
	248
	249	As soon as is reasonably practicable after an officer has made a non-key decision delegated to the officer by a specific decision of the Executive, or another decision which incurs expenditure or savings over the threshold specified in Part C Section 7 (currently £250k) the officer must produce a written statement including:
	250	Non-key decisions taken by officers are not subject to call in.
	251	Nothing in these rules relating to the taking of a decision by individual officers shall require them to disclose confidential or exempt information or the advice of a political adviser or assistant.
	252	Rule 23 must be read in conjunction with the Recording of Officers’ decisions at [currently Part C section 7 of this Constitution].
	253	Section 10.20: OVERVIEW AND SCRUTINY COMMITTEE ACCESS TO DOCUMENTS - AFTER A DECISION HAS BEEN MADE		325	Section 10.24: OVERVIEW AND SCRUTINY COMMITTEE ACCESS TO DOCUMENTS - AFTER A DECISION HAS BEEN MADE
	254	Subject to Rule 24.2 below, any member of the Overview and Scrutiny Committee or of a Scrutiny Panel will be entitled to copies of any document which is in the possession or control of the Executive or any of its Committees, and contains material relating to:		326	Subject to  paragraph 2 below , any member of the Overview and Scrutiny Committee or of a Scrutiny Panel will be entitled to copies of any document which is in the possession or control of the Executive or any of its Committees, and contains material relating to:
	255			327	Subsection 10.24.1: Limits on Rights
	256	Overview and Scrutiny Committee Members and Scrutiny Panel Members shall not be entitled to:
	257	Section 10.21: ADDITIONAL RIGHTS OF ACCESS FOR ALL MEMBERS		328	Section 10.25: ADDITIONAL RIGHTS OF ACCESS FOR ALL MEMBERS
	258			329	Subsection 10.25.1: Material Relating to Council and Committee Meetings
	259	All Members are entitled to inspect any document which is in the possession or under the control of the Council and contain material relating to any business to be transacted at a meeting of Council or its Committees or Sub Committees unless 25.1.1 below applies:		330	Subsection 10.25.2: Material Relating to Executive Meetings
	260			331	Subsection 10.25.3: Material Relating to Key Decisions
	261	. All Members are entitled to inspect any document which is in the possession or under the control of the Executive and contains material relating to any business to be transacted at a public meeting unless either 25.2.1 or 25.2.2 below applies:		332	Subsection 10.25.4: Nature of Rights
	262	After the conclusion of a private meeting of the Executive at which an Executive decision has been made, all Members are entitled to inspect any document which is in the possession or under the control of the Executive and contain material relating to business transacted at the meeting in the terms set out at 25.2 above.
	263
	264	All Members are entitled to inspect any document which is in the possession or under the control of the Executive and contains material relating to any key decision in the terms set out at 25.2 above.
	265
	266	These rights are additional to any rights of access to information a Member may have.
	267	Section 10.22: KEY DECISION NOTICES – EXEMPT AND CONFIDENTIAL INFORMATION
	268	Nothing in these Rules (or the Local Authorities (Executive Arrangements) (Meetings and Access to Information) (England) Regulations 2012 (“the 2012 Regulations”)) is to be taken to authorise or require the disclosure of confidential information in breach of the obligation of confidence.
	269	Nothing in these Rules or the 2012 Regulations-
	270	Section 10.23: URGENCY - GENERAL EXCEPTION
	271	If a matter which is likely to be a key decision is to be considered and the matter has not been published in advance in accordance with Rule 14 then, subject to Rule 19 (urgency - special urgency), the decision may still be taken if:
	272	Where such a decision is taken collectively, it must be taken in public unless it involves consideration of confidential or exempt information.
	273	Section 10.24: URGENCY - SPECIAL URGENCY
	274	If by virtue of the date on which a decision must be taken Rule 18 (urgency - general exception) cannot be followed, then a decision can only be taken if the decision taker (or the Chair of the body making the decision) has obtained agreement from the following that the taking of the decision cannot reasonably be deferred.
	275	As soon as reasonably practicable after the Proper Officer has complied with the above they must make available a notice setting out the reasons why compliance with rule 14.1 is impracticable and publish that notice on the Council’s website.
	276	The Mayor will submit an annual report to Council on the executive decisions taken under this Rule in the preceding year. The report will include the number of decisions so taken and a summary of the matters in respect of which each decision was made.
	277	Section 10.25: RIGHTS OF OVERVIEW AND SCRUTINY
	278	If the Overview and Scrutiny Committee thinks that a key decision has been taken which was not: the Committee may require the Executive to submit a report to Council within such reasonable time as the Committee specifies. The power to require a report rests with the Committee, but is also delegated to the Chief Executive, who shall require such a report on behalf of the Committee when so requested in writing by: Alternatively the requirement may be raised by resolution passed at a meeting of the Overview and Scrutiny Committee.
	279	Decision Making		333	Decision Making
	280	How Decisions are Made		334	How Decisions are Made
	281	Section 11.1: Principles of Decision-Making		335	Section 11.1: Principles of Decision-Making
n	282	All decisions of the Council will be made in accordance with the following principles: proportionality (i.e. the action must be proportionate to the desired outcome); due consultation and the taking of professional advice from officers; respect for human rights; a presumption in favour of openness; clarity of aims and desired outcomes; take account of all relevant matters; discount irrelevant matters; and explaining what options were considered and giving the reasons for the decision.	n	336	All decisions of the Council will be made in accordance with the following principles:
	283	Section 11.2: Responsibility for Decision-Making (Executive / Non-Executive)		337	Section 11.2: Responsibility for Decision-Making (Executive / Non-Executive)
n	284	The Council will issue and keep up to date a record of what part of the Council or individual has responsibility for particular types of decisions or decisions relating to particular areas or functions. This record is set out in Section 12 below.	n	338	The Council will issue and keep up to date a record of what part of the Council or individual has responsibility for particular types of decisions or decisions relating to particular areas or functions. This record is set out in  Chapter 13  below.
	285	The form of the Council’s Executive Arrangements is a ‘Mayor and Cabinet’ model as defined in section 9C of the Local Government Act 2000 (as amended). Therefore, decision-making at the Council is split into the following types: ‘Executive’ Including ‘Executive Key Decisions’ ‘Non-Executive’ functions.		339	The form of the Council’s Executive Arrangements is a ‘Mayor and Cabinet’ model as defined in section 9C of the Local Government Act 2000 (as amended). Therefore, decision-making at the Council is split into the following types: ‘Executive’ Including ‘Executive Key Decisions’ ‘Non-Executive’ functions.
	286	Section 11.3: Executive and Non-Executive Examples		340	Section 11.3: Executive and Non-Executive Examples
	287	Section 11.4: Executive Decision Making		341	Section 11.4: Executive Decision Making
	288	The Mayor is responsible for Executive decision-making and is therefore responsible for most day to day decisions. The Mayor can take these decisions at Cabinet, in a Cabinet Sub-Committee or the decisions can be delegated to officers.		342	The Mayor is responsible for Executive decision-making and is therefore responsible for most day to day decisions. The Mayor can take these decisions at Cabinet, in a Cabinet Sub-Committee or the decisions can be delegated to officers.
	289	These decisions must be in line with the  Council’s Budget and Policy Framework . If any of these decisions change the Framework then these must be referred to Council.		343	These decisions must be in line with the  Council’s Budget and Policy Framework . If any of these decisions change the Framework then these must be referred to Council.
	290	Section 11.5: Executive Key Decisions Definition		344	Section 11.5: Executive Key Decisions Definition
n	291		n	345	A “key decision” is an executive decision which is likely to:
	292
	293	A “key decision” is an executive decision which is likely to:
	294	result in the local authority incurring expenditure or the making of savings of: Savings - Where the proposal is expected to result in savings of above £1 Million Revenue expenditure - Where the proposal involves revenue expenditure of above £1 Million Capital expenditure - Where the proposal involves capital expenditure of above £5 Million
	295
	296
	297
	298
	299	be significant in terms of its effects on communities living or working in an area comprising two or more wards or electoral divisions.
	300	• In considering whether a decision is likely to have a significant impact, the decision maker is to consider the strategic nature of the decision and whether the outcome will have a significant material impact, for better or worse, on the local amenity or wellbeing (including social and environmental impact) of the community or the quality of service provided to a significant number of people living or working in the locality affected.
	301	• When officers consider the impact on the Community they will, for example, consider the effect on specific groups within that Ward (defined by other characteristics such as ‘age’, ‘culture’ etc) where those groups make up a significant proportion of that Ward’s population.
	302	• In determining the meaning of “significant” for the purposes of these paragraphs, regard must be had to any guidance for the time being issued by the Secretary of State in accordance with section 9Q of the Local Government Act 2000.
	303
	304
	305	A decision to approve, update or amend a policy, strategy, plan, scheme (or similar) will only be a key decision if criterions (A) or (B) above would apply to the implementation of the document once approved, updated or amended.		346	A decision to approve, update or amend a policy, strategy, plan, scheme (or similar) will only be a key decision if criterions (A) or (B) above would apply to the implementation of the document once approved, updated or amended.
n	306	Documents listed in Section 7 under the Budget and Policy Framework, are non-executive decisions reserved to Full Council and therefore cannot be key decisions. However, they are required to be prepared and developed by Cabinet in accordance with the  Budget and Policy Framework Procedure Rules  at Part D Section 19.	n	347	Documents listed in  Chapter 18  under the Budget and Policy Framework, are non-executive decisions reserved to Full Council and therefore cannot be key decisions. However, they are required to be prepared and developed by Cabinet in accordance with the  Budget and Policy Framework Procedure Rules  at  Part D, Chapter 19 .
	307	A decision or report in relation to preparation and development of an issue, for example to begin a public consultation exercise, will not normally be a key decision unless criterions (A) or (B) above would also apply to that specific action. Even if the final determination of that issue would result in a Key Decision.		348	A decision or report in relation to preparation and development of an issue, for example to begin a public consultation exercise, will not normally be a key decision unless criterions (A) or (B) above would also apply to that specific action. Even if the final determination of that issue would result in a Key Decision.
	308	A decision not fulfilling the criteria at (A) or (B) above may follow the same process as a key decision if, in the professional opinion of the Chief Executive or the appropriate Corporate Director, it is a matter of particular political sensitivity.		349	A decision not fulfilling the criteria at (A) or (B) above may follow the same process as a key decision if, in the professional opinion of the Chief Executive or the appropriate Corporate Director, it is a matter of particular political sensitivity.
	309	A decision which is the same or similar to one taken in the past (for example, the approval of a previous iteration of a plan or strategy), and does not fulfil criterions (A) or (B) above, is not a Key Decision even if the comparable previous decision was identified as a Key Decision.		350	A decision which is the same or similar to one taken in the past (for example, the approval of a previous iteration of a plan or strategy), and does not fulfil criterions (A) or (B) above, is not a Key Decision even if the comparable previous decision was identified as a Key Decision.
n	310		n	351	Section 11.6: Taking Key Decisions
	311
	312	A decision taker, when making a decision may only take a Key Decision in accordance with the requirements of the Executive Procedure Rules set out in Part F of the Constitution.		352	A decision taker, when making a decision may only take a Key Decision in accordance with the requirements of the Executive Procedure Rules set out in  Part F  of the Constitution.
	313	When Key Decisions are to be made, notice of these decisions must be published in advance, in so far as they can be anticipated. If these Key Decisions are to be taken at an Executive meeting (for example Cabinet) this will generally be open for the public to attend, except for restricted agenda items which include, for example, personal, commercially sensitive or confidential matters.		353	When Key Decisions are to be made, notice of these decisions must be published in advance, in so far as they can be anticipated. If these Key Decisions are to be taken at an Executive meeting (for example Cabinet) this will generally be open for the public to attend, except for restricted agenda items which include, for example, personal, commercially sensitive or confidential matters.
	314	The Health and Wellbeing Board is a statutory committee under the provisions of the Health and Social Care Act 2012 but does have certain executive functions and if this Board is making a Key decision then this will be published in advance. The meeting generally is open for the public to attend, except where restricted matters are being discussed in the same way as for other Executive meetings.		354	The Health and Wellbeing Board is a statutory committee under the provisions of the Health and Social Care Act 2012 but does have certain executive functions and if this Board is making a Key decision then this will be published in advance. The meeting generally is open for the public to attend, except where restricted matters are being discussed in the same way as for other Executive meetings.
n			n	355
	315	Part F (The Mayor and Executive) provides more detail of Executive Decision Making.		356	Part F (The Mayor and Executive)  provides more detail of Executive Decision Making.
	316			357	Section 11.7: Executive Decision Making by Officers
	317
	318	The Supplementary Document (Part J) contains the Corporate Scheme of Delegation which must be read in conjunction with the Council-wide Operating Procedures and Directorate Schemes of Delegation also published in the Supplementary Documents Pack (Part J).		358	The Supplementary Document ( Part J ) contains the Corporate Scheme of Delegation which must be read in conjunction with the Council-wide Operating Procedures and Directorate Schemes of Delegation also published in the Supplementary Documents Pack ( Part J ).
	319	These documents set out where Officers have delegated powers to take Executive Decisions. However, the following must always be followed in respect of officer decisions:		359	These documents set out where Officers have delegated powers to take Executive Decisions. However, the following must always be followed in respect of officer decisions:
n	320		n	360	Section 11.8: Non-Executive Decision Making
	321
	322	The Council has responsibility for all Non-Executive functions and for approving the Budget and Policy Framework. The Council, as a whole, retains responsibility for regulatory functions and has a role in holding the Executive to account. The exception is some licensing functions which are discharged through a statutory licensing committee.		361	The Council has responsibility for all Non-Executive functions and for approving the Budget and Policy Framework. The Council, as a whole, retains responsibility for regulatory functions and has a role in holding the Executive to account. The exception is some licensing functions which are discharged through a statutory licensing committee.
	323			362	Section 11.9: Decision-Making by Council
	324
	325	Certain decisions, such as the overall Council Budget, Council tax and the policy framework are reserved to Council. Section 7 sets out more details of how Council operates.		363	Certain decisions, such as the overall Council Budget, Council tax and the policy framework are reserved to Council.  Part D, Chapter 15  sets out more details of how Council operates.
	326			364	Section 11.10: Decision-Making by Other Committees and Sub-Committees Established by the Council
	327
	328	Council has established a number of other Committees and Sub-Committees to undertaken specific decision-making functions. Section 10 provides more information about the Council’s Committees.		365	Council has established a number of other Committees and Sub-Committees to undertaken specific decision-making functions.  Part E, Chapter 20  provides more information about the Council’s Committees.
				366	Section 11.11: Non-Executive Decision Making by Officers
	329			367
n	330		n
	331	Section 12 of this part of the constitution sets out the Council’s Non-Executive Functions and any delegations to officers for those functions. Where decisions have been delegated to officers the following must be followed:		368	Chapter 13  of this part of the constitution sets out the Council’s Non-Executive Functions and any delegations to officers for those functions. Where decisions have been delegated to officers the following must be followed:
				369	Section 11.12: Decision-Making by the Overview and Scrutiny Committee and Scrutiny Panels
	332	The Council has established an Overview and Scrutiny Committee whose main responsibility is to review or scrutinise decisions made, or other action taken in connection with the discharge of any functions which are the responsibility of the Executive.		370	The Council has established an Overview and Scrutiny Committee whose main responsibility is to review or scrutinise decisions made, or other action taken in connection with the discharge of any functions which are the responsibility of the Executive.
	333	The Overview and Scrutiny Committee, and any Scrutiny Sub-Committees it appoints, will follow the  Overview and Scrutiny Procedure Rules  in Part G and relevant parts of the  Committee Procedure Rules in Part E  of this Constitution which apply to them when considering any matter.		371	The Overview and Scrutiny Committee, and any Scrutiny Sub-Committees it appoints, will follow the  Overview and Scrutiny Procedure Rules  in Part G and relevant parts of the  Committee Procedure Rules in Part E  of this Constitution which apply to them when considering any matter.
n			n	372
	334	Part G Section 38  also sets out a summary about the Overview and Scrutiny Committee.		373	Part G, Chapter 38  also sets out a summary about the Overview and Scrutiny Committee.
	335			374	Section 11.13: Decision-Making by Council Bodies Acting as Tribunals
	336
	337	The Council, any Members, Committee, Sub-Committee, Panel or an officer acting as a tribunal, or in a quasi-judicial manner, or determining/considering (other than for the purposes of giving advice) the civil rights and obligations or the criminal responsibility of any person, will follow a proper procedure which accords with the requirements of natural justice and the right to a fair trial contained in Article 6 of the European Convention on Human Rights.		375	The Council, any Members, Committee, Sub-Committee, Panel or an officer acting as a tribunal, or in a quasi-judicial manner, or determining/considering (other than for the purposes of giving advice) the civil rights and obligations or the criminal responsibility of any person, will follow a proper procedure which accords with the requirements of natural justice and the right to a fair trial contained in Article 6 of the European Convention on Human Rights.
	338	Council, Cabinet and Committee Structure Chart		376	Council, Cabinet and Committee Structure Chart
	339	The chart below sets out the three elements of the Council's decision-making structure (Cabinet/Executive, Council/Non-Executive and the Scrutiny function). It sets out the main committees and sub-committees and the links between different functions.		377	The chart below sets out the three elements of the Council's decision-making structure (Cabinet/Executive, Council/Non-Executive and the Scrutiny function). It sets out the main committees and sub-committees and the links between different functions.
n	340	Detailed Responsibility for Functions List	n	378	Detailed Responsibility for Council Functions List
	341	Section 13.1: Introduction		379	Section 13.1: Introduction
	342	Local Authority Functions are split between Executive Functions which are the responsibility of the Mayor and Executive and then Non-Executive Functions which are the responsibility of Council and its Committees.		380	Local Authority Functions are split between Executive Functions which are the responsibility of the Mayor and Executive and then Non-Executive Functions which are the responsibility of Council and its Committees.
	343	Most Council business is classified as ‘Executive’. Non-Executive functions derive from specific legislation and cannot be the responsibility of the Executive. The Council is required to set out where there are delegations of Council functions to Committees and officers. Where the delegation is to be exercised by a Committee/Officer, the matters reserved to the Committee are specified in the relevant Committee’s functions and terms of reference set out in Part E of this constitution.		381	Most Council business is classified as ‘Executive’. Non-Executive functions derive from specific legislation and cannot be the responsibility of the Executive. The Council is required to set out where there are delegations of Council functions to Committees and officers. Where the delegation is to be exercised by a Committee/Officer, the matters reserved to the Committee are specified in the relevant Committee’s functions and terms of reference set out in Part E of this constitution.
	347	Subsection 13.2.1:		385	Subsection 13.2.1:
	348	1. B - Licensing and Registration Functions		386	1. B - Licensing and Registration Functions
	349			387
n	350		n	388
	351	-		389	-
	352			390
	353	Detailed Local Choice Functions and Local Act Functions		391	Detailed Local Choice Functions and Local Act Functions
	354	Section 14.1: Introduction		392	Section 14.1: Introduction
	355	Local Authority Functions are split between Executive Functions which are the responsibility of the Mayor and Executive and then Non-Executive Functions which are the responsibility of Council and its Committees.		393	Local Authority Functions are split between Executive Functions which are the responsibility of the Mayor and Executive and then Non-Executive Functions which are the responsibility of Council and its Committees.
	364	Council is one of the most long-standing features of Local Government decision-making with a history stretching back to at least 1888.		402	Council is one of the most long-standing features of Local Government decision-making with a history stretching back to at least 1888.
	365	The Council has responsibility for all Non-Executive functions and for certain statutory functions such as approving the budget and policy framework. Council as a whole also retains responsibility for regulatory functions.		403	The Council has responsibility for all Non-Executive functions and for certain statutory functions such as approving the budget and policy framework. Council as a whole also retains responsibility for regulatory functions.
	366	Section 15.2: Function of Council		404	Section 15.2: Function of Council
n	367	Only Council itself will exercise a number of functions such as appointing the Speaker of the Council, agreeing bylaws and determining Community Governance Reviews. The full list is set out in the  Council Terms of Reference  in Part D Section 16 of this Constitution.	n	405	Only Council itself will exercise a number of functions such as appointing the Speaker of the Council, agreeing bylaws and determining Community Governance Reviews. The full list is set out in the  Council Terms of Reference set out in Part D, Chapter 16  of this Constitution.
	368	Section 15.3: Council Meetings		406	Section 15.3: Council Meetings
n	369	There are four types of Council meetings: The annual meeting; The budget meeting; Ordinary meetings, and Extraordinary meetings.	n	407	There are four types of Council meetings:
	370	They will be conducted in accordance with the  Council Procedure Rules  in Section 17 of this Part of the Constitution.		408	They will be conducted in accordance with  Chapter 17 (Council Procedure Rules)  of this Part of the Constitution.
	371	The Mayor and all Councillors may attend meetings of Council and may participate as set out in the Council Procedure Rules.		409	The Mayor and all Councillors may attend meetings of Council and may participate as set out in the Council Procedure Rules.
	372	Section 15.4: Responsibility for Functions		410	Section 15.4: Responsibility for Functions
	373	As part of this Constitution, the Council will maintain a document setting out the “Responsibilities for the Council’s functions” which are not the responsibility of the Executive.		411	As part of this Constitution, the Council will maintain a document setting out the “Responsibilities for the Council’s functions” which are not the responsibility of the Executive.
n	374	Decisions relating to the functions listed in the “Responsibilities for the Council’s functions” document will be allocated by legislation, therefore, if the legislation changes, the Constitution will be changed by the Monitoring Officer in accordance with delegated powers set out in Supplementary Documents Pack (Part J).	n	412	The functions listed in the 'Responsibilities for the Council's functions' are those determined by legislation. If the legislation changes, the Monitoring Officer will change the Constitution in accordance with their delegated powers set out in the  Supplementary Documents (Part J) .
	375	Subject to Section 3, Paragraph 27, the Council meeting will follow the  Council Procedure Rules  set out in Section 17 of this Part of the Constitution when considering any matter.		413	Subject to  Section 11.13 (Decision-Making by Council Bodies Acting as Tribunals) , the Council meeting will follow  Chapter 17 (Council Procedure Rules)  of this Part of the Constitution when considering any matter.
	376	Section 15.5: Housing Land Transfers		414	Section 15.5: Housing Land Transfers
	377	Housing Land Transfer means the approval or adoption of applications or a programme of applications (whether in draft form or not) for approval of a programme of disposal of 500 or more properties to a person for which a levy would be payable to the Secretary of State under the Leasehold Reform, Housing and Urban Development Act 1993 or to dispose of land used for residential purposes where approval is required under sections 32 or 43 of the Housing Act 1985.		415	Housing Land Transfer means the approval or adoption of applications or a programme of applications (whether in draft form or not) for approval of a programme of disposal of 500 or more properties to a person for which a levy would be payable to the Secretary of State under the Leasehold Reform, Housing and Urban Development Act 1993 or to dispose of land used for residential purposes where approval is required under sections 32 or 43 of the Housing Act 1985.
	378	Council Terms of Reference		416	Council Terms of Reference
	381	Section 16.2: Membership		419	Section 16.2: Membership
	382	All elected Members of the Authority and the Executive Mayor.		420	All elected Members of the Authority and the Executive Mayor.
	383	Section 16.3: Functions		421	Section 16.3: Functions
n	384	Quorum: Twelve voting Members of Council	n	422	Quorum: Twelve voting Members of Council Additional Information is contained in:
	385	Council Procedure Rules		423	Council Procedure Rules
	386	Section 17.1: Annual Meeting of Council		424	Section 17.1: Annual Meeting of Council
n	387	Subsection 17.1.1:	n	425	At the Annual Meeting, the Council will: but this is without prejudice to the right of the Council at any time to establish or dissolve any non-Executive Committee or to review its size and terms of reference.
				426	The Mayor will lead an `Annual State of Borough` debate to provide an opportunity for a discussion on policy matters and issues affecting the Council and the Borough; the following procedure shall apply:
				427
				428	In a year when there is an ordinary election of Councillors, the annual meeting will take place within 21 days of the retirement of the outgoing councillors. In any other year, the annual meeting will take place in March, April or May. The annual meeting will:
	388	Section 17.2: Budget Meeting(s)		429	Section 17.2: Budget Meeting(s)
n	389	Subsection 17.2.1:	n	430	A meeting will take place on a date decided by Council or the Chief Executive. The purpose of this meeting will be to determine the Council’s budget and set the Council Tax for the following financial year. The Budget Meeting will be conducted in accordance with the provisions of this rule.
				431	The order of business at the Budget Meeting will be as follows:-
				432	Rules 10 and 11 of these Rules shall not apply to the Budget Meeting.
				433	Motions proposing amendments to the proposals shall be submitted in writing to the Monitoring Officer by no later than 5.00 p.m. on the Friday before the Budget Meeting to enable the preparation of the advice of the Chief Finance Officer and any amendments shall be circulated to the Mayor and Councillors, with any officer comments, at least 24 hours, before the meeting.
				434	Other than amendments notified in advance as above, any Member must state the reason for urgency for their amendment and in particular why the need for the amendment could not reasonably have been foreseen prior to the deadline for submission of amendments set out in Paragraph 2.4 above and, when introducing the topic, the Speaker will remind Members of this provision. Following the above statement, the advice of the Monitoring Officer, Section 151 Officer and Chief Executive must be sought should Council wish to debate any further substantial amendment without notice.
				435	The Speaker will remind the Councillors at the start of the meeting of the importance, where possible, of all amendments being moved at the beginning of the debate or as soon as the need for the amendment is identified; and before moving to the ‘right of reply’ and voting stage of the meeting, the Speaker will give a final invitation for any further amendments. No new amendment may be proposed once the call for the vote has commenced.
				436	When moving the budget proposals of the Mayor and Executive, the Mayor and/or another Executive Councillor may speak for up to 10 minutes.
				437	Once the proposals of the Executive have been moved and seconded the other Political Group Leaders (or their nominee) shall then be invited to speak for up to 5 minutes. The order of speaking shall be commensurate with the number of Councillors in each group from the Leader of the largest group to the Leader of the smallest group. Where groups are of equal size, the order of speaking shall be at the Speaker of the Council’s discretion.
				438	During the course of their speeches Group Leaders (or their nominees) shall move any amendments they have notified prior to the deadline.
				439	Once each Group Leader (or their nominee) has been invited to speak the Speaker of the Council shall invite any other Councillor who has notified an amendment prior to the deadline to speak for up to 3 minutes and during the course of their speech that Councillor shall move their amendment.
				440	The Council will then debate the matters before it for consideration. The order of speakers shall be at the discretion of the Speaker of the Council. Subject to Rules 2.12 and 2.13 below, a Councillor may speak only once during the debate and in the course of their speech may address the proposals of the Executive and/or any amendment(s) that may be moved. All speeches shall be limited to a maximum of 3 minutes.
				441	At the discretion of the Speaker of the Council a Group Leader (or their nominee) who has previously spoken in accordance with  Rule 2.8  of these Procedure Rules may speak again during the general debate and any such further speech by a Group Leader (or their nominee) or any other Councillor shall be in accordance with the time limits and procedural requirements of  Rule 13  of these Rules.
				442	At the conclusion of the general debate the Mayor or on his behalf any other Executive Councillor who may have moved the proposals of the Executive may exercise a right of reply for up to 3 minutes.
				443	The Council will then vote on any amendments that have been moved and seconded and not withdrawn, in the order in which they were moved. Each amendment shall be disposed of in turn and in its entirety.
				444	Following the voting on all amendments Council shall make its determination. Pursuant to the Budget and Policy Framework Procedure Rules if the Council adopts the proposals of the Executive without amendment the decision shall become effective immediately.
				445	If Council wishes to make any objection or amendment to the Executive’s proposals, it shall require the Mayor and Executive to re-consider in the light of those objections or amendments.
				446	At the Budget Meeting Rules 12.1(k)(iii) (Motion without notice to suspend a Procedure Rule) and 24 (Suspension and amendment of Council Procedure Rules) of these Procedure Rules shall not apply.
	390	Section 17.3: Ordinary Meetings		447	Section 17.3: Ordinary Meetings
n	391	Subsection 17.3.1:	n	448	Ordinary meetings of the Council will take place in accordance with the programme below:
	392	Section 17.4: Extraordinary Meetings		449	Section 17.4: Extraordinary Meetings
n	393	Subsection 17.4.1:	n	450	Those listed below may request the Chief Executive to call extraordinary Council or Committee meetings in addition to ordinary meetings: (a) Council by resolution; (b) The Speaker; (c) The Monitoring Officer; or (d) Any 5 Councillors of Council if they have signed a requisition that has been presented to the Speaker of the Council and they have refused to call a meeting or has failed to call a meeting within 7 days of such.
				451	When requested, the Monitoring Officer will, in consultation with the Chief Executive, call a meeting of the Council or Committee unless the Chief Executive is of the opinion that holding such a meeting would not be an efficient use of resources and the subject matter of the business can conveniently wait until the next Ordinary Meeting of the Council or Committee.
				452	Only the business specified in the resolution, request or requisition which led to the calling of the Extraordinary Meeting can be conducted at this meeting.
	394	Section 17.5: Time, Place, Postponement and Cancellations of Meetings		453	Section 17.5: Time, Place, Postponement and Cancellations of Meetings
n	395	Subsection 17.5.1:	n	454	All Council meetings will commence at 7.00pm and take place at the Town Hall unless the Speaker or the Chair of the relevant Committee/Sub-Committee decides otherwise. This will be in consultation with the Monitoring Officer.
				455	The Monitoring Officer in consultation with the Chief Executive is authorised to either cancel or postpone a meeting of Council if it is deemed that there is insufficient business to transact or some other appropriate reason warranting its cancellation/ postponement.
				456	The Monitoring Officer is authorised to vary the time, date and place of any meeting where there is good justification in consultation with the Chief Executive , the Speaker, the Mayor, Chair of the Committee/Sub-Committee and other Political Group Leaders as appropriate.
	396	Section 17.6: Notice of and Summons to Meetings		457	Section 17.6: Notice of and Summons to Meetings
n	397	Subsection 17.6.1:	n	458	The Monitoring Officer will give notice to the public of the time and place of any meeting of Council in accordance with the  Access to Information Procedure Rules set out in Part B, Chapter 10  of the Constitution.
				459	At least 5 clear working days before a meeting not including the day the notice is given and the day of the meeting, the Monitoring Officer will send a summons to the Mayor and Councillors giving the date, time and place of the meeting, specify the business to be transacted, and will be accompanied by any available reports. If necessary, additional reports to the reports on the agenda will be permitted within the preceding five days to the meeting or at the meeting subject to the report setting out ‘reasons for urgency’. The Speaker must also agree to the submission of late reports.
	398	Section 17.7: Chair of Meeting		460	Section 17.7: Chair of Meeting
n	399	Subsection 17.7.1:	n	461	Participation in a Cabinet, Committee, Panel or other formal meeting by a Councillor or other person who is not an appointed Councillor or substitute Councillor of the meeting shall be at the discretion of the person chairing the meeting.
				462	The Chair of a meeting has the final say on the interpretation of these Procedure Rules for implementation at their meeting and their decision shall not be challenged at the meeting.
				463	The Chair of a meeting also has the discretion to vary these rules where to do so would aid democratic participation and engagement unless this would contravene any legal requirement or the Council’s Codes or Protocols.
	400	Section 17.8: Quorum		464	Section 17.8: Quorum
n	401	Subsection 17.8.1:	n	465	Subject to any specific quorum requirements set out in the terms of reference of a particular body, the quorum of a meeting will be one quarter of the whole number of Councillors or 3 voting Councillors, whichever is the greater.
				466	Subject to any exceptions in  Rule 25 , if a quorum is not reached at the scheduled start time for a meeting, the Chair/Vice-Chair shall have the discretion to extend the start time by up to 15 minutes. If a quorum is not achieved at the scheduled start time, or after any extension, the meeting will stand adjourned.
				467	During any meeting if the Chair counts the number of Councillors present and declares there is not a quorum, then the meeting will adjourn immediately. Remaining business will be considered at a time, date and place fixed by the Speaker, Chair or Monitoring Officer. If a date is not fixed, the remaining business will be considered at the next ordinary meeting.
	402	Section 17.9: Duration of Meeting		468	Section 17.9: Duration of Meeting
n	403	Subsection 17.9.1:	n	469	All Council Meetings will end after a period of 3 hours but an extension may be agreed by resolution to extend the meeting for an additional period of up to 30 minutes.
				470	If the business of a Council meeting has not been concluded after it has convened for 3 hours or 3½ hours (if the extension in  rule 9.1  is applied), when the Councillor speaking has concluded their speech, the Chair will draw the attention of the meeting to this rule. If a matter is being debated, the debate shall immediately be concluded as if the motion, ‘That the question be now put’ had been moved and carried.
				471	Any matters, (other than motions on notice) on the agenda that have not been dealt with by the end of the meeting shall be deemed formally moved and seconded together with amendments notified in writing to the Monitoring Officer by noon on the day of the meeting. They will be put to the meeting without any further discussion. A recorded vote under  rule 16.4  will be taken, if called for and the requirements of that rule are met, on matters dealt with under this guillotine. During the process in this rule the only other matters which may be raised are points of order. When all matters have been dealt with, the Chair will declare the meeting closed. Any motions on notice under  Rule 12  not dealt with before the guillotine is applied shall be deemed to have been dropped with the exception of the motions for ‘Administration and Opposition Motion Debates’ which will be voted on along with any amendments received by noon on the day of the meeting.
	404	Section 17.10: Questions by Councillors		472	Section 17.10: Questions by Councillors
n	405	Subsection 17.10.1:	n	473	A Councillor may ask the Mayor or the Chair of a Committee/Sub-Committee questions without notice about an item in a report of the Executive or of that Committee/Sub-Committee when it is being considered.
				474	Subject to  rule 10.4 , at an Ordinary meeting of Council a Councillor may ask the Speaker or the Mayor, a question about any matter in relation to which the Council has powers or duties or which affects the Borough. Questions can also be put to the Chair of any Committee/Sub-Committee in relation to any matters that is within the Committee/Sub-Committee’s remit.
				475	Questions at an Extraordinary Council meeting must relate to a matter on that agenda only.
				476	Questions relating to Executive functions and decisions taken by the Mayor/Cabinet will be put to and should be answered by the Mayor/Lead Member for the function. In the absence of the Mayor, the Deputy Mayor will answer questions directed to the Mayor. The Mayor should answer any questions cutting across two or more portfolios.
				477	A Councillor may only ask a question under  Rule 10.2  above if either: (a) notice in writing of the question has been given by noon at least 9 clear working days before the meeting not including the day that notice is given and the day of the meeting to the Monitoring Officer; or (b) the question relates to an urgent matter; they have the consent of the Councillor to whom the question is to be put; and the content of the question is given to The Monitoring Officer by noon on the day of the meeting; or (c) at an Extraordinary Council meeting notice in writing has been given by noon at least 2 clear working days before the meeting to The Monitoring Officer.
				478	The Monitoring Officer may reject a question if it: (a) is not about a matter for which the local authority has a responsibility or which affects the Borough; (b) is defamatory, frivolous or offensive; is substantially the same as a question which has been put at a meeting of Council in the past 6 months; (c) requires the disclosure of confidential or exempt information; and/or (d) seeks to pursue or further a complaint against the Council, where other channels already exist for the determination of complaints.
				479	If a question is rejected, the Councillor who submitted it will be notified in writing before the meeting and given an explanation for the rejection.
				480	An answer may take the form of: (a) a verbal response of up to 1 minute given at the meeting; or (b) if a verbal response is not possible (for example because there is no time at the meeting) a written answer circulated to the questioner; or (c) where the desired information is in a publication of the Council or other published work, a reference to that publication;
				481	A Councillor asking a question under  Rule 10.2  may ask one supplementary question without notice, but the supplementary question must arise directly out of the original question or reply. The Speaker may reject a supplementary question on any of the grounds in  Rule 10.6  above or if the question takes the form of a speech.
				482	The provisions of 10.2 above also apply to questions about the business of a joint authority of which the Council is a partner or questions about the activities of a company or external organisation to which the Council nominates and in these cases the question is put to the Councillor who has been appointed as the Council's representative.
				483	Questions are limited to 1 per Councillor per meeting, plus 1 supplementary question unless the Councillor has indicated that only a written reply is required and in these circumstances a supplementary question is not permitted. A question that requires an answer in respect of 2 or more points (a multi-question) is not deemed to be 1 question.
				484	Written responses will be published after the meeting. Where a question is put at the meeting, a time limit of 1 minute shall be applied to the question and to the oral response. Supplementary questions and responses will also be time-limited to 1 minute each.
				485	Subject to time available at the Meeting, there will be a maximum time-limit of 30 minutes on Councillors ' questions with no extension of time, and questions not dealt with in this time will be dealt with by written responses and which are to be provided within 28 days of the Meeting. Unless the Speaker decides otherwise, the order of Councillors’ questions shall alternate between the administration and one of the other Political Groups, with the questions from other Political Groups drawn in turn, starting with the largest Group. The Speaker shall have discretion, within the 30 minutes allocated for Questions, to vary the printed order of questions to allow an ‘ungrouped’ Councillor to put their question or to ensure that at least one Councillor from each Political Group has the opportunity to put a question.
				486	Councillors will confine their contributions to questions and answers and must not make statements or attempt to debate. The Speaker will decide whether a Councillor is contravening this rule and if so will stop the Councillor concerned and move on to the next question if necessary. The Speaker’s ruling is final.
	406	Section 17.11: Motions - On Notice		487	Section 17.11: Motions - On Notice
n	407	Subsection 17.11.1:	n	488	Except for motions which can be moved without notice under Rules 12 and 14, written notice of every motion, signed by the Member of Council proposing the motion and a seconder, must be delivered to the Monitoring Officer no later than noon nine clear working days before the meeting not including the day of delivery of the notice and the day of the meeting. The notice shall specify the Council meeting for which it is submitted. For any meeting, no Member of Council may propose more than one motion by way of written notice. A Member may second as many motions as they so wish.
				489	A Member of Council who wishes to move the suspension of this Rule to enable a motion to be debated where prior notice has not been given as above must provide a copy of the proposed motion to the Monitoring Officer at least 24 hours before the meeting. They must also state the reason for urgency before the proposal to suspend this Rule is put to the meeting. If the Speaker does not accept the reason for urgency then the Motion will not be accepted.
				490	Ungrouped Councillors may submit a motion under paragraph 11.1 without a named seconder.
				491	Motions will be included on the agenda in order with the Administration Motion for debate first, followed by the Opposition Motion for debate. Any remaining motions shall be placed on the agenda to alternate between the administration and the other Political Groups, with the Opposition Group motions starting with the largest Political Group not to have that meeting’s Opposition Motion Debate slot. It is for the Mayor/Administration Leader to select the Administration Motion for Debate. It is for the Leader of the relevant Opposition Group to select the Opposition Motion for debate.
				492	A motion must be about a matter for which the Council has a responsibility or which affect the area. The Monitoring Officer may reject a motion if it: (a) is not about a matter for which the local authority has a responsibility either directly or with its partners; (b) does not contain a clear action or resolution which is within the power of the Authority to pursue; (c) is defamatory, frivolous or offensive or otherwise unsuitable; (d) is substantially the same as a motion which has been put at a meeting of the Council in the past 6 months and does not meet the requirements of  Rule 13.2 ; (e) requires the disclosure of confidential or exempt information or a case which is currently under judicial scrutiny; and/or (f) seeks to pursue or further a complaint against the Council, where other channels already exist for the determination of complaints; (g) is not clear or to the point or includes repetition or does not have a clear recommendation.
				493	If a motion is rejected the person who submitted it will be notified in writing before the meeting and given the reasons for the rejection. The Speaker of the Council may also, on the advice of the Chief Executive, refuse any motion which contravenes these requirements.
				494	At each ordinary meeting of Council there will be specific time set aside for one Administration and one Opposition Motion debate. The following rules will apply: (a) The debates will be on the first administration and opposition motions set out in the Motions report included in the agenda; (b) Motions tabled without notice may not take the place of either of these motions; (c) Notice in writing of any amendment must be given to the Monitoring Officer by noon the day before the meeting; (d) The opposition motion debate will alternate in sequence between the opposition groups starting at the first ordinary meeting following the local elections with the largest opposition group and then going in sequence until the next local elections. Should there be changes to the number of political groups this sequence will be adjusted as necessary; (e) Both the administration and opposition motion debates will be for a maximum of 30 minutes each. (f) Standard procedures for a motion debate will apply to the debate itself (including on length of speeches and tabling amendments). (g) If the guillotine falls during or before the debate the motions and any amendments already tabled will be voted on along with any other amendments received by noon on the day before the meeting.
	408	Section 17.12: Motions and Amendments - without notice		495	Section 17.12: Motions and Amendments - without notice
n	409	Subsection 17.12.1:	n	496	Subject to  Rule 11.2  the following motions and amendments may be moved without notice provided they do not contravene the requirements of  Rule 11.5  above. Once such a motion or amendment has been moved, seconded and has been accepted by the Speaker it shall unless the Speaker decides otherwise be put and voted on without debate:- (a) to appoint a Chair of the meeting at which the motion is moved; (b) in relation to the accuracy of the Minutes; (c) to change the order of business in the Agenda in circumstances where the Speaker is satisfied that there are exceptional circumstances to permit such change. In addition, the Councillor seeking to change the order must address such exceptional circumstances; (d) to refer something to an appropriate body or individual; (e) to appoint a Committee or Councillor arising from an item on the summons for the meeting; (f) to receive reports and recommendations of Committees or officers and to make any decisions necessarily arising; (g) to withdraw a motion; (h) to amend a motion; (i) to proceed to the next business; (j) that the question be now put; (k) to adjourn a debate; (l) to adjourn a meeting; (m) to extend the meeting under  Rule 9 : (n) to suspend a Procedure Rule to which  Rule 24  applies; (o) to exclude the public in accordance with the Access to Information Procedure Rules; (p) not to hear a Councillor further because of misconduct (as set out in  rule 22.2 ); (q) to require a Councillor to leave the meeting for continued improper behaviour (as set out in  rule 22.3 ); (r) to give the consent of Council where its consent is required by this Constitution; and (s) To request a recorded vote in line with  Procedure Rule 16 .
	410	Section 17.13: Rules of Debate		497	Section 17.13: Rules of Debate
n	411	Subsection 17.13.1:	n	498	Except for Motions submitted through  Rule 11.3 , no speeches may be made after the mover has moved a proposal and explained the purpose of it until the motion has been seconded.
				499	Unless notice of the motion has already been given in writing, the Speaker shall require any motion or amendment to a motion to be presented with enough copies for circulation to all Councillors. The Speaker can request the motion be handed to her/him so that it can be read out to Members of Council before it is discussed.
				500	When seconding a motion or amendment, a Member of Council may reserve their speech until later in the debate.
				501	No speech may exceed 3 minutes without the consent of the Speaker except for the proposer of any motion who shall be allowed up to 4 minutes.
				502	Subject to these procedure rules, the order of speakers shall be determined by the Speaker. The Member of Council who wishes to speak shall indicate and shall wait until called by the Speaker. In determining the order of speakers the Speaker may take into consideration whether previous speakers have supported or opposed the motion under debate; the particular concerns of any ward councillors; and/or any notification by a political group of Members of Council of their group who wish to speak on the matter.
				503	An amendment to a motion must be relevant to the motion and may:- (a) refer the motion to an appropriate body or individual for consideration or re-consideration; (b) leave out words; (c) leave out words and insert or add others; and/or (d) insert or add words; as long as the effect is not to completely re-write or negate the motion.
				504	If an amendment is carried, the motion as amended takes the place of the original motion. This becomes the substantive motion to which any further amendments are moved.
				505	After an amendment has been carried, the Speaker may choose to read out the amended motion before putting it to the vote.
				506	A Member of Council may alter a motion of which they have given notice with the consent of the meeting. The meeting’s consent will be signified without discussion. This amendment can be at the suggestion of another Member of Council at the meeting and is often referred to as a ‘friendly amendment’.
				507	A Member of Council may alter a motion which they have moved without notice with the consent of both the meeting and the seconder. The meeting’s consent will be signified without discussion.
				508	Only alterations which could be made as an amendment may be made under this rule.
				509	A Member of Council may withdraw a motion or amendment before or after they have moved it with the consent of both the meeting and the seconder. Consent will be signified without discussion. No Member of Council may speak on the motion after the mover has asked permission to withdraw it unless permission is refused.
				510	The mover of a motion has a right to reply at the close of the debate on the motion, immediately before it is put to the vote.
				511	If an amendment is moved, the mover of the original motion also has a right of reply at the close of debate on the amendment, but may not otherwise speak on the amendment.
				512	Where there is a debate on a report at Council. The Member who introduces the report shall have a right of reply in the same manner as if a motion was being debated.
	412	Section 17.14: Procedural Motions		513	Section 17.14: Procedural Motions
n	413	Subsection 17.14.1:	n	514	When a motion is under debate, no other motion may be moved except the following: (a) to withdraw the motion; (b) to amend the motion; (c) to proceed to the next business; (d) that the question be now put; (e) to adjourn a debate; (f) to adjourn a meeting; (g) that the meeting continue for a further 30 minutes; (h) to exclude the press and public; (i) that a Member of Council be not further heard or to exclude the Member of Council from the meeting; and (j) To request a recorded vote in line with  Procedure Rule 16 .
				515	At the end of a speech by another Member of Council, a Member of Council may move without comment the following motions: 1. to proceed to next business; 2. that the question be now put; 3. to adjourn a debate; or 4. to adjourn a meeting.
				516	If a motion to proceed to next business is seconded and the Speaker thinks the item under discussion has been sufficiently discussed, they will give the mover of the original motion a right of reply and then put the procedural motion to the vote.
				517	If a motion that the question be now put is seconded and the Speaker thinks the item has been sufficiently discussed, they will put the procedural motion to the vote. If it is passed, they will give the mover of the original motion a right of reply before putting her/his motion to the vote.
				518	If the Speaker considers that the item has not been sufficiently discussed and cannot reasonably be discussed on that occasion, they will adjourn the debate or adjourn the meeting without giving the mover of the original motion the right of reply.
				519	A Member of Council may raise a point of order at any time and the Speaker will hear them immediately. A point of order may only relate to the alleged breach of these Council Procedure Rules or the law. The Member of Council must indicate the rule or law which must be specified at the outset and the way in which the Member of Council considers it has been broken. The ruling of the Speaker on the matter is final.
				520	A Member of Council may make a personal explanation at any time. A personal explanation may only relate to some material part of an earlier speech by the Member of Council which may appear to have been misunderstood in the present debate. The ruling of the Speaker on the admissibility of a personal explanation is final.
	414	Section 17.15: Previous Decisions and Motions		521	Section 17.15: Previous Decisions and Motions
n	415	Subsection 17.15.1:	n	522	A motion to rescind a decision arising from a motion moved and adopted at a Council meeting within the past 6 months cannot be moved unless the notice of motion is signed by at least twenty Members of Council.
				523	A motion or amendment in similar terms to one which has been rejected at a Council meeting within the past six months cannot be moved unless notice of motion or amendment is given signed by at least twenty Members of Council.
				524	Once a motion or amendment to which this Rule applies has been dealt with, no Member of Council can propose a similar motion or amendment within the next four months.
	416	Section 17.16: Voting		525	Section 17.16: Voting
n	417	Subsection 17.16.1:	n	526	The Mayor and all Councillors are entitled to vote unless exempted.
				527	Unless this Constitution (or the law) provides otherwise, any matter will be decided by simple majority of the Mayor and Councillors present.
				528	If there are equal numbers of votes for and against, the Speaker will have a second or casting vote. There will be no restriction on how the Speaker chooses to exercise a casting vote.
				529	Unless a recorded vote is demanded the Speaker will take the vote by a show of hands, or any other voting method that has been introduced. If there is no dissent this can be by simple affirmation of the meeting. A recorded vote must be requested before a vote is taken.
				530	If 20 Members of Council present at the meeting request it before the vote has taken place the names for and against the motion or amendment or abstaining from voting will be taken down in writing and entered into the minutes.
				531	In relation to any debate at a Budget Council Meeting on the authority’s budget and level of the Council Tax to be levied for each financial year, a recorded vote shall take place on any amendment that is put to the vote during that debate and on the substantive motion. Such votes to be undertaken in accordance with  Procedure Rule 16.4 .
				532	Where any Members of Council requests it immediately after a vote, their vote will be so recorded in the minutes to show whether they voted for or against the motion or abstained from voting.
				533	If more nominations are made than there are positions available, the meeting will vote in turn on each nomination separately, in the order in which they were nominated, until the vacant position(s) are filled. Before any vote is taken the Speaker of the Council or person presiding shall establish that each candidate nominated, if present, is willing to stand.
	418	Section 17.17: Petitions		534	Section 17.17: Petitions
n	419	Subsection 17.17.1:	n	535	The Council has adopted a Petition Scheme which is included in the Constitution. All petitions are considered in accordance with that Scheme.
	420	Section 17.18: Standards Advisory Committee Reports		536	Section 17.18: Standards Advisory Committee Reports
n	421	Subsection 17.18.1:	n	537	The Chair of the Standards Advisory Committee and the Independent Person shall both be entitled to address Council on any report referred to them by the Standards Advisory Committee.
	422	Section 17.19: Exclusion of the Public		538	Section 17.19: Exclusion of the Public
n	423	Subsection 17.19.1:	n	539	Members of the public and press may only be excluded either in accordance with the  Access to Information Procedure Rules set out in Part B, Chapter 10  of this Constitution or  Rule 22 (Disturbance by Public) .
	424	Section 17.20: Councillors' Conduct		540	Section 17.20: Councillors' Conduct
n	425	Subsection 17.20.1:	n	541	When the Speaker of the Council stands during a debate any Councillor(s) then standing must sit down and the Council must be silent.
				542	If a Councillor persistently disregards the ruling of the Speaker, or behaves inappropriately, offensively, or is deliberately obstructing business, the Councillor will be provided with a warning by the Speaker. If the Councillor continues to behave in any such manner, the Speaker, in consultation with the Chief Executive and the Monitoring Officer, has the authority to order the Councillor in question to leave the meeting.
	426	Section 17.21: Disturbance by Public		543	Section 17.21: Disturbance by Public
n	427	Subsection 17.21.1:	n	544	If a member of the Public interrupts proceedings or is otherwise causing an annoyance, the Speaker of the Council will warn the person concerned and, if the interruption continues, will order the person to leave the Council Chamber. This includes behaviour during filming or otherwise recording the Meeting.
				545	If there is a general disturbance in any part of the Council Chamber open to the public the Speaker of the Council shall order that part to be cleared.
	428	Section 17.22: Filming and Recording		546	Section 17.22: Filming and Recording
n	429	Subsection 17.22.1:	n	547	Members of the press and public are permitted to film, audio record, take photographs or make use of social media (tweet/blog) at Council and Committee meetings provided that this does not disturb the business of the meeting. If a person wishes to film a particular meeting, please liaise with the Council Officer listed on the front of the Agenda prior to the start of the meeting so that the Speaker or Chair is aware and those attending the meeting can be made aware of any filming taking place.
				548	Where a member of the press or public wish to film a meeting this must be done in accordance with the  Filming Protocol  set out in the Part B Chapter 8 of this Constitution.
	430	Section 17.23: Webcasts, Virtual Meeting Attendance and Hybrid Committees		549	Section 17.23: Webcasts, Virtual Meeting Attendance and Hybrid Committees
n	431	Subsection 17.23.1:	n	550	The Council will webcast most of its Council and Committee meetings for publication via the Council’s webcast portal. Cameras will be focussed on those participating in the meeting but anyone present may be filmed.
				551	Should a technical fault occur with the webcast, the meeting will proceed as usual and any recovered footage will be posted online after the meeting.
				552	Regulations require that decision-making Members of the Council or Committee are physically present in the meeting location. Key officers must also attend in person.
				553	Where technology is available other officers may attend remotely. Public/other participants are encouraged to attend in person but it is their choice and they can attend remotely should they so wish. However, technical problems are the responsibility of the participant and the meeting may have to proceed without their contribution if the connection fails.
				554	Where a meeting suffers technical problems it is for the Chair, following consultation with officers, to determine where: + The meeting carry on without the impacted participants. + Some or all items be deferred. + An extraordinary meeting be arranged to consider deferred items or whether they should be considered at the next planned meeting.
	432	Section 17.24: Suspension and amendment of Council Procedure Rules		555	Section 17.24: Suspension and amendment of Council Procedure Rules
n	433	Subsection 17.24.1:	n	556	Except where these rules provide otherwise, any of the Council Procedure Rules to which this Rule applies may be suspended for all or part of the business of a meeting at which suspension is moved by a motion.
				557	Such a motion cannot be moved without notice unless at least ½ of the voting Councillors of the meeting are present.
				558	This Rule applies to the Rules 10 to 13 and 17.
				559	Section 17.25: SPECIFIC EXEMPTIONS APPLYING TO OTHER MEETINGS/COMMITTEES AND SUB-COMMITTEES
				560	(a) The person presiding at a meeting of any Committee or Sub-Committee may exercise any power or duty of the Speaker of the Council in relation to the proceedings of that meeting. Where these rules apply to meetings of Committees and Sub-Committees, references to the Speaker of the Council also include the Chairs of Committees and Sub-Committees (b) Chairs of ‘Committees of Council’ will be elected the Council’s Annual Meeting. Should a post of Chair of Committee be vacant at any other time during the year it would be for Council to consider that election at its next available meeting. Should Council fail to do that then the Committee may appoint a Chair from amongst its own Members. Different rules apply to Sub-Committees, Boards and other meetings. (c) Rules 5 to 9, 13.1 to 13.3, 13.5, 13.6 and 16 to 24 apply to meetings of all Committees and Sub-Committees, except as specifically referred to below. (d) As well as allocating seats on Committees and Sub-Committees/Panels, the Council will allocate seats in the same manner for substitute Councillors. (e) For each Committee or Sub-Committee/Panel, the Council will appoint up to 3 substitute Councillors, nominated by each relevant Political Group. 159 (f) Substitute Councillors will have all the powers and duties of any ordinary Councillor of the Committee but will not be able to exercise any special powers or duties exercisable by the person they are substituting. (g) Substitute Councillors may attend meetings in that capacity only: (h) A substitute Councillor may only take the place of the ordinary Councillor for the whole of a meeting except where they are attending the Strategic Development Committee or Development Committee to consider a deferred item where they were at the previous meeting which considered that item and are there on that basis.
				561	(a) After sitting for 3 hours, an extension may be agreed for up to a period of up to 1 hour so as to conclude the item/application under consideration, provided that the meeting does not extend beyond 11.30pm in any event. (b) Where any items on the agenda that have not been dealt with by the end of the meeting shall be dealt with either at a special meeting of the Committee/Sub-Committee convened to deal with those items or at the next normal meeting of the relevant Committee/Sub-Committee.
				562	(a) There are no substitutes permitted for the Licensing Committee. (b) In the case of a Licensing Committee/Sub-Committee meeting being inquorate after 15 minutes the legal adviser has the authority
	434	Budget and Policy Framework List		563	Budget and Policy Framework List
	435	Section 18.1: Policy Framework		564	Section 18.1: Policy Framework
	436	The policy framework means the following plans and strategies required to be approved by Council. The table below shows those plans and strategies that are required by statute or the Council to be included in its policy framework: With the exception of the Development Plan documents, any plans, strategies, policies or schemes which support a policy framework document will not also be part of the Budget and Policy Framework unless the principal document specifies that it is.		565	The policy framework means the following plans and strategies required to be approved by Council. The table below shows those plans and strategies that are required by statute or the Council to be included in its policy framework: With the exception of the Development Plan documents, any plans, strategies, policies or schemes which support a policy framework document will not also be part of the Budget and Policy Framework unless the principal document specifies that it is.
	444	Where Council wishes to amend the Executive’s proposals it may, by a majority vote, send the budget, plan or strategy back to the Executive, who must consider whether or not to make any amendments before re-submitting the item to Council.		573	Where Council wishes to amend the Executive’s proposals it may, by a majority vote, send the budget, plan or strategy back to the Executive, who must consider whether or not to make any amendments before re-submitting the item to Council.
	445	When the item is re-submitted, if Council still wishes to amend the proposals, it can do so providing there are at least two-thirds of the Councillors present and voting at the meeting in favour of the amendment(s). Where a two-thirds majority in favour of Council’s amendment(s) is not achieved, then the Executive’s proposals stand agreed and shall be deemed to be adopted by the Authority.		574	When the item is re-submitted, if Council still wishes to amend the proposals, it can do so providing there are at least two-thirds of the Councillors present and voting at the meeting in favour of the amendment(s). Where a two-thirds majority in favour of Council’s amendment(s) is not achieved, then the Executive’s proposals stand agreed and shall be deemed to be adopted by the Authority.
	446	Section 19.2: The Framework for Executive Decisions		575	Section 19.2: The Framework for Executive Decisions
n	447	Council will be responsible for the adoption of its budget and policy framework as set out in Section 28. In relation to the budget and the plans and strategies listed in Section 7:-	n	576	Council will be responsible for the adoption of its budget and policy framework as set out in  Chapter 18 . In relation to the budget and the plans and strategies listed in  Chapter 18 :-
	448	Section 19.3: Process for Developing the Framework		577	Section 19.3: Process for Developing the Framework
	449	The process by which the budget and policy framework shall be developed is:		578	The process by which the budget and policy framework shall be developed is:
	450	Section 19.4: Decisions Outside the Budget or Policy Framework		579	Section 19.4: Decisions Outside the Budget or Policy Framework
n	451	Subject to the provisions of Rule 5 (virement) the Mayor, Executive, Committees of the Executive and any officers or joint arrangements may only take decisions which are in line with the budget and policy framework. If any of these bodies or persons wishes to make a decision which is contrary to the policy framework, or contrary to or not wholly in accordance with the budget approved by Council, then that decision may only be taken by Council, subject to Rule 4 below.	n	580	Subject to the provisions of  Section 19.6 (Virement)  the Mayor, Executive, Committees of the Executive and any officers or joint arrangements may only take decisions which are in line with the budget and policy framework. If any of these bodies or persons wishes to make a decision which is contrary to the policy framework, or contrary to or not wholly in accordance with the budget approved by Council, then that decision may only be taken by Council, subject to  Section 19.5  below.
	452	If the Mayor, Executive, a Committee of the Executive, any officer or joint arrangements want to make such a decision, they shall take advice from the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer as to whether the decision they want to make would be contrary to the policy framework, or contrary to or not wholly in accordance with the budget. If the advice of either of those officers is that the decision would not be in line with the existing budget and/or policy framework, then the decision must be referred by that body or person to Council for decision, unless the decision is a matter of urgency, in which case the provisions in Rule 4 (urgent decisions outside the budget and policy framework) shall apply.		581	If the Mayor, Executive, a Committee of the Executive, any officer or joint arrangements want to make such a decision, they shall take advice from the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer as to whether the decision they want to make would be contrary to the policy framework, or contrary to or not wholly in accordance with the budget. If the advice of either of those officers is that the decision would not be in line with the existing budget and/or policy framework, then the decision must be referred by that body or person to Council for decision, unless the decision is a matter of urgency, in which case the provisions in  Section 19.5 (Urgent Decisions Outside the Budget or Policy Framework)  shall apply.
	453	Section 19.5: Urgent Decisions Outside the Budget or Policy Framework		582	Section 19.5: Urgent Decisions Outside the Budget or Policy Framework
	454	The Mayor, Executive, a Committee of the Executive, an officer or joint arrangements may take a decision which is contrary to the Council’s policy framework or contrary to or not wholly in accordance with the budget approved by Council if the decision is a matter of urgency. However, the decision may only be taken:		583	The Mayor, Executive, a Committee of the Executive, an officer or joint arrangements may take a decision which is contrary to the Council’s policy framework or contrary to or not wholly in accordance with the budget approved by Council if the decision is a matter of urgency. However, the decision may only be taken:
	455	The reasons why it is not practicable to convene a quorate meeting of Council and the Chair of the Overview and Scrutiny Committee’s consent to the decision being taken as a matter of urgency must be noted on the record of the decision. In the absence of the Chair of the Overview and Scrutiny Committee, the consent of the Speaker, and in the absence of both, the Deputy Speaker, will be sufficient.		584	The reasons why it is not practicable to convene a quorate meeting of Council and the Chair of the Overview and Scrutiny Committee’s consent to the decision being taken as a matter of urgency must be noted on the record of the decision. In the absence of the Chair of the Overview and Scrutiny Committee, the consent of the Speaker, and in the absence of both, the Deputy Speaker, will be sufficient.
	456	Following the decision, the decision taker will provide a full report to the next available Council meeting explaining the decision, the reasons for it and why the decision was treated as a matter of urgency.		585	Following the decision, the decision taker will provide a full report to the next available Council meeting explaining the decision, the reasons for it and why the decision was treated as a matter of urgency.
	457	Section 19.6: Virement		586	Section 19.6: Virement
	458	Steps taken by the Mayor, the Executive, a Committee of the Executive, an officer, or joint arrangements to implement Council policy shall not exceed the budgets allocated to each relevant budget head. However, such bodies or individuals shall be entitled to vire across budget heads within the limits laid down in the Financial Procedure Rules. Beyond those limits, approval to any virement across budget heads shall require the approval of the Council.		587	Steps taken by the Mayor, the Executive, a Committee of the Executive, an officer, or joint arrangements to implement Council policy shall not exceed the budgets allocated to each relevant budget head. However, such bodies or individuals shall be entitled to vire across budget heads within the limits laid down in the Financial Procedure Rules. Beyond those limits, approval to any virement across budget heads shall require the approval of the Council.
n	459	Section 19.7: In-Year Changes to Policy Framework	n	588	Section 19.7: In-Year Changes to Budget and Policy Framework
	460	The responsibility for agreeing the budget and policy framework lies with Council, and decisions by the Mayor, the Executive, a Committee of the Executive, officers, or joint arrangements must be in line with it. No changes to any budget, plan or strategy which comprises part of the budget and policy framework may be made by those bodies or individuals except those changes:		589	The responsibility for agreeing the budget and policy framework lies with Council, and decisions by the Mayor, the Executive, a Committee of the Executive, officers, or joint arrangements must be in line with it. No changes to any budget, plan or strategy which comprises part of the budget and policy framework may be made by those bodies or individuals except those changes:
	461	Section 19.8: Call-In of Decisions Outside the Budget or Policy Framework		590	Section 19.8: Call-In of Decisions Outside the Budget or Policy Framework
	462	Where the Overview and Scrutiny Committee is of the opinion that an executive decision is, or if made would be, contrary to the policy framework, or contrary to or not wholly in accordance with Council’s budget, then it shall seek advice from the Monitoring Officer and/or Chief Finance Officer.		591	Where the Overview and Scrutiny Committee is of the opinion that an executive decision is, or if made would be, contrary to the policy framework, or contrary to or not wholly in accordance with Council’s budget, then it shall seek advice from the Monitoring Officer and/or Chief Finance Officer.
n	463	Where the Overview and Scrutiny Committee is of the opinion that an executive decision is, or if made would be, contrary to the policy framework, or contrary to or not wholly in accordance with Council’s budget, then it shall seek advice from the Monitoring Officer and/or Chief Finance Officer.	n	592	In respect of functions which are the responsibility of the Mayor or the Executive, the report of the Monitoring Officer and/or Chief Finance Officer shall be to the Mayor and Executive with a copy to every Member of the Council. Regardless of whether the decision is delegated or not, the Executive must meet within twenty-one days of receiving the report to decide what action to take in respect of the Monitoring Officer’s or Chief Finance Officer's report and to prepare a report to Council in the event that the Monitoring Officer or the Chief Finance Officer conclude that the decision was a departure, and to the Overview and Scrutiny Committee if the Monitoring Officer or the Chief Finance Officer conclude that the decision was not a departure.
	464	If the decision has yet to be made, or has been made but not yet implemented, and the advice from the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer is that the decision is or would be contrary to the policy framework or contrary to or not wholly in accordance with the budget, the Overview and Scrutiny Committee may refer the matter to Council. In such cases, no further action will be taken in respect of the decision or its implementation until Council has met and considered the matter. Council shall meet within twenty-one days of the request from the Overview and Scrutiny Committee (or within twenty-eight days if a meeting of Council is scheduled within that period). At the meeting Council will receive a report of the decision or proposals and the advice of the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer.		593	If the decision has yet to be made, or has been made but not yet implemented, and the advice from the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer is that the decision is or would be contrary to the policy framework or contrary to or not wholly in accordance with the budget, the Overview and Scrutiny Committee may refer the matter to Council. In such cases, no further action will be taken in respect of the decision or its implementation until Council has met and considered the matter. Council shall meet within twenty-one days of the request from the Overview and Scrutiny Committee (or within twenty-eight days if a meeting of Council is scheduled within that period). At the meeting Council will receive a report of the decision or proposals and the advice of the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer.
	465	Council may either:		594	Council may either:
n	466	If Council does not meet, the decision will become effective on the date of Council or expiry of the period in which Council should have been held, whichever is the earlier: providing that the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer is/are satisfied that the decision is within the budget and policy framework or falls within Rules 6.1(a) – 6.1(d).	n	595	If Council does not meet, the decision will become effective on the date of Council or expiry of the period in which Council should have been held, whichever is the earlier: providing that the Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer is/are satisfied that the decision is within the budget and policy framework or falls within  Section 19.7, list items 1 to 4 .
				596	The decision of the Monitoring Officer and/or Chief Finance Officer is final.
	467	Section 19.9: Suspension		597	Section 19.9: Suspension
	468	Provided it is not contrary to law, these rules may be suspended by Council or, in so far as they are applicable to either body, the Cabinet or the Overview and Scrutiny Committee.		598	Provided it is not contrary to law, these rules may be suspended by Council or, in so far as they are applicable to either body, the Cabinet or the Overview and Scrutiny Committee.
	469	Committees and Joint Arrangements		599	Committees and Joint Arrangements
	470	Introduction to Regulatory and Non-Executive Committees		600	Introduction to Regulatory and Non-Executive Committees
n	471	Council will establish a number of Committees, Sub-Committees, Boards and Panels with delegated powers and/or responsibility for various functions of the Council including to discharge the functions described in the “Responsibility for Functions” information also in Part D. (These can be seen in the Structure Chart in Section 3 of the Constitution.)	n	601	Council will establish a number of Committees, Sub-Committees, Boards and Panels with delegated powers and/or responsibility for various functions of the Council including to discharge the functions described in the “Responsibility for Functions” information also in  Part C Chapter 13 . (These Committees can be seen in the Structure Chart in Section 3 of the Constitution.)
	472	The following Committees have been established at this time (note – where a Committee of the Council has a permanent Sub-Committee which meets regularly, this is also set out below underneath its parent committee):		602	The following Committees have been established at this time (note – where a Committee of the Council has a permanent Sub-Committee which meets regularly, this is also set out below underneath its parent committee):
	473	NOTE - Information about the Overview and Scrutiny Committee and Scrutiny Sub-Committees is set out in Part G Overview and Scrutiny		603	NOTE - Information about the Overview and Scrutiny Committee and Scrutiny Sub-Committees is set out in Part G Overview and Scrutiny
	474	This Part of the Constitution sets out more details for these Committees including General Committee Procedure Rules, Terms of References and any related committee-specific procedure.		604	This Part of the Constitution sets out more details for these Committees including General Committee Procedure Rules, Terms of References and any related committee-specific procedure.
	477	The following Procedure Rules apply to all formal Committees and Sub-Committees of the Council except where those bodies have agreed specific procedures either for regulatory or other purposes that better fit the requirements of that body. Where such alternative processes exist they may also call on some of the below procedure rules as required but this should be stated in that Body’s Terms of Reference or Procedures.		607	The following Procedure Rules apply to all formal Committees and Sub-Committees of the Council except where those bodies have agreed specific procedures either for regulatory or other purposes that better fit the requirements of that body. Where such alternative processes exist they may also call on some of the below procedure rules as required but this should be stated in that Body’s Terms of Reference or Procedures.
	478	Section 21.2: Chair, Membership and Substitutes of the Committee/Sub-Committee		608	Section 21.2: Chair, Membership and Substitutes of the Committee/Sub-Committee
	479			609
n	480	of Committees will be appointed by Annual Council.	n	610	of Committees will be appointed by Annual Council.
	481	Where a vacancy occurs during the year, this will be considered at the next Ordinary Council meeting. Should this not happen then the Committee will be free to appoint its own Chair.		611	Where a vacancy occurs during the year, this will be considered at the next Ordinary Council meeting. Should this not happen then the Committee will be free to appoint its own Chair.
	482	Unless specified in their procedures or the relevant parent committee determines otherwise (for example the Overview and Scrutiny elects the Chairs of its Sub-Committees). Sub-Committees will elect their own Chairs as required.		612	Unless specified in their procedures or the relevant parent committee determines otherwise (for example the Overview and Scrutiny elects the Chairs of its Sub-Committees). Sub-Committees will elect their own Chairs as required.
	483	All Committees/Sub-Committees appoint their own Vice-Chair where this is required.		613	All Committees/Sub-Committees appoint their own Vice-Chair where this is required.
	484			614
n	485		n	615
	486	will be agreed by Annual Council and Sub-Committee size and membership will be determined by the parent Committee. Where a vacancy for a Committee/Sub-Committee Member occurs during the year, the Monitoring Officer has authority to make appointments as recommended by the relevant groups/members in line with the proportionality arrangements agreed by Council.		616	will be agreed by Annual Council and Sub-Committee size and membership will be determined by the parent Committee. Where a vacancy for a Committee/Sub-Committee Member occurs during the year, the Monitoring Officer has authority to make appointments as recommended by the relevant groups/members in line with the proportionality arrangements agreed by Council.
	487			617
n	488		n	618
	489	per political group will also be allocated at Annual Council. The Monitoring Officer has authority to confirm further appointments of Substitutes where vacancies occur, on the recommendation of the political groups in line with this rule.		619	per political group will also be allocated at Annual Council. The Monitoring Officer has authority to confirm further appointments of Substitutes where vacancies occur, on the recommendation of the political groups in line with this rule.
	490	Each ungrouped Member appointed to a Committee/Sub-Committee may also appoint one named substitute in the same manner.		620	Each ungrouped Member appointed to a Committee/Sub-Committee may also appoint one named substitute in the same manner.
	491	Substitute Councillors will have all the powers and duties of any ordinary Councillor of the Committee but will not be able to exercise any special powers or duties exercisable by the person they are substituting.		621	Substitute Councillors will have all the powers and duties of any ordinary Councillor of the Committee but will not be able to exercise any special powers or duties exercisable by the person they are substituting.
	492	Substitute Councillors may attend meetings in that capacity only:		622	Substitute Councillors may attend meetings in that capacity only:
	494	No substitutes are permitted for the Licensing Committee/Licensing Regulatory Committee.		624	No substitutes are permitted for the Licensing Committee/Licensing Regulatory Committee.
	495	Section 21.3: First Meeting of the Municipal Year		625	Section 21.3: First Meeting of the Municipal Year
	496			626
n	497	The first meeting of a Council Committee following the Annual Meeting of Council, will consider the following agenda items (alongside normal business items):	n	627	The first meeting of a Council Committee following the Annual Meeting of Council, will consider the following agenda items (alongside normal business items):
	498	Section 21.4: Ordinary Scheduled Meetings		628	Section 21.4: Ordinary Scheduled Meetings
	499	Ordinary scheduled meetings of the Committee/Sub-Committee will take place in accordance with the programme below:		629	Ordinary scheduled meetings of the Committee/Sub-Committee will take place in accordance with the programme below:
	500	Section 21.5: Extraordinary Meetings		630	Section 21.5: Extraordinary Meetings
	506	The Monitoring Officer is authorised to either cancel or postpone a meeting of a Committee/Sub-Committee if it is deemed that there is insufficient business to transact or some other appropriate reason warranting its cancellation/ postponement.		636	The Monitoring Officer is authorised to either cancel or postpone a meeting of a Committee/Sub-Committee if it is deemed that there is insufficient business to transact or some other appropriate reason warranting its cancellation/ postponement.
	507	The Monitoring Officer is authorised to vary the time, date and place of any meeting where there is good justification in consultation the Chair of the Committee/Sub-Committee.		637	The Monitoring Officer is authorised to vary the time, date and place of any meeting where there is good justification in consultation the Chair of the Committee/Sub-Committee.
	508	Section 21.7: Notice of and Summons to Meetings		638	Section 21.7: Notice of and Summons to Meetings
n	509	The Monitoring Officer will give notice to the public of the time and place of any meeting of a Committee/Sub-Committee in accordance with the Access to Information Procedure Rules at Part B Section X of the Constitution.	n	639	The Monitoring Officer will give notice to the public of the time and place of any meeting of a Committee/Sub-Committee in accordance with  Section 10.4 of the Access to Information Procedure Rules .
	510	At least 5 clear working days before a meeting not including the day the notice is given and the day of the meeting, the Monitoring Officer will send an agenda to the Members of the Committee giving the date, time and place of the meeting, specify the business to be transacted, and will be accompanied by any available reports. If necessary, additional reports to the reports on the agenda will be permitted within the preceding five days to the meeting or at the meeting subject to the report setting out ‘reasons for urgency’.		640	At least 5 clear working days before a meeting not including the day the notice is given and the day of the meeting, the Monitoring Officer will send an agenda to the Members of the Committee giving the date, time and place of the meeting, specify the business to be transacted, and will be accompanied by any available reports. If necessary, additional reports to the reports on the agenda will be permitted within the preceding five days to the meeting or at the meeting subject to the report setting out ‘reasons for urgency’.
	511	Section 21.8: Chairing the meeting		641	Section 21.8: Chairing the meeting
	512	The person chairing the meeting has responsibility for managing the conduct of the meeting and has the final say on the interpretation of the Committees procedures the implementation of these Procedure Rules and their decision shall not be challenged at the meeting.		642	The person chairing the meeting has responsibility for managing the conduct of the meeting and has the final say on the interpretation of the Committees procedures the implementation of these Procedure Rules and their decision shall not be challenged at the meeting.
	524	The following motions and amendments may be moved without notice provided they do not contravene the requirements of Rule 11.5 above. Once such a motion or amendment has been moved, seconded and has been accepted by the Chair it shall, unless the Chair decides otherwise, be put and voted on without debate:-		654	The following motions and amendments may be moved without notice provided they do not contravene the requirements of Rule 11.5 above. Once such a motion or amendment has been moved, seconded and has been accepted by the Chair it shall, unless the Chair decides otherwise, be put and voted on without debate:-
	525	Section 21.12: Rules of Debate and Public Participation		655	Section 21.12: Rules of Debate and Public Participation
	526			656
n	527	at meetings will usually be introduced by a Lead Officer or Member. Following that introduction the Chair will invite Members of the Committee/Sub-Committee to ask questions or seek clarifications.	n	657	at meetings will usually be introduced by a Lead Officer or Member. Following that introduction the Chair will invite Members of the Committee/Sub-Committee to ask questions or seek clarifications.
	528	Following questions, the Chair will invite Members to discuss the content of the report.		658	Following questions, the Chair will invite Members to discuss the content of the report.
	529	The Chair may at any time seek further clarification or comment from available officers.		659	The Chair may at any time seek further clarification or comment from available officers.
	530	At the conclusion of the debate, the Chair will provide any necessary summary and will then request from Committee/Sub-Committee Members any suggested amendments to the recommendations set out in the report. All amendments must have a proposer and a seconder. The Chair may also propose amendments (which must be seconded by another Member of the Committee/Sub-Committee).		660	At the conclusion of the debate, the Chair will provide any necessary summary and will then request from Committee/Sub-Committee Members any suggested amendments to the recommendations set out in the report. All amendments must have a proposer and a seconder. The Chair may also propose amendments (which must be seconded by another Member of the Committee/Sub-Committee).
	531	The Chair will then seek to determine an outcome of the debate through one or more votes as necessary.		661	The Chair will then seek to determine an outcome of the debate through one or more votes as necessary.
	532			662
n	533		n	663
	534	will take place in a manner determined by the Chair of the meeting.		664	will take place in a manner determined by the Chair of the meeting.
	535			665
n	536		n	666
	537	is not required on most items of business at Committee/Sub-Committee meetings. However, as a general principle the Council welcomes public engagement and where the Chair considers it beneficial, they can invite non-Committee Councillors, residents, external experts and others to address the meeting about an existing item on the agenda in a manner they determine (or if no other procedure is identified, through a three-minute speech).		667	is not required on most items of business at Committee/Sub-Committee meetings. However, as a general principle the Council welcomes public engagement and where the Chair considers it beneficial, they can invite non-Committee Councillors, residents, external experts and others to address the meeting about an existing item on the agenda in a manner they determine (or if no other procedure is identified, through a three-minute speech).
	538	Committees/Sub-Committees would not normally accept additional items of business from members of the public outside of those already on the agenda.		668	Committees/Sub-Committees would not normally accept additional items of business from members of the public outside of those already on the agenda.
	539	Section 21.13: Voting		669	Section 21.13: Voting
n	540		n	670	All Councillors are entitled to vote unless exempted. If Co-opted or other Members are entitled to vote this will be set out in the Terms of Reference for that Committee/Sub-Committee.
	541	ll Councillors are entitled to vote unless exempted. If Co-opted or other Members are entitled to vote this will be set out in the Terms of Reference for that Committee/Sub-Committee.
	542	Unless this Constitution (or the law) provides otherwise, any matter will be decided by simple majority of the voting Members present.		671	Unless this Constitution (or the law) provides otherwise, any matter will be decided by simple majority of the voting Members present.
	543	If there are equal numbers of votes for and against, the Chair will have a second or casting vote. There will be no restriction on how the Chair chooses to exercise a casting vote.		672	If there are equal numbers of votes for and against, the Chair will have a second or casting vote. There will be no restriction on how the Chair chooses to exercise a casting vote.
	544	Unless a recorded vote is demanded before the vote has been taken, the Chair will take the vote by a show of hands, or any other voting method that has been introduced. If there is no dissent this can be by simple affirmation of the meeting.		673	Unless a recorded vote is demanded before the vote has been taken, the Chair will take the vote by a show of hands, or any other voting method that has been introduced. If there is no dissent this can be by simple affirmation of the meeting.
	550	Members are entitled to vote for their own nomination should they so wish.		679	Members are entitled to vote for their own nomination should they so wish.
	551	Petitions are not normally considered at Council Committees/Sub-Committees outside of the Petition Scheme. However, the Monitoring Officer has discretion to allow a petition to be presented to a Committee or Sub-Committee meeting where this is considered appropriate.		680	Petitions are not normally considered at Council Committees/Sub-Committees outside of the Petition Scheme. However, the Monitoring Officer has discretion to allow a petition to be presented to a Committee or Sub-Committee meeting where this is considered appropriate.
	552	Section 21.15: Exclusion of the Public		681	Section 21.15: Exclusion of the Public
n	553	Members of the public and press may only be excluded either in accordance with the Access to Information Procedure Rules in Part B Section 27 of this Constitution or Rule 21 (disturbance by the public).	n	682	Members of the public and press may only be excluded either in accordance with the  Access to Information Procedure Rules in Part B, Chapter 10  of this Constitution or  Section 21.16 (Conduct at Meetings) .
	554	Section 21.16: Conduct at Meetings		683	Section 21.16: Conduct at Meetings
	555	Ensuring good conduct at the meeting is the responsibility of the Chair.		684	Ensuring good conduct at the meeting is the responsibility of the Chair.
	556	When so requested by the Chair any Councillor, other Member or participant speaking must be silent.		685	When so requested by the Chair any Councillor, other Member or participant speaking must be silent.
	571	The purpose of the Audit Committee is to provide independent assurance to the Members of the adequacy of the risk management framework and the internal control environment. It provides independent review of the Council’s governance, risk management and control frameworks and oversees the financial reporting and annual governance processes. It oversees internal audit and external audit, helping to ensure efficient and effective assurance arrangements are in place.		700	The purpose of the Audit Committee is to provide independent assurance to the Members of the adequacy of the risk management framework and the internal control environment. It provides independent review of the Council’s governance, risk management and control frameworks and oversees the financial reporting and annual governance processes. It oversees internal audit and external audit, helping to ensure efficient and effective assurance arrangements are in place.
	572	Section 22.2: Audit Committee Terms of Reference		701	Section 22.2: Audit Committee Terms of Reference
	573			702
n			n	703
	574			704
	575
	576	1. The Audit Committee is a key component of the Council’s corporate governance. It provides an independent and high-level focus on the audit, assurance and reporting arrangements that underpin good governance and financial standards. 2. The purpose of the Audit Committee is to provide independent assurance to the Members of the adequacy of the risk management framework and the internal control environment. It provides independent review of the Council’s governance, risk management and control frameworks and oversees the financial reporting and annual governance processes. It oversees internal audit and external audit, helping to ensure efficient and effective assurance arrangements are in place.		705	1. The Audit Committee is a key component of the Council’s corporate governance. It provides an independent and high-level focus on the audit, assurance and reporting arrangements that underpin good governance and financial standards. 2. The purpose of the Audit Committee is to provide independent assurance to the Members of the adequacy of the risk management framework and the internal control environment. It provides independent review of the Council’s governance, risk management and control frameworks and oversees the financial reporting and annual governance processes. It oversees internal audit and external audit, helping to ensure efficient and effective assurance arrangements are in place.
	577			706
n	578	7 Councillors. There can only be a maximum of one Member of the Executive on the Committee (who must not be the Cabinet Member for Resources) and they must not be the Chair.	n	707	7 Councillors. There can only be a maximum of one Member of the Executive on the Committee (who must not be the Cabinet Member for Resources) and they must not be the Chair.
	579			708
n			n	709
	580			710
	581
	582	The Audit Committee may choose to appoint an Independent Person (IP) to advise and support the Committee. The IP will not be a member of the Audit Committee but would be entitled to attend all the meetings and associated training of the Committee. The IP can receive and comment on any reports submitted to the Committee, including restricted agenda items.		711	The Audit Committee may choose to appoint an Independent Person (IP) to advise and support the Committee. The IP will not be a member of the Audit Committee but would be entitled to attend all the meetings and associated training of the Committee. The IP can receive and comment on any reports submitted to the Committee, including restricted agenda items.
	583			712
n	584	3 Members of the Committee	n	713	3 Members of the Committee
	585	General Purposes Committee		714	General Purposes Committee
	586	Section 23.1: Introduction		715	Section 23.1: Introduction
	587	The Committee is responsible for a range of non-executive functions including matters such as; electoral matters, personnel issues and byelaws, that have not been delegated to other Committees.		716	The Committee is responsible for a range of non-executive functions including matters such as; electoral matters, personnel issues and byelaws, that have not been delegated to other Committees.
	588	Section 23.2: General Purposes Committee Terms of Reference		717	Section 23.2: General Purposes Committee Terms of Reference
n	589	Summary Description: The Committee is responsible for a range of non-executive functions including matters such as; electoral matters, personnel issues and byelaws, that have not been delegated to other Committees.	n	718	Summary Description: The Committee is responsible for a range of non-executive functions including matters such as; electoral matters, the constitution and byelaws, that have not been delegated to other Committees.
	590	Membership: 9 Councillors		719	Membership: 9 Councillors
	591	Table of Functions		720	Table of Functions
	592			721
n	593	3 Members of the Committee	n	722	3 Members of the Committee
	594	Human Resources Committee and Sub-Committees		723	Human Resources Committee and Sub-Committees
	595	Section 24.1: Introduction		724	Section 24.1: Introduction
n	596	The Committee is responsible non-executive HR and personnel issues such as recruitment of chief officers and employee appeals against dismissal. Pensions Committee 18. Considers pension matters and meet the obligations and the duties of the Council under the Superannuation Act 1972 and the various statutory requirements in respect of investment matters.	n	725	The Committee is responsible non-executive human resources and staffing issues such as recruitment of chief officers and employee appeals against dismissal. Pensions Committee 18. Considers pension matters and meet the obligations and the duties of the Council under the Superannuation Act 1972 and the various statutory requirements in respect of investment matters.
	597	Section 24.2: Human Resources Committee Terms of Reference		726	Section 24.2: Human Resources Committee Terms of Reference
	598			727
n	599	The Committee is responsible non-executive HR and personnel issues such as recruitment of chief officers and employee appeals against dismissal.	n	728	The Committee is responsible non-executive HR and personnel issues such as recruitment of chief officers and employee appeals against dismissal.
	600			729
n	601	7 Councillors	n	730	7 Councillors
	602			731
n	603	3 Members of the Committee	n	732	3 Members of the Committee
	604	Subsection 24.2.1:		733	Subsection 24.2.1:
	605	Subsection 24.2.2:		734	Subsection 24.2.2:
	606	Licensing Committees and Sub-Committee		735	Licensing Committees and Sub-Committee
	610	The   also has a responsibility to consider and determine matters under Section 2 of the Schedule 3 to the Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1982 regarding the control of sex establishments within the borough. It also considers and determines matters under the London Local Authorities Act 1991 in respect of premises providing or wishing to provide special treatments within the borough where objections have been received and not withdrawn.		739	The   also has a responsibility to consider and determine matters under Section 2 of the Schedule 3 to the Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1982 regarding the control of sex establishments within the borough. It also considers and determines matters under the London Local Authorities Act 1991 in respect of premises providing or wishing to provide special treatments within the borough where objections have been received and not withdrawn.
	611	The   establishes   to consider Alcohol and Entertainment Licensing matters under the Licensing Act 2003.		740	The   establishes   to consider Alcohol and Entertainment Licensing matters under the Licensing Act 2003.
	612	The meetings are an opportunity for councillors to make a decision based on the points of view of all relevant parties.		741	The meetings are an opportunity for councillors to make a decision based on the points of view of all relevant parties.
n	613	The Licensing Code of Conduct is at Part C Section 34.	n	742	The  Licensing Code of Conduct  is at Part E, Section 25.
	614	Section 25.2: Licensing Committee Terms of Reference		743	Section 25.2: Licensing Committee Terms of Reference
	615			744
n	616	The Committee is responsible for overseeing the discharge of all licensing functions of the Council as the licensing authority under the provisions of the Licensing Act 2003 and the Gambling Act 2005 (with the exception of the adoption and publication of the Council’s Statement of Licensing Policy and the adoption and publication of the Council’s Statement of Principles for Gambling and any resolution not to permit casinos, which are functions of the Council). References to the Licensing Act 2003 and Gambling Act 2005 in these terms of reference include any amendments, regulations made under them, and any other relevant legislation.	n	745	The Committee is responsible for overseeing the discharge of all licensing functions of the Council as the licensing authority under the provisions of the Licensing Act 2003 and the Gambling Act 2005 (with the exception of the adoption and publication of the Council’s Statement of Licensing Policy and the adoption and publication of the Council’s Statement of Principles for Gambling and any resolution not to permit casinos, which are functions of the Council). References to the Licensing Act 2003 and Gambling Act 2005 in these terms of reference include any amendments, regulations made under them, and any other relevant legislation.
	617			746
n	618	As a body established under the 2003 and 2005 Acts, the Committee is not required to follow proportionality rules. However, the Council has agreed that it should have the same Membership and Chair as the Licensing Regulatory Committee.	n	747	As a body established under the 2003 and 2005 Acts, the Committee is not required to follow proportionality rules. However, the Council has agreed that it should have the same Membership and Chair as the Licensing Regulatory Committee.
	619			748
n	620	4 Members of the Committee	n	749	3 Members of the Committee Additional Information:
	621	Section 25.3: Licensing Sub-Committee Terms of Reference		750	Section 25.3: Licensing Sub-Committee Terms of Reference
	622			751
n	623	The Licensing Sub-Committee has been established by the Licensing Committee to determine all applications under the Licensing Act 2003 and the Gambling Act 2005 as set out in the table of functions below where an objection or relevant representation has been made.	n	752	The Licensing Sub-Committee has been established by the Licensing Committee to determine all applications under the Licensing Act 2003 and the Gambling Act 2005 as set out in the table of functions below where an objection or relevant representation has been made.
	624			753
n	625	The Licensing Sub Committee shall be made up of any three Members of the Licensing Committee and Sub-Committee Chairs are designated members of the Licensing Committee and appointed by the Licensing Committee.	n	754	The Licensing Sub Committee shall be made up of any three Members of the Licensing Committee and Sub-Committee Chairs are designated members of the Licensing Committee and appointed by the Licensing Committee.
	626
	627			755
n	628	: 3 Members of the Licensing Committee	n	756
				757	: 3 Members of the Licensing Committee
				758
				759
	629	Section 25.4: Licensing Regulatory Committee Terms of Reference		760	Section 25.4: Licensing Regulatory Committee Terms of Reference
	630			761
n	631	To exercise all licensing and registration functions (including the setting of fees as appropriate) to the extent they are not the responsibility of the Licensing Committee.	n	762	This sub-committee of the Licensing Committee meets to determine a number of licensing matters such as to grant, review or vary a license submitted under the Licensing Act 2003.
	632			763
n	633	15 Members of the Council. No substitute members may be appointed for this committee. The Chair and Vice-Chair of the Licensing Regulatory Committee shall be identical to those of the Licensing Committee.	n	764	To exercise all licensing and registration functions (including the setting of fees as appropriate) to the extent they are not the responsibility of the Licensing Committee.
	634			765
n	635	: 4 Members of the Committee	n	766	15 Members of the Council. No substitute members may be appointed for this committee. The Chair and Vice-Chair of the Licensing Regulatory Committee shall be identical to those of the Licensing Committee.
				767
				768	4 Members of the Committee
				769
				770
	636	Section 25.5: Licensing Committee – Rules of Procedure governing applications for premises licenses and other permissions under the Licensing Act 2003		771	Section 25.5: Licensing Committee – Rules of Procedure governing applications for premises licenses and other permissions under the Licensing Act 2003
n	637	Subsection 25.5.1:	n	772	Subsection 25.5.1: Interpretation
	638	Subsection 25.5.2:		773	Subsection 25.5.2: Composition of Sub-Committee
	639	Subsection 25.5.3:		774	Subsection 25.5.3: Procedure
	640	Subsection 25.5.4:		775	Subsection 25.5.4: Exclusions
	641	Section 25.6: Licensing Committee – Rules of Procedure Governing Applications for Sex Establishment Licenses under Section 2 of and Schedule 3 to the Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1982		776	Section 25.6: Licensing Committee – Rules of Procedure Governing Applications for Sex Establishment Licenses under Section 2 of and Schedule 3 to the Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1982
n	642	Subsection 25.6.1:	n	777	Subsection 25.6.1: Interpretation
	643	Subsection 25.6.2:		778	Subsection 25.6.2: Composition of Sub-Committee
	644	Subsection 25.6.3:		779	Subsection 25.6.3: Procedure
	645	Subsection 25.6.4:		780	Subsection 25.6.4: Exclusions
	646	Section 25.7: Licensing Code of Conduct		781	Section 25.7: Licensing Code of Conduct
n	647	INTRODUCTION	n
	648	Subsection 25.7.1:		782	Subsection 25.7.1: INTRODUCTION
	649	Subsection 25.7.2:		783	Subsection 25.7.2: HUMAN RIGHTS ACT
	650	Subsection 25.7.3:		784	Subsection 25.7.3: QUASI-JUDICIAL HEARINGS
	651	Subsection 25.7.4:		785	Subsection 25.7.4: PREDISPOSITION, PREDETERMINATION OR BIAS
	652	Subsection 25.7.5:		786	Subsection 25.7.5: INTERESTS
	653	Subsection 25.7.6:		787	Subsection 25.7.6: Training of Councillors
	654	Subsection 25.7.7:		788	Subsection 25.7.7: Application by a Councillor or Officer
	655	Subsection 25.7.8:		789	Subsection 25.7.8: APPLICATION BY THE COUNCIL (OR WHERE THE COUNCIL IS THE LANDOWNER)
	656	Subsection 25.7.9:		790	Subsection 25.7.9: LOBBYING
	657	Subsection 25.7.10:		791	Subsection 25.7.10: PRE HEARING DISCUSSIONS
	658	Subsection 25.7.11:		792	Subsection 25.7.11: SITE VISITS
	659	Subsection 25.7.12:		793	Subsection 25.7.12: RELATIONSHIP BETWEEN COUNCILLORS AND OFFICERS
	660	Subsection 25.7.13:		794	Subsection 25.7.13: CONDUCT AT THE HEARING
	661	Subsection 25.7.14:		795	Subsection 25.7.14: COUNCILLORS WHO ARE NOT ON THE COMMITTEE
	662	Subsection 25.7.15:		796	Subsection 25.7.15: MAKING THE DECISION
	663	Subsection 25.7.16:		797	Subsection 25.7.16: APPEALS
	664	Subsection 25.7.17:		798	Subsection 25.7.17: RECORD KEEPING
	665	Subsection 25.7.18:		799	Subsection 25.7.18: SUMMARY DOS AND DO NOT'S
				800	Subsection 25.7.19: PROCEDURE NOTES
	666	Pensions Committee		801	Pensions Committee
	667	Section 26.1: Introduction		802	Section 26.1: Introduction
	668	The Pensions Committee undertakes required responsibilities in relation to the Local Government Pensions Scheme.		803	The Pensions Committee undertakes required responsibilities in relation to the Local Government Pensions Scheme.
	669	Section 26.2: Terms of Reference		804	Section 26.2: Terms of Reference
n			n	805	To consider pension matters and meet the obligations and the duties of the Council under the Superannuation Act 1972 and the various statutory requirements in respect of investment matters.
	670			806
n	671		n	807	7 Councillors, 1 representative of the Admitted Bodies and 1 Trade Union representative. The Admitted Body and Trade Union representatives will be non-voting members of the Committee.
	672	To consider pension matters and meet the obligations and the duties of the Council under the Superannuation Act 1972 and the various statutory requirements in respect of investment matters.		808	Members of the Pensions Committee including co-opted members, are required to declare any interests that they have in relation to the Pension Fund or items on the agenda at the commencement of the meeting.
	673
	674
	675	7 Councillors, 1 representative of the Admitted Bodies and 1 Trade Union representative. The Admitted Body and Trade Union representatives will be non-voting members of the Committee.
	676
	677	Members of the Pensions Committee including co-opted members, are required to declare any interests that they have in relation to the Pension Fund or items on the agenda at the commencement of the meeting.
	678	Table of Functions		809	Table of Functions
	679			810
n	680	3 Members of the Committee	n	811	3 Members of the Committee
				812
	681	At least four times a year in the ordinary course of business and additional meetings may be arranged as required to facilitate work. Work for the year will be agreed with the Committee to include dedicated training sessions for Committee members.		813	At least four times a year in the ordinary course of business and additional meetings may be arranged as required to facilitate work. Work for the year will be agreed with the Committee to include dedicated training sessions for Committee members.
				814	Section 26.3: Procedure Details
				815	The Council decides the composition and makes appointments to the Pensions Committee. Currently the membership of the Pensions Committee is a minimum of 7 elected Members from Tower Hamlets Council on a politically proportionate basis and the Pensions Committee will elect a Chair and Vice Chair. All Tower Hamlets Council elected Members have voting rights on the Committee and three voting members of the Committee are required to be able to deem the meeting quorate.
				816	In addition there are two co-opted non-voting members representing employer and Scheme member interests. Although the co-opted representatives do not have voting rights they are treated as equal members of the Committee, they have access to all Committee Advisers, officers, meetings and training as if they were Council Members and have the opportunity to contribute to the decision making process.
				817	Voting rights are restricted to elected Members as they are deemed to be fulfilling the role of Trustees as the Pension Fund with all the legal responsibilities that this entails, it was not felt appropriate to apply the same legal definition to the lay members of the Committee and hence their role as non-voting members.
				818	Agendas for meetings will be agreed with the Chair and will be circulated with supporting papers to all members of the Committee, officers of the Council as appropriate and the Fund's Investment Advisor.
				819	Notice of meetings and provision of agendas and other papers will comply with the Access to Information Procedure Rules.
	682	Standards Advisory Committee		820	Standards Advisory Committee
	683	Section 27.1: Introduction		821	Section 27.1: Introduction
	684	In accordance with the requirements of the Localism Act 2011 the Council has adopted a Code of Conduct for Members together with arrangements for dealing with any complaint of a breach of the Code including the appointment of an Independent Person. The Code of Conduct and the arrangements for dealing with any complaint of a breach of the Code are set out at Part C, Section 31 of this Constitution.		822	In accordance with the requirements of the Localism Act 2011 the Council has adopted a Code of Conduct for Members together with arrangements for dealing with any complaint of a breach of the Code including the appointment of an Independent Person. The Code of Conduct and the arrangements for dealing with any complaint of a breach of the Code are set out at Part C, Section 31 of this Constitution.
	685	In order to promote and maintain high standards of conduct, the Council at its Annual Meeting will establish a Standards Advisory Committee using its powers under section 102(4) of the Local Government Act 1972.		823	In order to promote and maintain high standards of conduct, the Council at its Annual Meeting will establish a Standards Advisory Committee using its powers under section 102(4) of the Local Government Act 1972.
	686	The Standards Advisory Committee shall have the power to create sub-committees in order to discharge its advisory role.		824	The Standards Advisory Committee shall have the power to create sub-committees in order to discharge its advisory role.
	687	The Standards Advisory Committee’s composition shall be set out in its Terms of Reference. It includes Councillors and Independent Co-opted Members (but may not include the Mayor or more than one Cabinet Member).		825	The Standards Advisory Committee’s composition shall be set out in its Terms of Reference. It includes Councillors and Independent Co-opted Members (but may not include the Mayor or more than one Cabinet Member).
n	688	The Standards Advisory Committee has a set of procedures which govern its arrangements. These are set out Part B Section 19 and the Supplementary Documents Pack Section S13.	n	826	The Standards Advisory Committee has a set of procedures which govern its arrangements. These are set out in Part E,  Section 27  and the Supplementary Documents Pack Section S13.
	689	The Council has appointed two statutory Independent Persons to assist in dealing with complaints of alleged breach of the Code of Conduct for Members under section 28(7) of the Localism Act 2011. They are not co-opted member of the Standards Advisory Committee but may attend and observe any meeting of the Committee or a sub-committee established by it.		827	The Council has appointed two statutory Independent Persons to assist in dealing with complaints of alleged breach of the Code of Conduct for Members under section 28(7) of the Localism Act 2011. They are not co-opted member of the Standards Advisory Committee but may attend and observe any meeting of the Committee or a sub-committee established by it.
n			n	828	Section 27.2: Standards Advisory Committee Terms of Reference
	690	Section 27.2: Hearings Advisory Sub-Committee Terms of Reference		829	Section 27.3: Hearings Advisory Sub-Committee Terms of Reference
	691	Section 27.3: TO DELETE - Standards Advisory Committee Procedures
	692	Subsection 27.3.1:
	693	Subsection 27.3.2:
	694	Subsection 27.3.3:
	695	Subsection 27.3.4:
	696	Subsection 27.3.5:
	697	Strategic Development and Development Committees		830	Strategic Development and Development Committees
	698	Section 28.1: Introduction		831	Section 28.1: Introduction
	699			832
n	700	Tower Hamlets Council is a local planning authority for its area. Local Planning Authorities must make a Local Plan for their area and make decisions on planning applications for new development that are submitted.	n	833	Tower Hamlets Council is a local planning authority for its area. Local Planning Authorities must make a Local Plan for their area and make decisions on planning applications for new development that are submitted.
	701	The executive Mayor, Cabinet and full Council are responsible for decisions about the Council's Local Plan. Most decisions on planning applications are made by senior planning officers under powers that are delegated to them. Applications for the largest scale developments or those which have attracted significant public interest are determined by one of the Council's two planning committees - the   and the  . The terms of reference for both committees are set out below.		834	The executive Mayor, Cabinet and full Council are responsible for decisions about the Council's Local Plan. Most decisions on planning applications are made by senior planning officers under powers that are delegated to them. Applications for the largest scale developments or those which have attracted significant public interest are determined by one of the Council's two planning committees - the   and the  . The terms of reference for both committees are set out below.
	702	Section 28.2: Development Committee Terms of Reference		835	Section 28.2: Development Committee Terms of Reference
	703			836
n	704		n	837
	705	To determine applications for planning permission and listed building consent which have triggered over 20 representations (for or against) and/or that meet certain criteria with regards to size amongst other issues. Note that certain applications exceed the remit of the Development Committee and these are considered by the Strategic Development Committee.		838	To determine applications for planning permission and listed building consent which have triggered over 20 representations (for or against) and/or that meet certain criteria with regards to size amongst other issues. Note that certain applications exceed the remit of the Development Committee and these are considered by the Strategic Development Committee.
	706			839
n	707	7 Councillors	n	840	7 Councillors (each political group may appoint up to 3 substitutes).
	708	Note - It shall be for the Corporate Director, Housing and Regeneration to determine whether a matter meets any of the above criteria.		841	Note - It shall be for the Corporate Director, Housing and Regeneration to determine whether a matter meets any of the above criteria.
	709			842
n	710	3 Members of the Committee	n	843	3 Members of the Committee
	711	Section 28.3: Strategic Development Committee Terms of Reference		844	Section 28.3: Strategic Development Committee Terms of Reference
	712			845
n	713	To determine larger-scale major or strategic planning matters, within and exceeding the remit of the Development Committee in terms of size and scale amongst other issues.	n	846	To determine larger-scale major or strategic planning matters, within and exceeding the remit of the Development Committee in terms of size and scale amongst other issues.
	714			847
n	715	9 Councillors	n	848	9 Councillors
	716	Note - It shall be for the Corporate Director, Housing and Regeneration to determine whether a matter meets any of the above criteria.		849	Note - It shall be for the Corporate Director, Housing and Regeneration to determine whether a matter meets any of the above criteria.
	717			850
n	718	3 Members of the Committee	n	851	3 Members of the Committee
	719	Section 28.4: Council Guidelines for Determining Planning Applications under the Town and Country Planning Act 1990		852	Section 28.4: Council Guidelines for Determining Planning Applications under the Town and Country Planning Act 1990
	720	Section 28.5: Strategic Development Committee / Development Committee - Development Procedure Rules		853	Section 28.5: Strategic Development Committee / Development Committee - Development Procedure Rules
	721	Subsection 28.5.1: SCOPE		854	Subsection 28.5.1: SCOPE
	740	The Health and Wellbeing Board provides support in relation to the executive matters set out in the Terms of Reference linked to the Health and Social Care Act 2012.		873	The Health and Wellbeing Board provides support in relation to the executive matters set out in the Terms of Reference linked to the Health and Social Care Act 2012.
	741	Section 29.2: Tower Hamlets Health and Wellbeing Board - Terms of Reference		874	Section 29.2: Tower Hamlets Health and Wellbeing Board - Terms of Reference
	742			875
n	743	The Health and Social Care Act 2012 created a statutory Health and Wellbeing Board (HWBB) in every Upper-Tier Local Authority in England, effective from April 2013. The HWBB is a formal committee of the local authority charged with promoting greater integration and partnership between bodies from the NHS, public health and local government.	n	876	The Health and Social Care Act 2012 created a statutory Health and Wellbeing Board (HWBB) in every Upper-Tier Local Authority in England, effective from April 2013. The HWBB is a formal committee of the local authority charged with promoting greater integration and partnership between bodies from the NHS, public health and local government.
	744			877
n	745	The Membership of the Board is as follows:	n	878	The Membership of the Board is as follows:
	746			879
n	747	3 Voting Members of the Committee	n	880	3 Voting Members of the Committee
	748	Other Bodies and Panels Involving Members		881	Other Bodies and Panels Involving Members
	749	Section 30.1: Introduction		882	Section 30.1: Introduction
	750	The Council also operates a number of other bodies and panels to take decisions or offer scrutiny or guidance in a number of specific areas. These are often set up under specific legislation. Those involving Members of the Council are listed here. Others are listed in the Supplementary Documents. Brief Terms of Reference are presented below, whilst full procedures for certain bodies are set out in the Supplementary Documents Pack.		883	The Council also operates a number of other bodies and panels to take decisions or offer scrutiny or guidance in a number of specific areas. These are often set up under specific legislation. Those involving Members of the Council are listed here. Others are listed in the Supplementary Documents. Brief Terms of Reference are presented below, whilst full procedures for certain bodies are set out in the Supplementary Documents Pack.
	765	Section 30.5: Pensions Board Terms of Reference and Procedures		898	Section 30.5: Pensions Board Terms of Reference and Procedures
	766	Subsection 30.5.1:		899	Subsection 30.5.1:
	767			900
n	768	The Board was created under the Public Service Pensions Act 2013 to assist the Administering Authority (Tower Hamlets Council) in its role as a scheme manager of the scheme.	n	901	The Board was created under the Public Service Pensions Act 2013 to assist the Administering Authority (Tower Hamlets Council) in its role as a scheme manager of the scheme.
	769			902
n	770	The Board shall consist of 6 voting members, as follows:	n	903	The Board shall consist of 6 voting members, as follows:
	771	There shall be an equal number of Member and Employer Representatives.		904	There shall be an equal number of Member and Employer Representatives.
	772	There shall also be 1 other representative who is not entitled to vote (to be appointed as Chair).		905	There shall also be 1 other representative who is not entitled to vote (to be appointed as Chair).
	773			906
n	774	A meeting is only quorate when at least one person of each member and employer representatives are present plus an independent chair or 50% of both member and employer representatives are present. A meeting that becomes inquorate may continue but any decisions will be non-binding.	n	907	A meeting is only quorate when at least one person of each member and employer representatives are present plus an independent chair or 50% of both member and employer representatives are present. A meeting that becomes inquorate may continue but any decisions will be non-binding.
	775	Subsection 30.5.2:		908	Subsection 30.5.2:
	776	Section 30.6: Standing Advisory Council on Religious Education (SACRE) Terms of Reference and Procedures		909	Section 30.6: Standing Advisory Council on Religious Education (SACRE) Terms of Reference and Procedures
	777	Subsection 30.6.1: Summary Description		910	Subsection 30.6.1: Summary Description
	779	Subsection 30.6.3: Table of Functions		912	Subsection 30.6.3: Table of Functions
	780	Subsection 30.6.4: Quorum		913	Subsection 30.6.4: Quorum
	781	Joint Committees Involving Members		914	Joint Committees Involving Members
n	782	As set out in more detail in Section 12, the Council may establish joint arrangements with one or more local authorities and/or their Executives to exercise functions in any of the participating authorities, or advise the Council on any matter. Such arrangements may involve the appointment of a joint Committee with these other local authorities and/or their Executives.	n
	783	The Mayor or Executive may only appoint Executive Members to a join Committee except where:
	784	Terms of Reference for the Council’s Joint Committees are set out below.
	785	Section 31.1: JOINT ARRANGEMENTS AND PARTNERSHIP WORKING		915	Section 31.1: JOINT ARRANGEMENTS AND PARTNERSHIP WORKING
n			n	916	As set out in more detail in  Chapter 13 , the Council, or any officer delegated under the Council's Scheme of Delegation, may establish joint arrangements with one or more local authorities and/or their Executives to exercise functions in any of the participating authorities, or advise the Council on any matter. Such arrangements may involve the appointment of a joint Committee with these other local authorities and/or their Executives.
	786	The Council or the Executive in order to promote or improve the economic, social or environmental well-being of the whole or any part of the borough, may:		917	The Council or the Executive in order to promote or improve the economic, social or environmental well-being of the whole or any part of the borough, may:
n	787	The Council, or any officer delegated under the Council’s Scheme of Delegation, may establish joint arrangements with one or more local authorities and/or their Executives to exercise functions in any of the participating authorities, or advise the Council on any matter. Such arrangements may involve the appointment of a joint Committee with these other local authorities and/ or their Executives.	n
	788	The Mayor or Executive may establish joint arrangements with one or more local authorities to exercise functions that are executive functions. Such arrangements may involve the appointment of joint Committees with these other local authorities and/ or their Executives.		918	The Mayor or Executive may establish joint arrangements with one or more local authorities to exercise functions that are executive functions. Such arrangements may involve the appointment of joint Committees with these other local authorities and/ or their Executives.
	789	The Mayor or Executive may only appoint Executive Members to a joint Committee except where:		919	The Mayor or Executive may only appoint Executive Members to a joint Committee except where:
	790	Every person appointed to the joint committee by the Executive may be a member of the Executive or of the Council.		920	Every person appointed to the joint committee by the Executive may be a member of the Executive or of the Council.
	791	The political balance requirements do not apply to the appointments in 4 and 5 above.		921	The political balance requirements do not apply to the appointments in 4 and 5 above.
n	792	Pursuant to section 101 of the Local Government Act 1972 and section 9EB of the Local Government Act 2000 the Council is a member of a number of joint committees under the umbrella of London Councils (formerly known as the Association of London Government or the ALG). These are-	n	922	Section 101 of the Local Government Act 1972 and section 9EB of the Local Government Act 2000 permit the Council to participate in joint committees. The Council is a Member of joint committees under the umbrella of London Councils (formerly known as the Association of London Government or the ALG). These are-
	793	Additionally, the Council is also a member of the following joint committees:		923	Additionally, the Council is also a member of the following joint committees:
n	794	These Joint Committees shall have delegated authority to discharge the functions of the Council as per the terms of reference for these joint committees as set out in Part B of this Constitution.	n	924	These Joint Committees shall have delegated authority to discharge the functions of the Council as per the terms of reference for these joint committees as set out in  Part E, Chapter 31  of this Constitution.
				925	Further information, including Terms of Reference for Joint Bodies involving Members are set out below.
	795	Access to information rules are contained in the Access to Information Procedure Rules in Part B of the Constitution.		926	Access to information rules are contained in the  Access to Information Procedure Rules in Part B, Chapter 10  of the Constitution.
	796	If all the members of any joint Committee are Members of the Executive in each of the participating authorities then its access to information regime is the same as that applied to the Executive.		927	If all the members of any joint Committee are Members of the Executive in each of the participating authorities then its access to information regime is the same as that applied to the Executive.
	797	If the joint Committee contains Members who are not on the Executive of any participating authority the access to information rules in Part V of the Local Government Act 1972 will apply.		928	If the joint Committee contains Members who are not on the Executive of any participating authority the access to information rules in Part V of the Local Government Act 1972 will apply.
	798	The Council or the Mayor or Executive or any officer delegated under the Council’s Scheme of Delegation may delegate their powers and functions to another local authority or, in certain circumstances, the Executive of another local authority.		929	The Council or the Mayor or Executive or any officer delegated under the Council’s Scheme of Delegation may delegate their powers and functions to another local authority or, in certain circumstances, the Executive of another local authority.
n	799	The decision whether or not to accept such a delegation from another local authority shall be for Council or the Mayor or Executive or officer delegated under the Council’s Scheme of Delegation as appropriate depending upon whether or not the powers or functions are the responsibility of the Executive.	n	930	The decision whether or not to accept such a delegation from another local authority shall be for Council or the Mayor or Executive or officer delegated under the Council’s Scheme of Delegation as appropriate depending upon how the relevant power or function is assigned or delegated in the authority.
	800	The Mayor or Executive may contract out to another body or organisation functions which may be exercised by an officer and which are subject to an order under section 70 of the Deregulation and Contracting Out Act 1994, or under contracting arrangements where the contractor acts as the Council’s agent under usual contracting principles, providing there is no delegation of the Council’s discretionary decision making.		931	The Mayor or Executive may contract out to another body or organisation functions which may be exercised by an officer and which are subject to an order under section 70 of the Deregulation and Contracting Out Act 1994, or under contracting arrangements where the contractor acts as the Council’s agent under usual contracting principles, providing there is no delegation of the Council’s discretionary decision making.
	801	The Tower Hamlets Strategic Partnership brings together all of the key stakeholders in the borough – residents, the Mayor and Council, Police, the health service, other public services, voluntary and community groups, faith communities and businesses – with the aim of working together to improve the quality of life of people who live and work in the borough. The Council provides support for the administration of the Partnership but the Partnership is independent of the local authority.		932	The Tower Hamlets Strategic Partnership brings together all of the key stakeholders in the borough – residents, the Mayor and Council, Police, the health service, other public services, voluntary and community groups, faith communities and businesses – with the aim of working together to improve the quality of life of people who live and work in the borough. The Council provides support for the administration of the Partnership but the Partnership is independent of the local authority.
	802	The Partnership delivers its vision through The Tower Hamlets Plan 2018-23, which has the key objective - tackling inequality by building a strong, inclusive and fair borough – as well as four themes:		933	The Partnership delivers its vision through The Tower Hamlets Plan 2018-23, which has the key objective - tackling inequality by building a strong, inclusive and fair borough – as well as four themes:
n	803		n
	804	– this is about ensuring young people are supported to build on their aspirations and achieve their full potential.
	805
	806	– this is about helping people be job ready by taking up the skills training available, as well as working with employers to make sure they have practises in place which support the community, through inclusive recruitment, responsible employment and fair access to jobs.
	807
	808	– this is about ensuring people are active, and reducing isolation and the fear of crime.
	809
	810	– person-centred care, empowering people to live on their own independently. It’s about improving the quality of life for our residents, tackling health inequalities and managing demand for services.
	811	In order to deliver its vision, the Partnership will review and establish arrangements to support its operation including executive support, development and delivery of initiatives, engagement with stakeholders as well as performance management.		934	In order to deliver its vision, the Partnership will review and establish arrangements to support its operation including executive support, development and delivery of initiatives, engagement with stakeholders as well as performance management.
	812	Section 31.2: London Councils Grants Committee Terms of Reference		935	Section 31.2: London Councils Grants Committee Terms of Reference
	813			936
n	814		n	937
	815	This Committee was established to take decisions in relation to the London Councils Grants Scheme which was established under section 48 of the Local Government Act 1985. The members of the Grants Committee are from the 33 London Boroughs (this includes the City of London).		938	This Committee was established to take decisions in relation to the London Councils Grants Scheme which was established under section 48 of the Local Government Act 1985. The members of the Grants Committee are from the 33 London Boroughs (this includes the City of London).
	816			939
n	817		n	940
	818	The terms of reference of the Committee are:		941	The terms of reference of the Committee are:
	819			942
n	820	See for the London Council’s Committee	n	943	See for the London Council’s Committee
	821	Section 31.3: Inner North East London Joint Health Overview and Scrutiny Committee Terms of Reference		944	Section 31.3: Inner North East London Joint Health Overview and Scrutiny Committee Terms of Reference
	822			945
n	823	: 1. Regulation 30 of the Local Authority ( Public Health, Health and Wellbeing Boards and Health Scrutiny) Regulations 2013 (Reg 30) ensure that there are sufficient scrutiny procedures and policies in place to cover the cross-Borough wide NHS Sustainability and Transformation Plan (STP).	n	946	: 1. Regulation 30 of the Local Authority ( Public Health, Health and Wellbeing Boards and Health Scrutiny) Regulations 2013 (Reg 30) ensure that there are sufficient scrutiny procedures and policies in place to cover the cross-Borough wide NHS Sustainability and Transformation Plan (STP).
	824			947
n	825	: The INEL JHOSC will be a committee serviced by the participating local authorities on a two-yearly cycle – the current local authority hosting the INEL JHOSC is the London Borough of Newham in accordance with section 101(5) of the Local Government 1972;	n	948	: The INEL JHOSC will be a committee serviced by the participating local authorities on a two-yearly cycle – the current local authority hosting the INEL JHOSC is the London Borough of Newham in accordance with section 101(5) of the Local Government 1972;
	826	The membership shall be made up of three members from each of the larger participating local authorities and one from the City of London Corporation; making a total of 10 members, with each council’s membership being politically proportionate and with non-executive councillors making up the membership.		949	The membership shall be made up of three members from each of the larger participating local authorities and one from the City of London Corporation; making a total of 10 members, with each council’s membership being politically proportionate and with non-executive councillors making up the membership.
	827	Substitutions will be accepted if a councillor is not able to attend a meeting of the JHOSC and that councillor has informed the Chair and Scrutiny Officer five working days in advance of the meeting.		950	Substitutions will be accepted if a councillor is not able to attend a meeting of the JHOSC and that councillor has informed the Chair and Scrutiny Officer five working days in advance of the meeting.
	828	Guidance suggests that co-opting people is one method of ensuring involvement of key stakeholders with an interest in, or knowledge of, the issue being scrutinised. This is already a power of overview and scrutiny committees by virtue of the Local Government Act 2000. However, the Guidance also recommends other ways of involving stakeholders by, for example, giving evidence or by acting as advisers to the committee.		951	Guidance suggests that co-opting people is one method of ensuring involvement of key stakeholders with an interest in, or knowledge of, the issue being scrutinised. This is already a power of overview and scrutiny committees by virtue of the Local Government Act 2000. However, the Guidance also recommends other ways of involving stakeholders by, for example, giving evidence or by acting as advisers to the committee.
	829	A Chair (from the host authority) will be appointed by the JHOSC at the first meeting.		952	A Chair (from the host authority) will be appointed by the JHOSC at the first meeting.
	830	A vice-Chair (from non-host local authorities) will be appointment by the JHOSC at the first meeting. Where agreed, a second vice-Chair may also be nominated to ensure parity across the Membership.		953	A vice-Chair (from non-host local authorities) will be appointment by the JHOSC at the first meeting. Where agreed, a second vice-Chair may also be nominated to ensure parity across the Membership.
	831			954
n	832	Consider and respond to any health matter which:  Impacts on two or more participating local authorities or on the sub region as a whole, and for which a response has been requested by NHS organisations under Section 244 of the NHS Act 2006; and  All participating local authorities agree to consider as an INEL JHOSC	n	955	Consider and respond to any health matter which:  Impacts on two or more participating local authorities or on the sub region as a whole, and for which a response has been requested by NHS organisations under Section 244 of the NHS Act 2006; and  All participating local authorities agree to consider as an INEL JHOSC
	833	To collectively review and scrutinise any proposals within the STP that are a substantial development / variation of the NBS or the substantial development / variation of such service where more than one local authority is consulted by the relevant NHS body pursuant to Reg 30;		956	To collectively review and scrutinise any proposals within the STP that are a substantial development / variation of the NBS or the substantial development / variation of such service where more than one local authority is consulted by the relevant NHS body pursuant to Reg 30;
	834	To collectively consider whether a specific proposal within the STP that’s is not a substantial development or variation is only relevant for one authority and therefore should be referred to that local authority’s Health Scrutiny Committee for scrutiny;		957	To collectively consider whether a specific proposal within the STP that’s is not a substantial development or variation is only relevant for one authority and therefore should be referred to that local authority’s Health Scrutiny Committee for scrutiny;
	835	In the event that a participating local authority considers that it may wish to consider a discretionary matter itself rather than have it dealt with by the joint committee it shall give notice to the other participating councils and the joint committee shall then not take any decision on the discretionary matter (other than a decision which would not affect the council giving notice) until after the next full Council meeting of the council giving notice in order that the council giving notice may have the opportunity to withdraw delegation of powers in respect of that discretionary matter;		958	In the event that a participating local authority considers that it may wish to consider a discretionary matter itself rather than have it dealt with by the joint committee it shall give notice to the other participating councils and the joint committee shall then not take any decision on the discretionary matter (other than a decision which would not affect the council giving notice) until after the next full Council meeting of the council giving notice in order that the council giving notice may have the opportunity to withdraw delegation of powers in respect of that discretionary matter;
	869	All Members, officers, members of the public and patient representatives involved in improving health and health services through scrutiny will be treated with courtesy and respect at all times.		992	All Members, officers, members of the public and patient representatives involved in improving health and health services through scrutiny will be treated with courtesy and respect at all times.
	870	Improving health and health services through scrutiny is most likely to be achieved through co-operation and collaboration between representatives of the various Local Councils, NHS Trusts, representatives of Healthwatch and the Clinical Commissioning Groups commissioning hospital services;		993	Improving health and health services through scrutiny is most likely to be achieved through co-operation and collaboration between representatives of the various Local Councils, NHS Trusts, representatives of Healthwatch and the Clinical Commissioning Groups commissioning hospital services;
	871	Co-operation and joint working will be developed over time through mutual trust and respect with the objective of improving health and health services for local people through effective scrutiny.		994	Co-operation and joint working will be developed over time through mutual trust and respect with the objective of improving health and health services for local people through effective scrutiny.
n			n	995	All agencies will be committed to working together in mutual co-operation to share knowledge and deal with requests for information and reports for the JHOSC within the time scales set down.
	872	The JHOSC will give reasonable notice of requests for information, reports and attendance at meetings.		996	The JHOSC will give reasonable notice of requests for information, reports and attendance at meetings.
	873	The JHOSC, whilst working within a framework of collaboration, mutual trust and co-operation, will always operate independently of the NHS and have the authority to hold views independent of other Members of representative Councils and their Executives;		997	The JHOSC, whilst working within a framework of collaboration, mutual trust and co-operation, will always operate independently of the NHS and have the authority to hold views independent of other Members of representative Councils and their Executives;
	874	The independence of the JHOSC must not be compromised by its Members, by other Members of the Council or any of the Councils’ Executives, or by any other organisation it works with;		998	The independence of the JHOSC must not be compromised by its Members, by other Members of the Council or any of the Councils’ Executives, or by any other organisation it works with;
	877	Where a wider principle has been highlighted through such a complaint or concern, the JHOSC should consider if further scrutiny is required. In such circumstances it is the principle and not the individual concern that will be subject to scrutiny.		1001	Where a wider principle has been highlighted through such a complaint or concern, the JHOSC should consider if further scrutiny is required. In such circumstances it is the principle and not the individual concern that will be subject to scrutiny.
	878	Section 31.4: Joint Committee of the Six Growth Boroughs Terms of Reference		1002	Section 31.4: Joint Committee of the Six Growth Boroughs Terms of Reference
	879			1003
n	880		n	1004
	881	The Joint Committee of the Six Growth Boroughs is a joint committee pursuant to section 101(5) of the Local Government Act 1972. It consists of 12 Members, comprising two Members nominated by the Executive from each of the 6 boroughs, namely the London Boroughs of Barking and Dagenham, Hackney, Newham, Tower Hamlets, and Waltham Forest, and the Royal Borough of Greenwich, for a maximum period not exceeding beyond and Member’s remaining terms of office as a councillor		1005	The Joint Committee of the Six Growth Boroughs is a joint committee pursuant to section 101(5) of the Local Government Act 1972. It consists of 12 Members, comprising two Members nominated by the Executive from each of the 6 boroughs, namely the London Boroughs of Barking and Dagenham, Hackney, Newham, Tower Hamlets, and Waltham Forest, and the Royal Borough of Greenwich, for a maximum period not exceeding beyond and Member’s remaining terms of office as a councillor
	882			1006
n	883		n	1007
	884	To act as a joint committee of the London Boroughs of Hackney, Newham, Tower Hamlets, Waltham Forest, and Barking and Dagenham, and the Royal Borough of Greenwich (the six boroughs) for joint collaboration in relation to convergence and legacy and to discharge on behalf of the boroughs the executive functions listed below in so far as they relate to joint activities or areas of common concern in relation to convergence and legacy, as agreed in the business plan:		1008	To act as a joint committee of the London Boroughs of Hackney, Newham, Tower Hamlets, Waltham Forest, and Barking and Dagenham, and the Royal Borough of Greenwich (the six boroughs) for joint collaboration in relation to convergence and legacy and to discharge on behalf of the boroughs the executive functions listed below in so far as they relate to joint activities or areas of common concern in relation to convergence and legacy, as agreed in the business plan:
	885	Any other executive functions relating to joint activities or areas of common concern in relation to convergence and legacy in relation to which funding is allocated through the annual budget or in respect of which external funding or any other financial resources are allocated to the joint committee.		1009	Any other executive functions relating to joint activities or areas of common concern in relation to convergence and legacy in relation to which funding is allocated through the annual budget or in respect of which external funding or any other financial resources are allocated to the joint committee.
	886	The governance arrangements provide flexibility so that one or more but less than six boroughs can opt out of certain projects insofar as they relate to joint activities or areas of concern. It is within the capacity of the Joint Committee to agree that one or more but less than six boroughs may participate in work with other authorities outside the growth borough arrangements. The Joint Committee will agree any particular project will be undertaken by one or more boroughs outside the responsibilities of the Joint Committee.		1010	The governance arrangements provide flexibility so that one or more but less than six boroughs can opt out of certain projects insofar as they relate to joint activities or areas of concern. It is within the capacity of the Joint Committee to agree that one or more but less than six boroughs may participate in work with other authorities outside the growth borough arrangements. The Joint Committee will agree any particular project will be undertaken by one or more boroughs outside the responsibilities of the Joint Committee.
	887			1011
n	888		n	1012
	889	At least 1 Member from each of the 6 boroughs		1013	At least 1 Member from each of the 6 boroughs
	890	Section 31.5: London Council’s Committee (known as the Leader’s Committee) Terms of Reference		1014	Section 31.5: London Council’s Committee (known as the Leader’s Committee) Terms of Reference
	891			1015
n	892		n	1016
	893	The Leaders’ Committee is comprised of the Leader / Mayor of each of the 33 London Local Authorities		1017	The Leaders’ Committee is comprised of the Leader / Mayor of each of the 33 London Local Authorities
	894			1018
n	895		n	1019
	896	The terms of reference of the Committee are set out in full in the Agreement dated 1st April 2000 and are summarised below:		1020	The terms of reference of the Committee are set out in full in the Agreement dated 1st April 2000 and are summarised below:
	897			1021
n	898		n	1022
	899	The rules of debate and procedure for the conduct of meetings of the Leaders’ Committee are set out in Standing Orders contained in the 1 April 2000 Agreement and which are also published on the London Councils’ website. London Councils is also required to comply with Financial Regulations contained in the ALG Agreement. These Standing Orders and Financial Regulations also apply to the other London Councils joint committees detailed below.		1023	The rules of debate and procedure for the conduct of meetings of the Leaders’ Committee are set out in Standing Orders contained in the 1 April 2000 Agreement and which are also published on the London Councils’ website. London Councils is also required to comply with Financial Regulations contained in the ALG Agreement. These Standing Orders and Financial Regulations also apply to the other London Councils joint committees detailed below.
	900	Section 31.6: Pensions CIV Sectoral Committee Terms of Reference and Procedures		1024	Section 31.6: Pensions CIV Sectoral Committee Terms of Reference and Procedures
	901			1025
n	902	Each London Local Authority participating in the arrangements shall appoint a representative to the Committee being either the Leader of the authority or the elected mayor as appropriate or a deputy appointed for these purposes.	n	1026	Each London Local Authority participating in the arrangements shall appoint a representative to the Committee being either the Leader of the authority or the elected mayor as appropriate or a deputy appointed for these purposes.
	903			1027
n	904	The Pensions CIV Joint Committee will in practice be fulfilling two roles:	n	1028	The Pensions CIV Joint Committee will in practice be fulfilling two roles:
	905	New content		1029	New content
	906			1030
n	907	: As set out in the Standing Orders of London Councils	n	1031	: As set out in the Standing Orders of London Councils
	908	The Pensions CIV Joint Committee is a sectoral joint committee operating under the London Councils governance arrangements. (The London Councils’ Governing Agreement dated 13 December 2001 (as amended), London Councils’ Standing Orders, Financial Regulations and other policies and procedures as relevant.)		1032	The Pensions CIV Joint Committee is a sectoral joint committee operating under the London Councils governance arrangements. (The London Councils’ Governing Agreement dated 13 December 2001 (as amended), London Councils’ Standing Orders, Financial Regulations and other policies and procedures as relevant.)
n	909	1.a.2 Each London local authority participating in the arrangements shall appoint a representative to the Pensions CIV Joint Committee being either the Leader of the local authority or the elected mayor as applicable or a deputy appointed for these purposes. (Clause 4.5 of the London Councils’ Governing Agreement dated 13 December 2001 (as amended).)	n	1033	Each London local authority participating in the arrangements shall appoint a representative to the Pensions CIV Joint Committee being either the Leader of the local authority or the elected mayor as applicable or a deputy appointed for these purposes. (Clause 4.5 of the London Councils’ Governing Agreement dated 13 December 2001 (as amended).)
	910	The Pensions CIV Joint Committee shall appoint a Chair and Vice-Chair.		1034	The Pensions CIV Joint Committee shall appoint a Chair and Vice-Chair.
	911	The Pensions CIV Joint Committee shall meet at least once each year to act as a forum for the participating authorities to consider and provide guidance on the direction and performance of the CIV, In addition, members of the Pensions CIV Joint Committee shall meet at least once each year at an Annual General Meeting of the ACS Operator in their capacity as representing shareholders of the ACS Operator.		1035	The Pensions CIV Joint Committee shall meet at least once each year to act as a forum for the participating authorities to consider and provide guidance on the direction and performance of the CIV, In addition, members of the Pensions CIV Joint Committee shall meet at least once each year at an Annual General Meeting of the ACS Operator in their capacity as representing shareholders of the ACS Operator.
n	912	Subject to Clause 1.a.4 above, meetings of the Pensions CIV Joint Committee shall be called in accordance with London Councils’ Standing Orders and the procedure to be adopted at such meetings shall be determined in accordance with those Standing Orders.	n	1036	Subject to  Paragraph 8  above, meetings of the Pensions CIV Joint Committee shall be called in accordance with London Councils’ Standing Orders and the procedure to be adopted at such meetings shall be determined in accordance with those Standing Orders.
	913	If the Pensions CIV Joint Committee is required to make decisions on specialist matters in which the members of the Pensions CIV Joint Committee do not have expertise the Pensions CIV Joint Committee shall arrange for an adviser(s) to attend the relevant meeting to provide specialist advice to members of the Pensions CIV Joint Committee.		1037	If the Pensions CIV Joint Committee is required to make decisions on specialist matters in which the members of the Pensions CIV Joint Committee do not have expertise the Pensions CIV Joint Committee shall arrange for an adviser(s) to attend the relevant meeting to provide specialist advice to members of the Pensions CIV Joint Committee.
	914	The requirements of the Standing Orders of London Councils regarding quorum and voting shall apply to meetings of the Pensions CIV Joint Committee.		1038	The requirements of the Standing Orders of London Councils regarding quorum and voting shall apply to meetings of the Pensions CIV Joint Committee.
	915	To act as a representative body for those London local authorities that have chosen to take a shareholding in the Authorised Contractual Scheme (ACS) Operator company established for the purposes of a London Pensions Common Investment Vehicle (CIV).		1039	To act as a representative body for those London local authorities that have chosen to take a shareholding in the Authorised Contractual Scheme (ACS) Operator company established for the purposes of a London Pensions Common Investment Vehicle (CIV).
	916	To exercise functions of the participating London local authorities involving the exercise of sections 1 and 4 of the Localism Act 2011 where that relates to the actions of the participating London local authorities as shareholders of the ACS Operator company.		1040	To exercise functions of the participating London local authorities involving the exercise of sections 1 and 4 of the Localism Act 2011 where that relates to the actions of the participating London local authorities as shareholders of the ACS Operator company.
	917	To act as a forum for the participating authorities to consider and provide guidance on the direction and performance of the CIV and, in particular, to receive and consider reports and information from the ACS Operator particularly performance information and to provide comment and guidance in response (in so far as required and permitted by Companies Act 2006 requirements and FCA regulations).		1041	To act as a forum for the participating authorities to consider and provide guidance on the direction and performance of the CIV and, in particular, to receive and consider reports and information from the ACS Operator particularly performance information and to provide comment and guidance in response (in so far as required and permitted by Companies Act 2006 requirements and FCA regulations).
	918	In addition, members of the Pensions CIV Joint Committee will meet at least once each year at an Annual General Meeting of the ACS Operator to take decisions on behalf of the participating London local authorities in their capacity as shareholders exercising the shareholder rights in relation to the Pensions CIV Authorised Contractual Scheme operator (as provided in the Companies Act 2006 and the Articles of Association of the ACS Operator company) and to communicate these decisions to the Board of the ACS Operator company. These include:		1042	In addition, members of the Pensions CIV Joint Committee will meet at least once each year at an Annual General Meeting of the ACS Operator to take decisions on behalf of the participating London local authorities in their capacity as shareholders exercising the shareholder rights in relation to the Pensions CIV Authorised Contractual Scheme operator (as provided in the Companies Act 2006 and the Articles of Association of the ACS Operator company) and to communicate these decisions to the Board of the ACS Operator company. These include:
n	919	1. Overview	n	1043	Overview    The Pensions CIV Joint Committee will in practice be fulfilling two roles:
	920	The Pensions CIV Joint Committee will in practice be fulfilling two roles:
	921	There are various differences between the Committee meetings and the Shareholder Meetings, both in terms of how they are convened and who can attend. These differences are summarised below. In practice, the best way to conduct business is for a meeting of shareholders to be convened at the rising of the Joint Committee so that shareholders business can be transacted including any necessary formalising of any business of the joint committee:		1044	There are various differences between the Committee meetings and the Shareholder Meetings, both in terms of how they are convened and who can attend. These differences are summarised below. In practice, the best way to conduct business is for a meeting of shareholders to be convened at the rising of the Joint Committee so that shareholders business can be transacted including any necessary formalising of any business of the joint committee:
n	922	2. Committee Meetings	n	1045	Committee Meetings   The conduct of London Councils committee meetings are governed by London Councils’ Standing Orders which are contained in Schedule 6 of the Leaders’ Committee Governing Agreement.
	923	The conduct of London Councils committee meetings are governed by London Councils’ Standing Orders which are contained in Schedule 6 of the Leaders’ Committee Governing Agreement.		1046	Shareholder Meetings    The Shareholder Meetings are private meetings of the shareholders of the ACS Operator and only shareholders or their appointed representative may attend.
	924	3. Shareholder Meetings
	925	The Shareholder Meetings are private meetings of the shareholders of the ACS Operator and only shareholders or their appointed representative may attend.
	926	The conduct of the shareholder meetings will also be governed by London Councils’ Standing Orders as far as these are compatible with company law, or by company law where the requirements are different e.g. notice periods are longer under company law and there are rules around proxies which must be followed.		1047	The conduct of the shareholder meetings will also be governed by London Councils’ Standing Orders as far as these are compatible with company law, or by company law where the requirements are different e.g. notice periods are longer under company law and there are rules around proxies which must be followed.
	927	Section 31.7: London Councils’ Transport and Environment Committee Terms of Reference		1048	Section 31.7: London Councils’ Transport and Environment Committee Terms of Reference
	928			1049
n	929		n	1050
	930			1051	This Committee was established under an Agreement dated 15 January 1998, which was varied by Agreements dated 13 December 2001 and 1 May 2003. The Committee is comprised of 1 councillor from each of the London Local Authorities and Transport for London
	931	This Committee was established under an Agreement dated 15 January 1998, which was varied by Agreements dated 13 December 2001 and 1 May 2003. The Committee is comprised of 1 councillor from each of the London Local Authorities and Transport for London
	932			1052
n	933		n	1053
	934	The terms of reference of the Committee are set out in full in the Agreements dated 13th December 2001 and 1st May 2003 and are summarised below:		1054	The terms of reference of the Committee are set out in full in the Agreements dated 13th December 2001 and 1st May 2003 and are summarised below:
	935			1055
n	936	See for the London Council’s Committee above	n	1056	See for the London Council’s Committee above
	937	Other Joint and Local Bodies		1057	Other Joint and Local Bodies
	938	Section 32.1: Regional Adoption Panel Terms of Reference and Procedures		1058	Section 32.1: Regional Adoption Panel Terms of Reference and Procedures
	939	Subsection 32.1.1: Adoption Panel Terms of Reference		1059	Subsection 32.1.1: Adoption Panel Terms of Reference
	940	Subsection 32.1.2: Adoption Panel Procedures		1060	Subsection 32.1.2: Adoption Panel Procedures
	941	Section 32.2: The Channel Panel Terms of Reference		1061	Section 32.2: The Channel Panel Terms of Reference
	942			1062
n	943	The Counter Terrorism and Security Act 2015 sets out the statutory duty on local authorities to provide support for people vulnerable from being drawn into terrorism. This duty is met through the Channel Panel.	n	1063	The Counter Terrorism and Security Act 2015 sets out the statutory duty on local authorities to provide support for people vulnerable from being drawn into terrorism. This duty is met through the Channel Panel.
	944			1064
n	945	The Panel is chaired by the local authority and comprises of the Deputy Chair, representatives from Adult Social Care, Children’s Social Care, the Metropolitan Police, East London NHS Foundation Trust, National Probation Service, National Health Service, and London Borough of Tower Hamlets Community Safety Service. Additional members to the Panel can also be appointed on an ad hoc basis.	n	1065	The Panel is chaired by the local authority and comprises of the Deputy Chair, representatives from Adult Social Care, Children’s Social Care, the Metropolitan Police, East London NHS Foundation Trust, National Probation Service, National Health Service, and London Borough of Tower Hamlets Community Safety Service. Additional members to the Panel can also be appointed on an ad hoc basis.
	946			1066
n	947	: Three voting members including the Chair or Vice Chair and a panel member not employed by the local authority. All decisions are by way of a majority vote with the Chair holding the casting vote (as set out in the Channel Duty Guidance 2020)	n	1067	: Three voting members including the Chair or Vice Chair and a panel member not employed by the local authority. All decisions are by way of a majority vote with the Chair holding the casting vote (as set out in the Channel Duty Guidance 2020)
	948	Section 32.3: Children’s Social Care Complaint Review Panel Terms of Reference		1068	Section 32.3: Children’s Social Care Complaint Review Panel Terms of Reference
	949			1069
n	950	The Children Act 1989 Representations Procedure (England) Regulations 2006 (‘the 2006 Regulations’) provides that local authorities are required to put in place systems for complaints to be made verbally to a member of staff or in writing about the actions, decisions or apparent failings of a local authority’s children’s social services provision. Complaints can be made by the child or young person and to allow any other appropriate person to act on behalf of the child or young person concerned or make a complaint in their own right.	n	1070	The Children Act 1989 Representations Procedure (England) Regulations 2006 (‘the 2006 Regulations’) provides that local authorities are required to put in place systems for complaints to be made verbally to a member of staff or in writing about the actions, decisions or apparent failings of a local authority’s children’s social services provision. Complaints can be made by the child or young person and to allow any other appropriate person to act on behalf of the child or young person concerned or make a complaint in their own right.
	951			1071
n	952	The Panel consists of three independent people and independent means a person who is neither a member nor an officer of the Council, nor the spouse or civil partner of such a person. The Independent Person appointed to Stage 2 may not be a member of the Panel.	n	1072	The Panel consists of three independent people and independent means a person who is neither a member nor an officer of the Council, nor the spouse or civil partner of such a person. The Independent Person appointed to Stage 2 may not be a member of the Panel.
	953			1073
n	954	All three independent members of the panel	n	1074	All three independent members of the panel
	955	Section 32.4: Private Fostering Panel Procedure		1075	Section 32.4: Private Fostering Panel Procedure
	956			1076
n	957	To consider private fostering arrangements and related issues.	n	1077	To consider private fostering arrangements and related issues.
	958			1078
n	959	The Panel can have up to ten Members including the Chair, Vice-Chair, medical representative, education representative, independent member, and agency member. Advisors to the Panel can also be appointed.	n	1079	The Panel can have up to ten Members including the Chair, Vice-Chair, medical representative, education representative, independent member, and agency member. Advisors to the Panel can also be appointed.
	960			1080
n	961	: Three voting members including a panel member not employed by the Children’s Directorate and also either the Chair or Vice Chair.	n	1081	: Three voting members including a panel member not employed by the Children’s Directorate and also either the Chair or Vice Chair.
	962	Section 32.5: Additional Guidance and Procedures		1082	Section 32.5: Additional Guidance and Procedures
	963	This guidance and procedure should be used by:		1083	This guidance and procedure should be used by:
	964	Panel status		1084	Panel status
	1016	The Role of the Mayor and the Executive		1136	The Role of the Mayor and the Executive
	1017	Section 33.1: The Role of the Executive		1137	Section 33.1: The Role of the Executive
	1018	The Executive will carry out all the local authority’s functions which are not the responsibility of any other part of the Council, whether by law or under this Constitution.		1138	The Executive will carry out all the local authority’s functions which are not the responsibility of any other part of the Council, whether by law or under this Constitution.
n	1019	Subject to Section 3, Paragraph 27, the Mayor and Executive will follow the decision-making procedures set out in Part C of this Constitution when considering any matter.	n	1139	Subject to  Section 11.13 (Decision-Making by Council Bodies Acting as Tribunals) , the Mayor and Executive will follow the decision-making procedures set out in Part C of this Constitution when considering any matter.
	1020	The following parts of the Constitution, insofar as they relate to executive functions, constitute the Executive Arrangements: Part D, Chapter 11 - (How decisions are made) Part F - The Mayor and Executive   Part G, Chapters 38/39 ( Overview and Scrutiny Introduction  and  Overview and Scrutiny Procedure Rules ) Part E, Chapter 31 (Joint Committees involving Members) Part B, Section 10 (Access to Information Procedure Rules)		1140	The following parts of the Constitution, insofar as they relate to executive functions, constitute the Executive Arrangements:
				1141	Part D, Chapter 11 - (How decisions are made)
				1142
				1143	Part F - The Mayor and Executive
				1144	Part G, Chapters 38/39 ( Overview and Scrutiny Introduction  and  Overview and Scrutiny Procedure Rules )
				1145	Part E, Chapter 31 (Joint Committees involving Members)
				1146
				1147	Part B, Chapter 10 (Access to Information Procedure Rules)
				1148
	1021	Section 33.2: Who may make Executive Decisions?		1149	Section 33.2: Who may make Executive Decisions?
	1022	In law, functions which are the responsibility of the Executive may be exercised by (a) The Mayor (b) The Executive as a whole (the Cabinet); (c) A Committee/Sub-Committee of the Executive (but only Cabinet Members can be given voting rights); (d) An individual Member of the Executive; (e) The Chief Executive, a Chief Officer or an officer; (f) An area Committee; or a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007; (g) Through joint arrangements; or (h) Another local authority; subject to the Mayor or this Constitution giving delegated authority to the person/body listed to discharge the particular function.		1150	In law, functions which are the responsibility of the Executive may be exercised by (a) The Mayor (b) The Executive as a whole (the Cabinet); (c) A Committee/Sub-Committee of the Executive (but only Cabinet Members can be given voting rights); (d) An individual Member of the Executive; (e) The Chief Executive, a Chief Officer or an officer; (f) An area Committee; or a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007; (g) Through joint arrangements; or (h) Another local authority; subject to the Mayor or this Constitution giving delegated authority to the person/body listed to discharge the particular function.
n	1023	The arrangements for the discharge of executive functions at Tower Hamlets are set out in the executive arrangements adopted by the Council as set out in this Part of the Constitution and other relevant Parts as listed in Paragraph 3 above. [Note - Currently decisions on executive functions are taken by the Mayor, either at the Cabinet meeting or separately, unless the Mayor has delegated either a function as set out in those parts of the Constitution or a specific executive decision.]	n	1151	The arrangements for the discharge of executive functions at Tower Hamlets are set out in the executive arrangements adopted by the Council as set out in this Part of the Constitution and other relevant Parts as listed in Paragraph 3 above. Currently decisions on executive functions are taken by the Mayor, either at the Cabinet meeting or separately, unless the Mayor has delegated either a function as set out in those parts of the Constitution or a specific executive decision.
	1024	Section 33.3: Form and Composition		1152	Section 33.3: Form and Composition
	1025	The Executive will consist of the Mayor and between two and nine Councillors appointed by the Mayor, called Cabinet Members. One of the Cabinet Members will be appointed by the Mayor as the Statutory Deputy Mayor. When the Mayor and Cabinet Members meet together in Committee this is known as a meeting of the Cabinet.		1153	The Executive will consist of the Mayor and between two and nine Councillors appointed by the Mayor, called Cabinet Members. One of the Cabinet Members will be appointed by the Mayor as the Statutory Deputy Mayor. When the Mayor and Cabinet Members meet together in Committee this is known as a meeting of the Cabinet.
	1026	The King George’s Field Charity Board and the Grants Determination Sub-Committee are also Executive Bodies having executive decision-making powers. The Health and Wellbeing Board also has certain Executive functions		1154	The King George’s Field Charity Board and the Grants Determination Sub-Committee are also Executive Bodies having executive decision-making powers. The Health and Wellbeing Board also has certain Executive functions
	1037	The Mayor must appoint one of the Cabinet Members as the Statutory Deputy Mayor.		1165	The Mayor must appoint one of the Cabinet Members as the Statutory Deputy Mayor.
	1038	The Mayor may replace or remove a Cabinet Member, and/or may vary or delete their portfolio responsibilities, at any time and notify the Monitoring Officer as soon as a replacement is made.		1166	The Mayor may replace or remove a Cabinet Member, and/or may vary or delete their portfolio responsibilities, at any time and notify the Monitoring Officer as soon as a replacement is made.
	1039	Executive Members shall hold office until: a) They are removed or replaced by the Mayor; b) They resign from office; or c) They are no longer a Councillor.		1167	Executive Members shall hold office until: a) They are removed or replaced by the Mayor; b) They resign from office; or c) They are no longer a Councillor.
n	1040	In the case of a vacancy arising in any post of Cabinet Member the Mayor may appoint a Councillor to the vacant post at his/her discretion and notify the Monitoring Officer as soon as a replacement is made.	n	1168	In the case of a vacancy arising in any post of Cabinet Member the Mayor may choose to appoint another Councillor to the vacant post. The Mayor shall notify the Monitoring Officer as soon as a replacement is made.
	1041	Section 33.7: Cabinet Responsibilities		1169	Section 33.7: Cabinet Responsibilities
	1042	The Executive Members will have portfolios as set out in the Executive Scheme of Delegation.		1170	The Executive Members will have portfolios as set out in the Executive Scheme of Delegation.
n	1043	The portfolios may be subject to change from time to time at the discretion of the Mayor and will be updated by the Monitoring Officer as soon as reasonably practicable when so advised by the Mayor.	n	1171	The portfolios may be subject to change from time to time if the Mayor chooses and will be updated by the Monitoring Officer as soon as reasonably practically possible when so advised by the Mayor.
	1044	Section 33.8: Proceedings of the Cabinet		1172	Section 33.8: Proceedings of the Cabinet
	1045	Proceedings of the Cabinet shall take place in accordance with the Executive Procedure Rules.		1173	Proceedings of the Cabinet shall take place in accordance with the Executive Procedure Rules.
	1046	Section 33.9: Responsibility for Functions		1174	Section 33.9: Responsibility for Functions
	1047	The Monitoring Officer will maintain a list as part of this Constitution, setting out which individual Cabinet Members or Committees of the Executive, officers or joint arrangements are responsible for the exercise of particular executive functions.		1175	The Monitoring Officer will maintain a list as part of this Constitution, setting out which individual Cabinet Members or Committees of the Executive, officers or joint arrangements are responsible for the exercise of particular executive functions.
	1048	Section 33.10: Interests		1176	Section 33.10: Interests
n	1049	Where a Member of the Executive has a disclosable pecuniary interest this should be dealt with as set out in the Council’s Code of Conduct for Members at Part C Section 31 of this Constitution. If every Member has either a registerable or non-registerable interest and in the case of either interest it might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of the Members’ judgement being or likely to be impaired by the interest then this also should be dealt with as set out in the Council’s Code of Conduct for Members in Part C Section 31 of this Constitution. Where a Member of the Executive has either a registerable or non-registerable interest and in the case of either interest it might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of the Member’s judgement being or likely to be impaired by the interest then this should be dealt with as set out in the Council’s Code of Conduct for Members at Part C Section 31 of this Constitution. If the exercise of an executive function has been delegated to a Committee/Sub-Committee of the Executive, an individual Member, the Chief Executive, a Chief Officer or an officer, and should a disclosable pecuniary interest arise, then the function will be exercised in the first instance by the person or body by whom the delegation was made or otherwise as set out in the Council’s Code of Conduct for Members at Part C Section 31 of this Constitution. If the exercise of an executive function has been delegated to a Committee/Sub-Committee of the Executive, an individual Member, the Chief Executive, a Chief Officer or an officer, and should either a registerable or non-registerable interest arise and if either interest might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of that person’s judgement being or likely to be impaired by the interest arising, then the function will be exercised in the first instance by the person or body by whom the delegation was made or otherwise as set out in the Council’s Code of Conduct for Members at Part C Section 31 of this Constitution.	n	1177	Where a Member of the Executive has a disclosable pecuniary interest this should be dealt with as set out in the Council’s  Code of Conduct for Members  at Part H, Chapter 50 of this Constitution. If every Member has either a registerable or non-registerable interest and in the case of either interest it might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of the Members’ judgement being or likely to be impaired by the interest then this also should be dealt with as set out in the Council’s  Code of Conduct for Members  in Part H, Chapter 50 of this Constitution. Where a Member of the Executive has either a registerable or non-registerable interest and in the case of either interest it might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of the Member’s judgement being or likely to be impaired by the interest then this should be dealt with as set out in the Council’s  Code of Conduct for Members  at Part H, Chapter 50 of this Constitution. If the exercise of an executive function has been delegated to a Committee/Sub-Committee of the Executive, an individual Member, the Chief Executive, a Chief Officer or an officer, and should a disclosable pecuniary interest arise, then the function will be exercised in the first instance by the person or body by whom the delegation was made or otherwise as set out in the Council’s  Code of Conduct for Members  at Part H, Chapter 50 of this Constitution. If the exercise of an executive function has been delegated to a Committee/Sub-Committee of the Executive, an individual Member, the Chief Executive, a Chief Officer or an officer, and should either a registerable or non-registerable interest arise and if either interest might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of that person’s judgement being or likely to be impaired by the interest arising, then the function will be exercised in the first instance by the person or body by whom the delegation was made or otherwise as set out in the Council’s  Code of Conduct for Members  at Part H, Chapter 50 of this Constitution.
	1050	Responsibilities for Executive Functions		1178	Responsibilities for Executive Functions
	1051	Section 34.1: General		1179	Section 34.1: General
	1052	1. The Executive is responsible for all functions of the authority that are not reserved to the Council by the law or by this Constitution.		1180	1. The Executive is responsible for all functions of the authority that are not reserved to the Council by the law or by this Constitution.
	1057	Section 34.5: Responsibility for Executive Functions		1185	Section 34.5: Responsibility for Executive Functions
	1058	All executive functions of the Council are vested in the Mayor. The Mayor may exercise those functions themselves or may delegate specified executive functions to be exercised by the Cabinet meeting, a Cabinet committee, an individual Cabinet Member or an officer; or under the provisions of Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007 only, by a ward councillor. The Mayor may revoke any such delegations at any time.		1186	All executive functions of the Council are vested in the Mayor. The Mayor may exercise those functions themselves or may delegate specified executive functions to be exercised by the Cabinet meeting, a Cabinet committee, an individual Cabinet Member or an officer; or under the provisions of Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007 only, by a ward councillor. The Mayor may revoke any such delegations at any time.
	1059	The Mayor will provide the Monitoring Officer with a list (“the Executive Scheme of Delegation”) setting out who of the following (not specified in the delegations contained in Paragraphs 3 and 4 above) are responsible for particular Executive functions.		1187	The Mayor will provide the Monitoring Officer with a list (“the Executive Scheme of Delegation”) setting out who of the following (not specified in the delegations contained in Paragraphs 3 and 4 above) are responsible for particular Executive functions.
n	1060	The Mayor and Cabinet collectively; or an individual Cabinet Member; or a committee of the Cabinet; or an officer; or a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007; or through joint arrangements.	n
	1061	If the Mayor amends the Executive Scheme of Delegation the Mayor must provide the Monitoring Officer with an updated scheme within five working days.		1188	If the Mayor amends the Executive Scheme of Delegation the Mayor must provide the Monitoring Officer with an updated scheme within five working days.
	1062	In the event that the Mayor wishes to delegate executive decision-making powers to an individual Cabinet Member or Members; or to a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007, they will first take advice from the Monitoring Officer as to the appropriate rules that will need to be in place to govern the exercise of such powers before they are so exercised.		1189	In the event that the Mayor wishes to delegate executive decision-making powers to an individual Cabinet Member or Members; or to a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007, they will first take advice from the Monitoring Officer as to the appropriate rules that will need to be in place to govern the exercise of such powers before they are so exercised.
	1063	Mayor’s Executive Scheme of Delegation		1190	Mayor’s Executive Scheme of Delegation
	1072	Section 35.3: Delegations		1199	Section 35.3: Delegations
	1073	The Mayor may, in accordance with Paragraph 4 above, establish such Committees/Sub-committees of the Executive as he considers appropriate from time to time and these are set out in Paragraph 6 above.		1200	The Mayor may, in accordance with Paragraph 4 above, establish such Committees/Sub-committees of the Executive as he considers appropriate from time to time and these are set out in Paragraph 6 above.
	1074	The Mayor has not delegated his decision-making powers to the Executive acting collectively as the Cabinet or as the Housing Management (Cabinet) Sub-Committee. He has delegated decision-making powers to the Grants Determination (Cabinet) Sub-Committee and also the King George’s Field Charity Board as it is a Charitable Body.		1201	The Mayor has not delegated his decision-making powers to the Executive acting collectively as the Cabinet or as the Housing Management (Cabinet) Sub-Committee. He has delegated decision-making powers to the Grants Determination (Cabinet) Sub-Committee and also the King George’s Field Charity Board as it is a Charitable Body.
n	1075	Subject to the Mayor's prerogative to make decisions on all matters relating to all of his statutory powers, including as individual mayoral decisions taken outside of Cabinet, the Mayor delegates to each Cabinet Member individually the power to make decisions on matters within their portfolio after consultation with the Mayor and subject to the Mayor raising no objection to the proposed decision. Any such decision by a cabinet member will be subject to a written report and the same procedure as applies to individual mayoral decisions.	n	1202	Subject to the Mayor's prerogative to make decisions on all matters relating to all of his statutory powers, including as individual mayoral decisions taken outside of Cabinet, the Mayor delegates to each Cabinet Member individually the power to make decisions on matters within their portfolio after consultation with the Mayor and subject to the Mayor raising no objection to the proposed decision. Any such decision by a cabinet member will be subject to a written report and the same procedure as applies to individual mayoral decisions.
	1076	In accordance with section 14(6) of the Local Government Act 2000 (as amended), any arrangements made by the Mayor for the discharge of an executive function by an executive member, Committee/Sub-Committee or officer does not prevent the Mayor from exercising that function.		1203	In accordance with section 14(6) of the Local Government Act 2000 (as amended), any arrangements made by the Mayor for the discharge of an executive function by an executive member, Committee/Sub-Committee or officer does not prevent the Mayor from exercising that function.
	1077	Section 35.4: Delegations to officers		1204	Section 35.4: Delegations to officers
	1078	The Mayor has delegated to officers decision making powers in relation to executive functions as set out at Parts B and D of the Council’s Constitution.		1205	The Mayor has delegated to officers decision making powers in relation to executive functions as set out at Parts B and D of the Council’s Constitution.
	1079	Officers may not take Key Decisions unless there has been a specific delegation by the Executive.		1206	Officers may not take Key Decisions unless there has been a specific delegation by the Executive.
	1083	For clarity, the following sets out a number of situations where the standard delegation rules do not apply (in particular that officers are delegated to take decisions which are not key decisions). Where there is a clash, this paragraph overrides other rules.		1210	For clarity, the following sets out a number of situations where the standard delegation rules do not apply (in particular that officers are delegated to take decisions which are not key decisions). Where there is a clash, this paragraph overrides other rules.
	1084	Section 35.6: Other Delegations		1211	Section 35.6: Other Delegations
	1085	The Mayor has not delegated any executive powers to any area committee, or to any ward Councillor in accordance with section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007.		1212	The Mayor has not delegated any executive powers to any area committee, or to any ward Councillor in accordance with section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007.
n	1086	The Mayor has delegated executive powers to joint arrangements with other local authorities as set out in Part A, Section 12 and Part B Section 21 of the Council’s Constitution.	n	1213	The Mayor has delegated executive powers to joint arrangements with other local authorities as set out in  Part C, Chapter 13  and  Part E, Chapter 31  of the Council’s Constitution.
	1087	Subject to paragraph 30 above, the Mayor has not delegated any executive powers to any other local authority.		1214	Subject to paragraph 30 above, the Mayor has not delegated any executive powers to any other local authority.
	1088	Section 35.7: Sub-Delegation of Executive Functions		1215	Section 35.7: Sub-Delegation of Executive Functions
	1089	Where the Mayor, the Executive, a Committee/Sub-Committee of the Executive or an individual Member of the Executive is responsible for an executive function, they may delegate further to an area Committee, through joint arrangements or an officer.		1216	Where the Mayor, the Executive, a Committee/Sub-Committee of the Executive or an individual Member of the Executive is responsible for an executive function, they may delegate further to an area Committee, through joint arrangements or an officer.
	1094	Section 35.8: Non-Executive Decisions		1221	Section 35.8: Non-Executive Decisions
	1095	No delegated power in this Executive Scheme of Delegation applies to any decision that relates to a matter that is not an executive function either by law or by the allocation of local choice functions under the Council’s Constitution.		1222	No delegated power in this Executive Scheme of Delegation applies to any decision that relates to a matter that is not an executive function either by law or by the allocation of local choice functions under the Council’s Constitution.
	1096	Section 35.9: Confirming the Executive Scheme of Delegation		1223	Section 35.9: Confirming the Executive Scheme of Delegation
n	1097	At the Annual Meeting of the Council directly after the Local Elections (and every subsequent Annual Meeting) the Mayor will present to the Council a copy of this Section as a written record of delegations made by the Mayor (‘The Executive Scheme of Delegation’) for inclusion in the Council’s Constitution. The document presented by the Mayor must set out who of the following are responsible for particular executive decisions (along with any limitations on those responsibilities): The Mayor and Cabinet collectively; or an individual Cabinet Member; or a Committee/Sub Committee of the Cabinet; or an officer; or a ward councillor in accordance with Section 236 of the Local Government and Public Involvement in Health Act 2007; or through joint arrangements.	n	1224	At the Annual Meeting of the Council directly after the Local Elections (and every subsequent Annual Meeting) the Mayor will present to the Council a copy of this Section as a written record of delegations made by the Mayor (‘The Executive Scheme of Delegation’) for inclusion in the Council’s Constitution. The document presented by the Mayor must set out who of the following are responsible for particular executive decisions (along with any limitations on those responsibilities):
	1098	The document must also contain the following information in so far as it relates to executive functions: (a) The extent of any authority delegated to any individual Executive Member or ward Councillor including details of the limitation on their authority. (b) The terms of reference and membership of such Executive Committees/Sub-Committee as the Mayor appoints and the names of Executive Members appointed to them. (c) The nature and extent of any delegation of executive functions to area Committees, any other authority or any joint arrangements and the names of those Executive Members appointed to any joint Committee for the coming year. (d) The nature and extent of any delegation of executive functions to officers not already specified in Part B of this Constitution, with details of any limitation on that delegation and the title of the officer to whom the delegation is made.		1225	The document must also contain the following information in so far as it relates to executive functions: (a) The extent of any authority delegated to any individual Executive Member or ward Councillor including details of the limitation on their authority. (b) The terms of reference and membership of such Executive Committees/Sub-Committee as the Mayor appoints and the names of Executive Members appointed to them. (c) The nature and extent of any delegation of executive functions to area Committees, any other authority or any joint arrangements and the names of those Executive Members appointed to any joint Committee for the coming year. (d) The nature and extent of any delegation of executive functions to officers not already specified in  Chapter 62 of Part J  of this Constitution, with details of any limitation on that delegation and the title of the officer to whom the delegation is made.
	1099	Section 35.10: Amending the Executive Scheme of Delegation		1226	Section 35.10: Amending the Executive Scheme of Delegation
	1100	The Mayor may update the Executive Scheme of Delegation at any time and may amend or revoke any delegation of an executive function at any time.		1227	The Mayor may update the Executive Scheme of Delegation at any time and may amend or revoke any delegation of an executive function at any time.
	1101	If the Mayor amends the Executive Scheme of Delegation they will provide the Monitoring Officer with a copy of the Executive Scheme of Delegation (this Section of the Constitution) setting out the amendments and any reasons for the change(s) within five working days.		1228	If the Mayor amends the Executive Scheme of Delegation they will provide the Monitoring Officer with a copy of the Executive Scheme of Delegation (this Section of the Constitution) setting out the amendments and any reasons for the change(s) within five working days.
	1105	Section 36.1: Cabinet Meeting Rules		1232	Section 36.1: Cabinet Meeting Rules
	1106	The following rules (Paragraphs 49 to 62) will apply to all meetings of Cabinet and Cabinet Committees/Sub-Committees		1233	The following rules (Paragraphs 49 to 62) will apply to all meetings of Cabinet and Cabinet Committees/Sub-Committees
	1107	Section 36.2: Meeting Dates, Location and Access to Information		1234	Section 36.2: Meeting Dates, Location and Access to Information
n	1108	(a) Meetings dates and locations will be determined by the Mayor or Chief Executive. Meetings shall normally take place at the Council’s main offices (Whitechapel Town Hall, 160 Whitechapel Road, E1 1BJ) or at another location if so determined by the Mayor or Chief Executive.	n	1235	Meetings dates and locations will be determined by the Mayor or Chief Executive. Meetings shall normally take place at the Council’s main offices (Whitechapel Town Hall, 160 Whitechapel Road, E1 1BJ) or at another location if so determined by the Mayor or Chief Executive.
	1109	(b) Meetings will be subject to the Access to Information Procedure Rules and any other relevant procedure rules in this Constitution.		1236	Meetings will be subject to the Access to Information Procedure Rules and any other relevant procedure rules in this Constitution.
	1110	Section 36.3: Quorum		1237	Section 36.3: Quorum
	1111	The quorum for a meeting of the Executive shall be three Members of the Cabinet/Sub-Committee including the Executive Mayor, or where notified in advance to the Monitoring Officer, the Statutory Deputy Mayor.		1238	The quorum for a meeting of the Executive shall be three Members of the Cabinet/Sub-Committee including the Executive Mayor, or where notified in advance to the Monitoring Officer, the Statutory Deputy Mayor.
	1112	Section 36.4: Who Chairs the meeting (Presides)?		1239	Section 36.4: Who Chairs the meeting (Presides)?
	1113	If the Mayor is present they will preside. In their absence, then the Deputy Mayor shall preside. In the absence of both the Mayor and the Deputy Mayor then the meeting is not quorate and may not meet unless different arrangements are set out in the Terms of Reference of a specific Cabinet Committee/Sub-Committee.		1240	If the Mayor is present they will preside. In their absence, then the Deputy Mayor shall preside. In the absence of both the Mayor and the Deputy Mayor then the meeting is not quorate and may not meet unless different arrangements are set out in the Terms of Reference of a specific Cabinet Committee/Sub-Committee.
	1114	Section 36.5: Who may Attend?		1241	Section 36.5: Who may Attend?
	1115	Meetings will normally be open to the public unless confidential or exempt information is to be discussed.		1242	Meetings will normally be open to the public unless confidential or exempt information is to be discussed.
n	1116	Subject to the Access to Information Procedure Rules in Part B Section 27 of this Constitution, meetings may occasionally be private.	n	1243	Subject to the  Access to Information Procedure Rules  in Part B Section 10 of this Constitution, meetings may occasionally be private.
	1117	The Chair (or Vice-Chair) of the Overview and Scrutiny Committee, or their nominee, and the Leaders of any Opposition Groups have a standing invitation to observe meetings.		1244	The Chair (or Vice-Chair) of the Overview and Scrutiny Committee, or their nominee, and the Leaders of any Opposition Groups have a standing invitation to observe meetings.
	1118	Section 36.6: What Business will be conducted?		1245	Section 36.6: What Business will be conducted?
n	1119	At each meeting of the Cabinet/Committee/Sub-Committee the following business will be conducted: (a) consideration of the minutes of the last meeting; (b) declarations of disclosable pecuniary interest, if any; (c) a verbal update (of no more than ten minutes) by the Chair of the Overview and Scrutiny Committee (or nominated deputy) on the work of the Committee and also on any issues or Pre-Decision Scrutiny Questions relevant to the reports for consideration on the agenda and an opportunity for the Mayor and Cabinet Members to respond to that presentation. (d) matters set out in the agenda for the meeting. The agenda will set out which items are key decisions and which are not, in accordance with the Access to Information Procedure Rules set out in Part B Section 27 of this Constitution. (e) consideration of reports from Overview and Scrutiny; (f) matters referred to the Cabinet Committee/Sub-Committee (whether by Overview and Scrutiny or by the Council) for reconsideration by the Executive in accordance with the provisions contained in the Overview and Scrutiny Procedure Rules or the Budget and Policy Framework Procedure Rules set out in Part B Section 28 of this Constitution;	n	1246	At each meeting of the Cabinet/Committee/Sub-Committee the following business will be conducted: (a) consideration of the minutes of the last meeting; (b) declarations of disclosable pecuniary interest, if any; (c) a verbal update (of no more than ten minutes) by the Chair of the Overview and Scrutiny Committee (or nominated deputy) on the work of the Committee and also on any issues or Pre-Decision Scrutiny Questions relevant to the reports for consideration on the agenda and an opportunity for the Mayor and Cabinet Members to respond to that presentation. (d) matters set out in the agenda for the meeting. The agenda will set out which items are key decisions and which are not, in accordance with the  Access to Information Procedure Rules  set out in Part B Section 10 of this Constitution. (e) consideration of reports from Overview and Scrutiny; (f) matters referred to the Cabinet Committee/Sub-Committee (whether by Overview and Scrutiny or by the Council) for reconsideration by the Executive in accordance with the provisions contained in the  Overview and Scrutiny Procedure Rules  or the  Budget and Policy Framework Procedure Rules  set out in this Constitution;
	1120	Section 36.7: Community Engagement/ Consultation		1247	Section 36.7: Community Engagement/ Consultation
	1121	All reports to the Executive from any Member of the Executive or an officer on proposals relating to the Budget and Policy Framework must contain details of the nature and extent of community engagement or consultation with stakeholders, Overview and Scrutiny Committee and the outcome of that consultation. Reports about other matters will set out the details and outcome of consultation as appropriate. The level of community engagement or consultation required will be appropriate to the nature of the matter under consideration having due regard to the Council’s Community Engagement Strategy.		1248	All reports to the Executive from any Member of the Executive or an officer on proposals relating to the Budget and Policy Framework must contain details of the nature and extent of community engagement or consultation with stakeholders, Overview and Scrutiny Committee and the outcome of that consultation. Reports about other matters will set out the details and outcome of consultation as appropriate. The level of community engagement or consultation required will be appropriate to the nature of the matter under consideration having due regard to the Council’s Community Engagement Strategy.
	1122	Section 36.8: Who can put Items on the meeting agenda?		1249	Section 36.8: Who can put Items on the meeting agenda?
	1127	In addition to rights set out in 59 above, the Chair (or Vice-Chair in their absence) of the Overview and Scrutiny Committee and the Leaders of any Opposition Groups can request to raise their key issues/questions in relation to the reports on the agenda. The Mayor or other person presiding at a meeting may also at their discretion allow other persons to contribute. All requests to raise issues or ask questions must be received by the clerk to the meeting (whose details are on the agenda front sheet) by 5pm the day before the meeting.		1254	In addition to rights set out in 59 above, the Chair (or Vice-Chair in their absence) of the Overview and Scrutiny Committee and the Leaders of any Opposition Groups can request to raise their key issues/questions in relation to the reports on the agenda. The Mayor or other person presiding at a meeting may also at their discretion allow other persons to contribute. All requests to raise issues or ask questions must be received by the clerk to the meeting (whose details are on the agenda front sheet) by 5pm the day before the meeting.
	1128	All contributions to the meeting will be taken in a 15 minute question and answer session at the start of the meeting. Each contribution will normally be limited to three minutes. The Mayor or other person presiding at a meeting has discretion to vary these procedures especially where there are large numbers of requests or submissions.		1255	All contributions to the meeting will be taken in a 15 minute question and answer session at the start of the meeting. Each contribution will normally be limited to three minutes. The Mayor or other person presiding at a meeting has discretion to vary these procedures especially where there are large numbers of requests or submissions.
	1129	Section 36.10: Application of Council Procedure Rules		1256	Section 36.10: Application of Council Procedure Rules
n	1130	Rules 5 – 9, 17 to 24 of the Council Procedure Rules (Part B Section 26 of this Constitution) shall also apply to meetings of the Cabinet./Committees/Sub-Committees.	n	1257	Rules 5 – 9, 17 to 24 of the  Council Procedure Rules  (Part D Section 17 of this Constitution) shall also apply to meetings of the Cabinet./Committees/Sub-Committees.
	1131	Section 36.11: Taking Executive Decisions outside of meetings (including Individual Mayoral Decisions)		1258	Section 36.11: Taking Executive Decisions outside of meetings (including Individual Mayoral Decisions)
n	1132	1. Where an Executive decision, including a Key Decision, falls to be made and either:-	n	1259	Where an Executive decision, including a Key Decision, falls to be made and either:-   (a) authority to make that decision has not been delegated by the Mayor under this Executive Scheme of Delegation; or  (b) authority has been delegated but the person or body with delegated powers declines to exercise those powers; or  (c) authority has been delegated but the Mayor nevertheless decides to take the decision himself,    the decision shall be made by the Mayor individually, after consultation with the Monitoring Officer, the Chief Finance Officer and such other Corporate Director(s), the Head of Paid Service or Cabinet Member(s) as required.
	1133	(a) authority to make that decision has not been delegated by the Mayor under this Executive Scheme of Delegation; or  (b) authority has been delegated but the person or body with delegated powers declines to exercise those powers; or  (c) authority has been delegated but the Mayor nevertheless decides to take the decision himself,		1260	Executive decisions (including Key Decisions) to be taken by the Mayor in accordance with paragraph 1 above shall either be taken:-   (a) at a formal meeting of the Executive, notice of which has been given in accordance with the  Executive Procedure Rules  (Part F, Section 36) of the Constitution and to which the  Access to Information Rules  (Part B Section 10) of the Constitution shall apply; or  (b) in accordance with the procedure at paragraph 5 below.
	1134	the decision shall be made by the Mayor individually, after consultation with the Monitoring Officer, the Chief Finance Officer and such other Corporate Director(s), the Head of Paid Service or Cabinet Member(s) as required.
	1135	2. Executive decisions (including Key Decisions) to be taken by the Mayor in accordance with paragraph 1 above shall either be taken:-
	1136	(a) at a formal meeting of the Executive, notice of which has been given in accordance with the Executive Procedure Rules (Part I Section xx) of the Constitution and to which the Access to Information Rules (Part B Section xx) of the Constitution shall apply; or  (b) in accordance with the procedure at paragraph 5 below.
	1137	3. In the case of a decision taken at a formal meeting of the Executive, the Mayor will take the decision having received written and oral advice from appropriate officers and consulted those members of the Executive present. In the event that a meeting of the Executive is not quorate, the Mayor may still take any necessary decisions having consulted any Executive members present. All Mayoral decisions taken at a formal meeting of the Executive shall be recorded in the minutes of the meeting.		1261	In the case of a decision taken at a formal meeting of the Executive, the Mayor will take the decision having received written and oral advice from appropriate officers and consulted those members of the Executive present. In the event that a meeting of the Executive is not quorate, the Mayor may still take any necessary decisions having consulted any Executive members present. All Mayoral decisions taken at a formal meeting of the Executive shall be recorded in the minutes of the meeting.
	1138	4. The Cabinet Meeting is not authorised to exercise the Mayor’s powers in the absence of the Mayor. If the Mayor is unable to act for any reason, and only in those circumstances, the Deputy Mayor is authorised to exercise the Mayor’s powers.		1262	The Cabinet Meeting is not authorised to exercise the Mayor’s powers in the absence of the Mayor. If the Mayor is unable to act for any reason, and only in those circumstances, the Deputy Mayor is authorised to exercise the Mayor’s powers.
	1139	5. The Mayor may at his discretion make a decision in relation to an Executive function, including a Key Decision, alone and outside the context of a meeting of the Executive. In relation to any decision made by the Mayor under this provision:-		1263	5. The Mayor may at his discretion make a decision in relation to an Executive function, including a Key Decision, alone and outside the context of a meeting of the Executive. In relation to any decision made by the Mayor under this provision:-
n	1140	(a) The decision may only be made following consideration by the Mayor of a full report by the relevant officer(s) containing all relevant information, options and recommendations in the same format as would be required if the decision were to be taken at a meeting of the Executive;  (b) The provisions of the Overview and Scrutiny Procedure Rules in relation to call-in, including the rules regarding urgent decisions, shall apply;  (c) In the case of a Key Decision as defined in Section 3 of the Constitution, the provisions of the Access to Information Procedure Rules in relation to prior publication on the Forward Plan shall apply; and  (d) The decision shall not be made until the Mayor has confirmed his agreement by signing a Mayoral Decision Proforma (example attached) which has first been completed with all relevant information and signed by the relevant Chief Officers.	n	1264	(a) The decision may only be made following consideration by the Mayor of a full report by the relevant officer(s) containing all relevant information, options and recommendations in the same format as would be required if the decision were to be taken at a meeting of the Executive;  (b) The provisions of the Overview and Scrutiny Procedure Rules in relation to call-in, including the rules regarding urgent decisions, shall apply;  (c) In the case of a Key Decision as defined in Section 3 of the Constitution, the provisions of the Access to Information Procedure Rules in relation to prior publication on the Forward Plan shall apply; and  (d) The decision shall not be made until the Mayor has confirmed his agreement by signing a Mayoral Decision Proforma (example attached) which has first been completed with all relevant information and signed by the relevant Chief Officers.
	1141	6. All Mayoral decisions taken in accordance with paragraph 5 above shall be:-		1265	All Mayoral decisions taken in accordance with paragraph 5 above shall be:-   (a) Recorded in a log held by the Head of Democratic Services and available for public inspection; and  (b) Published on the Council’s website;    save that no information that in the opinion of the Director of Legal / Monitoring Offier is ‘exempt’ or ‘confidential’ as defined in the Council’s Access to Information Procedure Rules (Section 27) shall be published, included in the decision notice or available for public inspection.
	1142	(a) Recorded in a log held by the Head of Democratic Services and available for public inspection; and  (b) Published on the Council’s website;		1266	Any decision taken by an individual Cabinet Member in relation to any matter delegated to them in accordance with paragraph 6 of the Mayor’s Executive Scheme of Delegation shall:-   (a) be subject to the same process and rules as a Mayoral decision in accordance with paragraphs 5 and 6 above; and  (b) not be made until the Mayor has confirmed in writing that he has no objection to the decision.
	1143	save that no information that in the opinion of the Director of Legal / Monitoring Offier is ‘exempt’ or ‘confidential’ as defined in the Council’s Access to Information Procedure Rules (Section 27) shall be published, included in the decision notice or available for public inspection.		1267	An Individual Mayoral Decision Proforma will be used to record the decision. An example of the type of information required on the form is shown below:
	1144	7. Any decision taken by an individual Cabinet Member in relation to any matter delegated to them in accordance with paragraph 6 of the Mayor’s Executive Scheme of Delegation shall:-		1268	Terms of Reference – The Executive (Cabinet) and its Sub-Committees
	1145	(a) be subject to the same process and rules as a Mayoral decision in accordance with paragraphs 5 and 6 above; and  (b) not be made until the Mayor has confirmed in writing that he has no objection to the decision.		1269	Terms of Reference of the following Executive Bodies are set out:
	1146	Full details of the decision sought, including reasons for the recommendations and (where applicable) each of the options put forward; other options considered; background information; the comments of the Chief Finance Officer; the concurrent report of the Director of Legal; implications for Equalities; Risk Assessment; Background Documents; and other relevant matters are set out in the attached report.
	1147
	1148
	1149
	1150
	1151
	1152
	1153	…………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………
	1154	Terms of Reference – The Executive, Grants, King George’s
	1155	Terms of Reference of the following Executive Bodies are set out: Cabinet King George’s Field Board Grants Determination Cabinet Sub-Committee Housing Management Cabinet Sub-Committee
	1156	Section 37.1: Cabinet		1270	Section 37.1: Cabinet
	1157			1271
n	1158		n	1272
	1159	The Cabinet is forum for the Mayor and Cabinet Members to take decisions related to the executive functions of the Council.		1273	The Cabinet is forum for the Mayor and Cabinet Members to take decisions related to the executive functions of the Council.
	1160	The Mayor and at least 2 and not more than 9 other Cabinet Members appointed by the Mayor.		1274	The Mayor and at least 2 and not more than 9 other Cabinet Members appointed by the Mayor.
	1161	3 Members of the Cabinet including the Mayor or, where notified in advance to the Monitoring Officer, the Statutory Deputy Mayor.		1275	3 Members of the Cabinet including the Mayor or, where notified in advance to the Monitoring Officer, the Statutory Deputy Mayor.
	1162	: Part C – Decision Making		1276	: Part C – Decision Making
	1163	Section 37.2: King George's Fields Charity Board		1277	Section 37.2: King George's Fields Charity Board
	1164	The original charity was set up following the grant of moneys from a national appeal to perpetuate the memory of the late King George V. The foundation made grants for the laying out of the playing fields and it was agreed that they would be preserved in perpetuity as a memorial to King George V. The current King George’s Field Charity Board is a Cabinet Committee fulfilling the Council’s obligations as charity trustee. Currently the work is split into two charities, King George’s Field Mile End and King George’s Field Tredegar Square. Both are dealt with by the Board. This covers a number of pieces of land including Stepney Green Park, Whitehorse Road Open Space, Tredegar Square and most of Mile End Park including Mile End Park Leisure Centre and Mile End Stadium. This includes 10 shop units situated beneath the ‘Green Bridge’ at Mile End.		1278	The original charity was set up following the grant of moneys from a national appeal to perpetuate the memory of the late King George V. The foundation made grants for the laying out of the playing fields and it was agreed that they would be preserved in perpetuity as a memorial to King George V. The current King George’s Field Charity Board is a Cabinet Committee fulfilling the Council’s obligations as charity trustee. Currently the work is split into two charities, King George’s Field Mile End and King George’s Field Tredegar Square. Both are dealt with by the Board. This covers a number of pieces of land including Stepney Green Park, Whitehorse Road Open Space, Tredegar Square and most of Mile End Park including Mile End Park Leisure Centre and Mile End Stadium. This includes 10 shop units situated beneath the ‘Green Bridge’ at Mile End.
n	1165		n	1279
	1166	All Members of the Cabinet		1280	All Members of the Cabinet
	1167	3 Members of the Board		1281	3 Members of the Board
	1168	Section 37.3: Grants Determination (Cabinet) Sub-Committee		1282	Section 37.3: Grants Determination (Cabinet) Sub-Committee
	1169			1283
n	1170		n	1284
	1171	A Cabinet Sub-Committee, chaired by the Mayor, established to consider matters relating to grants.		1285	A Cabinet Sub-Committee, chaired by the Mayor, established to consider matters relating to grants.
	1172			1286
	1173	Four Members of the Cabinet as appointed by the Mayor. All other Executive Members can substitute where necessary.		1287	Four Members of the Cabinet as appointed by the Mayor. All other Executive Members can substitute where necessary.
	1174			1288
n	1175	3 Members of the Sub-Committee	n	1289	3 Members of the Sub-Committee
	1176	Section 37.4: Housing Management (Cabinet) Sub-Committee		1290	Section 37.4: Housing Management (Cabinet) Sub-Committee
	1177			1291
n	1178		n	1292
	1179	A Cabinet Sub-Committee, chaired by the Mayor, established to advise on all matters relating to the delivery of the Council’s Landlord Housing Management function. With specific emphasis on ensuring the safety of residents living in Council-owned homes and ensuring residents shape service design and delivery.		1293	A Cabinet Sub-Committee, chaired by the Mayor, established to advise on all matters relating to the delivery of the Council’s Landlord Housing Management function. With specific emphasis on ensuring the safety of residents living in Council-owned homes and ensuring residents shape service design and delivery.
	1180			1294
	1181			1295
	1182	The Mayor and three members of the Cabinet as appointed by the Mayor, to include the Cabinet Member responsible for housing management functions.		1296	The Mayor and three members of the Cabinet as appointed by the Mayor, to include the Cabinet Member responsible for housing management functions.
	1183	The Mayor will take decisions on the advice of the Sub-Committee.  All other Cabinet members act as substitute attendees in the event that the appointed members are unable to attend.  Up to three industry expert advisors (“Independent Advisors”) to be appointed, on the recommendation of the Sub-Committee, to provide independent specialist support and advice around finance, compliance, customer services and asset management.		1297	The Mayor will take decisions on the advice of the Sub-Committee.  All other Cabinet members act as substitute attendees in the event that the appointed members are unable to attend.  Up to three industry expert advisors (“Independent Advisors”) to be appointed, on the recommendation of the Sub-Committee, to provide independent specialist support and advice around finance, compliance, customer services and asset management.
	1184			1298
n	1185		n	1299
	1186	The quorum is three Members of the Sub-Committee (one of which must be the Mayor).		1300	The quorum is three Members of the Sub-Committee (one of which must be the Mayor).
	1187	Overview and Scrutiny		1301	Overview and Scrutiny
	1188	Introduction		1302	Introduction
	1189	Overview and Scrutiny provide an important check and balance function to ensure that the decisions of the Executive, Mayor and Cabinet are in the best interests of residents and that the council is providing high quality services.		1303	Overview and Scrutiny provide an important check and balance function to ensure that the decisions of the Executive, Mayor and Cabinet are in the best interests of residents and that the council is providing high quality services.
	1196	Section 38.2: Scrutiny Leads		1310	Section 38.2: Scrutiny Leads
	1197	The Overview and Scrutiny Committee may appoint from amongst its Members, ‘Scrutiny Lead Members’ with responsibility for specific portfolios.		1311	The Overview and Scrutiny Committee may appoint from amongst its Members, ‘Scrutiny Lead Members’ with responsibility for specific portfolios.
	1198	Section 38.3: General Role and Responsibilities		1312	Section 38.3: General Role and Responsibilities
n			n	1313
	1199	Section 30 (Overview and Scrutiny Procedures Rules) sets out in more detail how the Overview and Scrutiny Committee and its Sub-Committees will operate. In summary, their roles include the following:		1314	Section 39  (Overview and Scrutiny Procedure Rules) sets out in more detail how the Overview and Scrutiny Committee and its Sub-Committees will operate. In summary, their roles include the following:
	1200	Section 38.4: Reporting		1315	Section 38.4: Reporting
	1201	The Overview and Scrutiny Committee reports annually to Council on its work.		1316	The Overview and Scrutiny Committee reports annually to Council on its work.
	1202	The Overview and Scrutiny Committee and the Scrutiny Sub-Committees will report to Council, Cabinet or the Mayor or appropriate Cabinet member and make recommendations, as appropriate. This process is set out in more detail in Section 30 (Overview and Scrutiny Procedure Rules).		1317	The Overview and Scrutiny Committee and the Scrutiny Sub-Committees will report to Council, Cabinet or the Mayor or appropriate Cabinet member and make recommendations, as appropriate. This process is set out in more detail in Section 30 (Overview and Scrutiny Procedure Rules).
	1209	There will be one standing Scrutiny Sub-Committee to discharge the Council’s functions under the National Health Service Act 2006 and OSC may also appoint such other Sub-Committees as the Committee considers appropriate to carry out its work programme.		1324	There will be one standing Scrutiny Sub-Committee to discharge the Council’s functions under the National Health Service Act 2006 and OSC may also appoint such other Sub-Committees as the Committee considers appropriate to carry out its work programme.
	1210	The role of Overview and Scrutiny is to:		1325	The role of Overview and Scrutiny is to:
	1211	Section 39.3: THE OVERVIEW AND SCRUTINY COMMITTEE		1326	Section 39.3: THE OVERVIEW AND SCRUTINY COMMITTEE
n	1212	The Overview and Scrutiny Committee will comprise nine Members of the Council and up to two co-opted members. Up to three substitutes per political group may be appointed. Its terms of reference are set out in detail in  Section 40  of this part of the Constitution but they include:	n	1327	The Overview and Scrutiny Committee will comprise nine Members of the Council and up to two co-opted members. Up to three substitutes per political group may be appointed. Its terms of reference are set out in detail in  Chapter 40  of this part of the Constitution but they include:
	1213	Section 39.4: SCRUTINY SUB-COMMITEES		1328	Section 39.4: SCRUTINY SUB-COMMITEES
	1214	The Overview and Scrutiny Committee may establish such Sub-Committee as it considers appropriate. At this time the following sub-committees have been established:		1329	The Overview and Scrutiny Committee may establish such Sub-Committee as it considers appropriate. At this time the following sub-committees have been established:
	1215	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee will undertake the Council’s functions under the National Health Service Act 2006 and consider matters relating to the local health service as provided by the NHS and other bodies including the Council:		1330	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee will undertake the Council’s functions under the National Health Service Act 2006 and consider matters relating to the local health service as provided by the NHS and other bodies including the Council:
	1221	The Overview and Scrutiny Committee will appoint the Chair and Members of any Sub-Committees. The Vice-Chair of each Committee and Sub-Committee shall be appointed by the Committee or Sub-Committee itself.		1336	The Overview and Scrutiny Committee will appoint the Chair and Members of any Sub-Committees. The Vice-Chair of each Committee and Sub-Committee shall be appointed by the Committee or Sub-Committee itself.
	1222	Section 39.6: SCRUTINY LEAD MEMBERS		1337	Section 39.6: SCRUTINY LEAD MEMBERS
	1223	The Overview and Scrutiny Committee will select from among its Councillor Members lead Scrutiny Members, one for each of the following portfolios:-		1338	The Overview and Scrutiny Committee will select from among its Councillor Members lead Scrutiny Members, one for each of the following portfolios:-
n	1224	Overview and Scrutiny Committee’s Chair’s Portfolio  Children & Education*  Community Safety and Environment  Health & Adults*  Housing & Regeneration*  Resources and Finance	n	1339	Overview and Scrutiny Committee’s Chair’s Portfolio  Children & Education*  Community Safety and Environment  Health & Adults*  Housing & Regeneration*  Resources and Finance
	1225	*To Chair the related Scrutiny Sub-Committee.		1340	*To Chair the related Scrutiny Sub-Committee.
n	1226	These themes may be subject to change from time to time and will be agreed by the Overview and Scrutiny Committee.	n	1341	These themes may be subject to change from time to time and will be agreed by the Overview and Scrutiny Committee.
	1227	Section 39.7: WHO MAY SIT ON OVERVIEW AND SCRUTINY?		1342	Section 39.7: WHO MAY SIT ON OVERVIEW AND SCRUTINY?
	1228	All Councillors except Members of the Executive may be Members of the Overview and Scrutiny Committee and Scrutiny Sub-Committees. However, no Member may be involved in scrutinising a decision in which they have been directly involved.		1343	All Councillors except Members of the Executive may be Members of the Overview and Scrutiny Committee and Scrutiny Sub-Committees. However, no Member may be involved in scrutinising a decision in which they have been directly involved.
	1229	Section 39.8: CO-OPTEES		1344	Section 39.8: CO-OPTEES
	1235	Rules 16 to 18 also apply to any other Scrutiny meeting where an education matter is to be discussed.		1350	Rules 16 to 18 also apply to any other Scrutiny meeting where an education matter is to be discussed.
	1236	These Members may also receive the same Executive unrestricted and restricted agenda papers in relation to executive decision making as the Councillor Members of the Committee/Sub-Committee to which they are appointed.		1351	These Members may also receive the same Executive unrestricted and restricted agenda papers in relation to executive decision making as the Councillor Members of the Committee/Sub-Committee to which they are appointed.
	1237	Section 39.10: MEETINGS		1352	Section 39.10: MEETINGS
n	1238	The Overview and Scrutiny Committee shall meet in accordance with the calendar of meetings approved by Council. The Chair of the Committee may call an extraordinary meeting of the Committee at any time subject to the ordinary rules on the convening of meetings and the  Access to Information Procedure Rules  (see Part B Section 10 of the Constitution).	n	1353	The Overview and Scrutiny Committee shall meet in accordance with the calendar of meetings approved by Council. The Chair of the Committee may call an extraordinary meeting of the Committee at any time subject to the ordinary rules on the convening of meetings and the  Access to Information Procedure Rules set out in Part B, Chapter 10  of the Constitution.
	1239	The Scrutiny Sub-Committees shall meet in accordance with a timetable agreed by the Overview and Scrutiny Committee, but will establish their own pattern of meetings within this framework and the Chair of the Overview and Scrutiny Committee may decide to lead any Scrutiny Sub-Committees.		1354	The Scrutiny Sub-Committees shall meet in accordance with a timetable agreed by the Overview and Scrutiny Committee, but will establish their own pattern of meetings within this framework and the Chair of the Overview and Scrutiny Committee may decide to lead any Scrutiny Sub-Committees.
n	1240	The Overview and Scrutiny Committee and its Sub-Committees will generally meet in public and will conduct their proceedings in accordance with these procedure rules and the  Access to Information Rules  at Part B Section 10.	n	1355	The Overview and Scrutiny Committee and its Sub-Committees will generally meet in public and will conduct their proceedings in accordance with these procedure rules and the  Access to Information Rules set out in Part B, Chapter 10 .
	1241	Section 39.11: QUORUM		1356	Section 39.11: QUORUM
	1242	The quorum for the Overview and Scrutiny Committee and the Scrutiny Sub-Committees shall be three voting Members.		1357	The quorum for the Overview and Scrutiny Committee and the Scrutiny Sub-Committees shall be three voting Members.
	1243	Section 39.12: WORK PROGRAMME		1358	Section 39.12: WORK PROGRAMME
	1251	If the Committee decides not to exercise any of its powers in relation to a matter referred to it under 28 above, it shall notify the Member who referred the matter of its decision and the reasons for it. If the Committee does make any report or recommendation(s) to the authority or the executive on the matter referred, it shall provide the Member with a copy of that report or recommendation(s), subject to the provisions of section 21D of the Local Government Act 2000 regarding confidential or exempt information.		1366	If the Committee decides not to exercise any of its powers in relation to a matter referred to it under 28 above, it shall notify the Member who referred the matter of its decision and the reasons for it. If the Committee does make any report or recommendation(s) to the authority or the executive on the matter referred, it shall provide the Member with a copy of that report or recommendation(s), subject to the provisions of section 21D of the Local Government Act 2000 regarding confidential or exempt information.
	1252	Section 39.14: SPECIFIC ROLE OF THE SCRUTINY COMMITTEE AND SUB-COMMITTEES		1367	Section 39.14: SPECIFIC ROLE OF THE SCRUTINY COMMITTEE AND SUB-COMMITTEES
	1253	Section 39.15: POLICY REVIEW AND DEVELOPMENT		1368	Section 39.15: POLICY REVIEW AND DEVELOPMENT
n	1254	The role of the Overview and Scrutiny Committee in relation to the development of the Council’s budget and policy framework is set out in detail in the  Budget and Policy Framework Procedure Rules  (see Part D Section 19 of the Constitution). A summary is set out below:	n	1369	The role of the Overview and Scrutiny Committee in relation to the development of the Council’s budget and policy framework is set out in detail in the  Budget and Policy Framework Procedure Rules set out in Part D, Chapter 19  of the Constitution. A summary is set out below:
	1255	In relation to the development of the Council’s approach to other matters not forming part of its policy and budget framework, the Overview and Scrutiny Committee may make proposals to the Mayor or Executive for developments in so far as they relate to matters within its terms of reference.		1370	In relation to the development of the Council’s approach to other matters not forming part of its policy and budget framework, the Overview and Scrutiny Committee may make proposals to the Mayor or Executive for developments in so far as they relate to matters within its terms of reference.
	1256	The Overview and Scrutiny Committee or any Scrutiny Sub-Committee established for this purpose may hold enquiries and investigate the available options for future direction in policy development and may appoint advisers and assessors to assist them in this process. They may go on site visits, conduct public surveys, hold public meetings, commission research and do all other things that they reasonably consider necessary to inform their deliberations. They may ask witnesses to attend to address them on any matter under consideration and may pay to any advisers, assessors and witnesses a reasonable fee and expenses for doing so.		1371	The Overview and Scrutiny Committee or any Scrutiny Sub-Committee established for this purpose may hold enquiries and investigate the available options for future direction in policy development and may appoint advisers and assessors to assist them in this process. They may go on site visits, conduct public surveys, hold public meetings, commission research and do all other things that they reasonably consider necessary to inform their deliberations. They may ask witnesses to attend to address them on any matter under consideration and may pay to any advisers, assessors and witnesses a reasonable fee and expenses for doing so.
	1257	Section 39.16: REPORTS FROM OVERVIEW AND SCRUTINY		1372	Section 39.16: REPORTS FROM OVERVIEW AND SCRUTINY
	1265	Section 39.18: MAKING SURE THAT OVERVIEW AND SCRUTINY REPORTS ARE CONSIDERED BY THE EXECUTIVE		1380	Section 39.18: MAKING SURE THAT OVERVIEW AND SCRUTINY REPORTS ARE CONSIDERED BY THE EXECUTIVE
	1266	Once the Overview and Scrutiny Committee has completed its deliberations on any matter it will forward a copy of its final report to the Statutory Scrutiny Officer who will allocate it to either the Executive or the Council for consideration in accordance with the Local Authorities (Functions and Responsibilities) Regulations 2000 (as amended) and the Local Authorities (arrangements for the Discharge of Functions) Regulations 2000.		1381	Once the Overview and Scrutiny Committee has completed its deliberations on any matter it will forward a copy of its final report to the Statutory Scrutiny Officer who will allocate it to either the Executive or the Council for consideration in accordance with the Local Authorities (Functions and Responsibilities) Regulations 2000 (as amended) and the Local Authorities (arrangements for the Discharge of Functions) Regulations 2000.
	1267	If the Statutory Scrutiny Officer, following consultation with the Monitoring Officer, refers the matter to Council, they may first refer it to the Mayor or Executive, who will have two weeks in which to consider the Overview and Scrutiny report and formulate any additional comments or recommendations.		1382	If the Statutory Scrutiny Officer, following consultation with the Monitoring Officer, refers the matter to Council, they may first refer it to the Mayor or Executive, who will have two weeks in which to consider the Overview and Scrutiny report and formulate any additional comments or recommendations.
n	1268	For the avoidance of doubt, the Mayor or Executive shall not alter or amend any Overview and Scrutiny Committee report before referring it to Council, but shall only make additional comments or recommendations (including any corporate, financial or legal implications) as may be appropriate. However, if Council does not agree with the Mayor’s or Executive’s recommendations, the disputes resolution procedure in Rule 2 of the  Budget and Policy Framework Procedure Rules  (see Part D Section 19 of the Constitution) will apply.	n	1383	For the avoidance of doubt, the Mayor or Executive shall not alter or amend any Overview and Scrutiny Committee report before referring it to Council, but shall only make additional comments or recommendations (including any corporate, financial or legal implications) as may be appropriate. However, if Council does not agree with the Mayor’s or Executive’s recommendations, the disputes resolution procedure in  Section 19.1 of the Budget and Policy Framework Procedure Rules (Part D, Chapter 19)  will apply.
	1269	If the contents of the report would not have implications for the Council’s budget and policy framework, and is thus not referred to Council by the Monitoring Officer, the Mayor or Executive will have two weeks in which to consider the matter and respond to the overview and scrutiny report.		1384	If the contents of the report would not have implications for the Council’s budget and policy framework, and is thus not referred to Council by the Monitoring Officer, the Mayor or Executive will have two weeks in which to consider the matter and respond to the overview and scrutiny report.
	1270	Where the Overview and Scrutiny Committee makes a report or recommendations to the authority or the Mayor or Executive in accordance with section 21B of the Local Government Act 2000 as amended, the Committee shall by notice in writing require the authority or Mayor or Executive:-		1385	Where the Overview and Scrutiny Committee makes a report or recommendations to the authority or the Mayor or Executive in accordance with section 21B of the Local Government Act 2000 as amended, the Committee shall by notice in writing require the authority or Mayor or Executive:-
	1271	It is the duty of the authority or Mayor or Executive to which a notice is given under 45 above to comply with the requirements specified in the notice.		1386	It is the duty of the authority or Mayor or Executive to which a notice is given under 45 above to comply with the requirements specified in the notice.
	1272	Section 39.19: RIGHTS OF COMMITTEE MEMBERS TO DOCUMENTS		1387	Section 39.19: RIGHTS OF COMMITTEE MEMBERS TO DOCUMENTS
n	1273	In addition to their rights as Councillors, Members of the Overview and Scrutiny Committee or a Scrutiny Sub-Committee have such additional rights to documents, and to notice of meetings as may be set out in the Access to Information Procedure Rules (see Part B Section 8 of the Constitution).	n	1388	In addition to their rights as Councillors, Members of the Overview and Scrutiny Committee or a Scrutiny Sub-Committee have such additional rights to documents, and to notice of meetings as may be set out in the  Access to Information Procedure Rules (Part B, Chapter 10)  of the Constitution.
	1274	Nothing in this paragraph prevents more detailed liaison between the Executive and the Overview and Scrutiny Committee as appropriate depending on the particular matter under consideration.		1389	Nothing in this paragraph prevents more detailed liaison between the Executive and the Overview and Scrutiny Committee as appropriate depending on the particular matter under consideration.
	1275	Section 39.20: MEMBERS AND OFFICERS GIVING ACCOUNT		1390	Section 39.20: MEMBERS AND OFFICERS GIVING ACCOUNT
	1276	The Overview and Scrutiny Committee may scrutinise and review decisions made or actions taken in connection with the discharge of any Council function. As well as reviewing documentation, in fulfilling their role, they may require the Mayor, any other Member of the Executive, a Councillor, the Head of Paid Service and/or any senior officer to attend before it to explain in relation to matters within their remit:		1391	The Overview and Scrutiny Committee may scrutinise and review decisions made or actions taken in connection with the discharge of any Council function. As well as reviewing documentation, in fulfilling their role, they may require the Mayor, any other Member of the Executive, a Councillor, the Head of Paid Service and/or any senior officer to attend before it to explain in relation to matters within their remit:
	1305	Where the Overview and Scrutiny Committee or a Scrutiny Sub-Committee conducts investigations (e.g. with a view to policy development), the body may also ask people to attend to give evidence at meetings of the body. Such meetings are to be conducted in accordance with the following principles:		1420	Where the Overview and Scrutiny Committee or a Scrutiny Sub-Committee conducts investigations (e.g. with a view to policy development), the body may also ask people to attend to give evidence at meetings of the body. Such meetings are to be conducted in accordance with the following principles:
	1306	Following any investigation or review, the Committee or Sub-Committee shall prepare a report, for submission to the Mayor/Executive and/or Council as appropriate by the Overview and Scrutiny Committee, and shall make its report and findings public in so far as the report does not contain exempt or confidential information.		1421	Following any investigation or review, the Committee or Sub-Committee shall prepare a report, for submission to the Mayor/Executive and/or Council as appropriate by the Overview and Scrutiny Committee, and shall make its report and findings public in so far as the report does not contain exempt or confidential information.
	1307	Section 39.26: SUSPENSION		1422	Section 39.26: SUSPENSION
n	1308	Any part of these Rules may be suspended in accordance with Council Procedure Rule 23 within Part D,  Section 17  of this Constitution provided such suspension is not contrary to the law.	n	1423	Any part of these Rules may be suspended in accordance with Council Procedure Rule 23 within Part D,  Chapter 17  of this Constitution provided such suspension is not contrary to the law.
	1309	Overview and Scrutiny Committee Terms of Reference		1424	Overview and Scrutiny Committee Terms of Reference
	1310			1425
n	1311	The Council will appoint an Overview and Scrutiny Committee to discharge the functions:	n	1426	The Council will appoint an Overview and Scrutiny Committee to discharge the functions:
	1312	The aim is to make the decision-making process more transparent, accountable and inclusive, and improve services for people by being responsive to their needs.		1427	The aim is to make the decision-making process more transparent, accountable and inclusive, and improve services for people by being responsive to their needs.
	1313			1428
n	1314	9 non-executive councillors – including the chair and leads from Sub Committees.	n	1429	9 non-executive councillors – including the chair and leads from Sub Committees.
	1315	Two non-voting Co-Optees may also be appointed.		1430	Two non-voting Co-Optees may also be appointed.
	1316			1431
n	1317	: Three members of the Committee	n	1432	: Three members of the Committee
				1433	Terms of Reference – Children and Education Scrutiny Sub-Committee
				1434
				1435	The Children and Education Scrutiny Sub-Committee has been established to scrutinise the provision, planning and management of children and young people’s services – including children’s social care; safeguarding children; children in care; SEN and education inclusion, troubled families and the Youth Offending Service (YOS) education, learning and schools; youth services; early years; education capital estate and youth & play services.
				1436
				1437	7 non-executive councillors – the chair and six councillors; and  6 co-opted members (consisting of: - a Church of England and a Roman Catholic representative; 3 Parent Governor representatives under paragraph 7 of Schedule A1 to the Local Government Act 2000; and a Muslim faith representative).
				1438
				1439	: Three voting Members
	1318	Meeting Procedures for Children and Education Scrutiny Sub-Committee		1440	Meeting Procedures for Children and Education Scrutiny Sub-Committee
n	1319	Section 41.1: Chair and Membership	n	1441	Section 42.1: Chair and Membership
	1320	Sub-Committees will be chaired by a Member of the Overview and Scrutiny Committee. For this Sub-Committee it will be the Lead Scrutiny Member for Children and Education. The membership of the Children and Education Scrutiny Sub-Committee has been determined by the Overview and Scrutiny Committee.		1442	Sub-Committees will be chaired by a Member of the Overview and Scrutiny Committee. For this Sub-Committee it will be the Lead Scrutiny Member for Children and Education. The membership of the Children and Education Scrutiny Sub-Committee has been determined by the Overview and Scrutiny Committee.
n	1321	Section 41.2: Frequency of meetings	n	1443	Section 42.2: Frequency of meetings
	1322	The Children and Education Scrutiny Sub-Committee will meet 5 times a year. Dates will be published on the Council’s website.		1444	The Children and Education Scrutiny Sub-Committee will meet 5 times a year. Dates will be published on the Council’s website.
	1323	Meetings are scheduled to take place at 6.30pm. The Sub-Committee may arrange other meetings as and when necessary to consider any urgent issues as well as arranging meetings for detailed scrutiny reviews and challenge sessions.		1445	Meetings are scheduled to take place at 6.30pm. The Sub-Committee may arrange other meetings as and when necessary to consider any urgent issues as well as arranging meetings for detailed scrutiny reviews and challenge sessions.
n	1324	Section 41.3: Support to the Sub-Committee	n	1446	Section 42.3: Support to the Sub-Committee
	1325	The Director for Strategy, Transformation and Improvement, will be the senior officer lead and champion the work of the Sub-Committee.		1447	The Corporate Head of Democratic and Governance Services, will be the senior officer lead and champion the work of the Sub-Committee.
	1326	The servicing of meetings will be undertaken by the Council’s Democratic Services Team which will include:		1448	The servicing of meetings will be undertaken by the Council’s Democratic Services Team which will include:
n	1327	The Strategy and Communities Team Strategy and Policy Team will provide policy support to the Sub-Committee which will include:	n	1449	The Scrutiny Team will provide policy support to the Sub-Committee which will include:
	1328	Section 41.4: Proceedings		1450	Section 42.4: Proceedings
	1329	The Children and Education Scrutiny Sub-Committee will generally meet in public and conduct its proceedings in accordance with the rules and procedure contained in the Council’s Constitution such as the:		1451	The Children and Education Scrutiny Sub-Committee will generally meet in public and conduct its proceedings in accordance with the rules and procedure contained in the Council’s Constitution such as the:
n			n	1452	Terms of Reference – Health and Adults Scrutiny Sub-Committee
				1453
				1454	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee has been established to undertake the Council’s responsibilities in respect of Scrutinising local health services and adult social care, covering services provided by the Council as well as those provided by the Council’s partners.
				1455
				1456	7 non-executive councillors – the chair and six councillors.
				1457	Two non-voting Co-Optees may also be appointed.
				1458
				1459	: Three voting Members
	1330	Meeting Procedures for Health and Adults Scrutiny Sub-Committee		1460	Meeting Procedures for Health and Adults Scrutiny Sub-Committee
n	1331	Section 42.1: Chair and Membership	n	1461	Section 44.1: Chair and Membership
	1332	Sub-Committees will be chaired by a Member of the Overview and Scrutiny Committee. For this Sub-Committee it will be the Lead Scrutiny Member for Health & Adults. The membership of the Health and Adults Scrutiny Sub-Committee has been determined by the Overview and Scrutiny Committee.		1462	Sub-Committees will be chaired by a Member of the Overview and Scrutiny Committee. For this Sub-Committee it will be the Lead Scrutiny Member for Health & Adults. The membership of the Health and Adults Scrutiny Sub-Committee has been determined by the Overview and Scrutiny Committee.
n	1333	Section 42.2: Frequency of meetings	n	1463	Section 44.2: Frequency of meetings
	1334	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee will meet 5 times a year. The dates will be published on the Council’s Website.		1464	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee will meet 5 times a year. The dates will be published on the Council’s Website.
	1335	Meetings are scheduled to take place at 6.30pm (unless they fall during the month of Ramadan where they will endeavour to start at 5.30pm). The Sub-Committee may arrange other meetings as and when necessary to consider any urgent issues as well as arranging meetings for detailed scrutiny reviews and challenge sessions.		1465	Meetings are scheduled to take place at 6.30pm (unless they fall during the month of Ramadan where they will endeavour to start at 5.30pm). The Sub-Committee may arrange other meetings as and when necessary to consider any urgent issues as well as arranging meetings for detailed scrutiny reviews and challenge sessions.
n	1336	Section 42.3: Support to the Sub-Committee	n	1466	Section 44.3: Support to the Sub-Committee
	1337	The Director for Strategy, Transformation and Improvement, will be the senior officer lead and champion the work of the Sub-Committee.		1467	The Corporate Head of Democratic and Governance Services, will be the senior officer lead and champion the work of the Sub-Committee.
	1338	The servicing of meetings will be undertaken by the Council’s Democratic Services Team which will include:		1468	The servicing of meetings will be undertaken by the Council’s Democratic Services Team which will include:
	1339	The Strategy and Communities Team will provide policy support to the Sub-Committee which will include:		1469	The Strategy and Communities Team will provide policy support to the Sub-Committee which will include:
n	1340	Section 42.4: Proceedings	n	1470	Section 44.4: Proceedings
	1341	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee will generally meet in public and conduct its proceedings in accordance with the rules and procedure contained in the Council’s Constitution such as the:		1471	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee will generally meet in public and conduct its proceedings in accordance with the rules and procedure contained in the Council’s Constitution such as the:
n			n	1472	Terms of Reference – Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee
				1473
				1474	The Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee will undertake overview and scrutiny pertaining to housing management and planning matters, as well as regeneration strategy and sustainability, including economic development, regeneration and inequality; and employment strategy and initiatives and skills development.
				1475
				1476	7 non-executive councillors – the chair and six councillors
				1477	Two non-voting Co-Optees may also be appointed,
				1478
				1479	: Three voting Members
	1342	Meeting Procedures for Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee		1480	Meeting Procedures for Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee
n	1343	Section 43.1: Chair and Membership	n	1481	Section 46.1: Chair and Membership
	1344	Sub-Committees will be chaired by a Member of the Overview and Scrutiny Committee. For this Sub-Committee it will be the Lead Scrutiny Member for Housing & Regeneration. The membership of the Housing & Regeneration Scrutiny Sub-Committee has been determined by the Overview and Scrutiny Committee.		1482	Sub-Committees will be chaired by a Member of the Overview and Scrutiny Committee. For this Sub-Committee it will be the Lead Scrutiny Member for Housing & Regeneration. The membership of the Housing & Regeneration Scrutiny Sub-Committee has been determined by the Overview and Scrutiny Committee.
n	1345	Section 43.2: Frequency of meetings	n	1483	Section 46.2: Frequency of meetings
	1346	The Housing & Regeneration Scrutiny Sub-Committee will meet 6 times a year. The meeting dates will be published on the Council’s website.		1484	The Housing & Regeneration Scrutiny Sub-Committee will meet 6 times a year. The meeting dates will be published on the Council’s website.
	1347	Meetings are scheduled to take place at 6.30pm (unless they fall during the month of Ramadan where they will endeavour to start at 5.30pm). The Sub-Committee may arrange other meetings as and when necessary to consider any urgent issues as well as arranging meetings for detailed scrutiny reviews and challenge sessions.		1485	Meetings are scheduled to take place at 6.30pm (unless they fall during the month of Ramadan where they will endeavour to start at 5.30pm). The Sub-Committee may arrange other meetings as and when necessary to consider any urgent issues as well as arranging meetings for detailed scrutiny reviews and challenge sessions.
n	1348	Section 43.3: Support to the Sub-Committee	n	1486	Section 46.3: Support to the Sub-Committee
	1349	The Director for Strategy, Transformation and Improvement, will be the senior officer lead and champion the work of the Sub-Committee.		1487	The Corporate Head of Democratic and Governance Services, will be the senior officer lead and champion the work of the Sub-Committee.
	1350	The servicing of meetings will be undertaken by the Council’s Democratic Services Team which will include:		1488	The servicing of meetings will be undertaken by the Council’s Democratic Services Team which will include:
n	1351	The Strategy and Communities Team will provide policy support to the Sub-Committee which will include:	n	1489	The Scrutiny Team will provide policy support to the Sub-Committee which will include:
	1352	Section 43.4: Proceedings		1490	Section 46.4: Proceedings
	1353	The Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee will generally meet in public and conduct its proceedings in accordance with the rules and procedure contained in the Council’s Constitution such as the:		1491	The Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee will generally meet in public and conduct its proceedings in accordance with the rules and procedure contained in the Council’s Constitution such as the:
n	1354	Terms of Reference – Children and Education Scrutiny Sub-Committee	n
	1355
	1356	The Children and Education Scrutiny Sub-Committee has been established to scrutinise the provision, planning and management of children and young people’s services – including children’s social care; safeguarding children; children in care; SEN and education inclusion, troubled families and the Youth Offending Service (YOS) education, learning and schools; youth services; early years; education capital estate and youth & play services.
	1357
	1358	7 non-executive councillors – the chair and six councillors; and  6 co-opted members (consisting of: - a Church of England and a Roman Catholic representative; 3 Parent Governor representatives under paragraph 7 of Schedule A1 to the Local Government Act 2000; and a Muslim faith representative).
	1359
	1360	: Three voting Members
	1361	Terms of Reference – Health and Adults Scrutiny Sub-Committee
	1362
	1363	The Health and Adults Scrutiny Sub-Committee has been established to undertake the Council’s responsibilities in respect of Scrutinising local health services and adult social care, covering services provided by the Council as well as those provided by the Council’s partners.
	1364
	1365	7 non-executive councillors – the chair and six councillors.
	1366	Two non-voting Co-Optees may also be appointed.
	1367
	1368	: Three voting Members
	1369	Terms of Reference – Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee
	1370
	1371	The Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee will undertake overview and scrutiny pertaining to housing management and planning matters, as well as regeneration strategy and sustainability, including economic development, regeneration and inequality; and employment strategy and initiatives and skills development.
	1372
	1373	7 non-executive councillors – the chair and six councillors
	1374	Two non-voting Co-Optees may also be appointed,
	1375
	1376	: Three voting Members
	1377	Councillor Call-for Action Procedure		1492	Councillor Call-for Action Procedure
	1378	Section 47.1: Tower Hamlets Councillor Call for Action (CCfA) Guide		1493	Section 47.1: Tower Hamlets Councillor Call for Action (CCfA) Guide
	1379	Section 47.2: Introduction		1494	Section 47.2: Introduction
	1398	Section 47.10: Timeframe or a CCfA Requisition		1513	Section 47.10: Timeframe or a CCfA Requisition
	1399	For a CCfA to be considered, it must be submitted at least 10 working days in advance of the OSC meeting. If a CCfA submission request falls within 10 working days, it will need to be scheduled for the next OSC meeting.		1514	For a CCfA to be considered, it must be submitted at least 10 working days in advance of the OSC meeting. If a CCfA submission request falls within 10 working days, it will need to be scheduled for the next OSC meeting.
	1400	Section 47.11: Councillor Call for Action (CCfA) process		1515	Section 47.11: Councillor Call for Action (CCfA) process
n	1401	Section 47.12: London Borough of Tower Hamlets   Overview and Scrutiny Committee   ‘Councillor Call for Action’ Requisition	n	1516	Section 47.12: London Borough of Tower Hamlets Overview and Scrutiny Committee ‘Councillor Call for Action’ Requisition
				1517	The Councillor Call for Action form will require the following information:
				1518	Once the form has been completed it must be returned to the Head of Scrutiny.
	1402	Members		1519	Members
	1403	The Speaker of the Council		1520	The Speaker of the Council
	1404	The position of Speaker of the Council performs the duties often carried out by the post of ‘civic mayor’.		1521	The position of Speaker of the Council performs the duties often carried out by the post of ‘civic mayor’.
	1408	Section 48.2: The Deputy Speaker of the Council will deputise for the Speaker of the Council whenever the Speaker of the Council is unavailable or unable to act		1525	Section 48.2: The Deputy Speaker of the Council will deputise for the Speaker of the Council whenever the Speaker of the Council is unavailable or unable to act
	1409	The order of precedence for civic events shall be as follows, with the Borough's First Citizen representing the Council at Civic Ceremonial functions in the Borough including:		1526	The order of precedence for civic events shall be as follows, with the Borough's First Citizen representing the Council at Civic Ceremonial functions in the Borough including:
	1410	And events outside the Borough including:		1527	And events outside the Borough including:
n	1411	This does not preclude the attendance and involvement of the Mayor and/or other Councillors.	n	1528	This does not prevent the attendance and involvement of the Mayor and/or other Councillors.
	1412	Members of the Council		1529	Members of the Council
	1413	Section 49.1: Composition and Eligibility		1530	Section 49.1: Composition and Eligibility
	1414	The Council will comprise a directly elected Mayor and 45 Councillors. The Mayor will be elected by the voters of the whole borough; and the Councillors will be elected by the voters of each ward, in accordance with a scheme drawn up by the Local Government Boundary Commission for England.		1531	The Council will comprise a directly elected Mayor and 45 Councillors. The Mayor will be elected by the voters of the whole borough; and the Councillors will be elected by the voters of each ward, in accordance with a scheme drawn up by the Local Government Boundary Commission for England.
	1421	Section 49.4: Rights and Duties		1538	Section 49.4: Rights and Duties
	1422	Councillors will have such rights of access to such documents, information, land and buildings of the Council as are necessary for the proper discharge of their functions and in accordance with the law.		1539	Councillors will have such rights of access to such documents, information, land and buildings of the Council as are necessary for the proper discharge of their functions and in accordance with the law.
	1423	Councillors will not make public information which is confidential or exempt without the consent of the Council or divulge information given in confidence to anyone other than a Councillor or officer entitled to know it.		1540	Councillors will not make public information which is confidential or exempt without the consent of the Council or divulge information given in confidence to anyone other than a Councillor or officer entitled to know it.
n	1424	For these purposes “confidential” and “exempt” are defined in the Access to Information Procedure Rules in Part B Section 8 of the Constitution.	n	1541	For these purposes “confidential” and “exempt” are defined in the  Access to Information Procedure Rules set out in Part B, Chapter 10  of the Constitution.
	1425	Section 49.5: Cessation of Membership		1542	Section 49.5: Cessation of Membership
	1426	A Councillor will cease to be a Member if they resign by giving notice in writing, or if they fail to observe the requirement to attend Council meetings as prescribed by section 85 of the Local Government Act 1972 or if they are disqualified from holding office by virtue of section 80 of the Local Government Act 1972 or any other statutory provision.		1543	A Councillor will cease to be a Member if they resign by giving notice in writing, or if they fail to observe the requirement to attend Council meetings as prescribed by section 85 of the Local Government Act 1972 or if they are disqualified from holding office by virtue of section 80 of the Local Government Act 1972 or any other statutory provision.
	1427	With regard to the requirement to attend meetings, a Councillor must attend at least one relevant meeting during a period of six (6) months to remain qualified to hold office. A relevant meeting includes Council, the Cabinet, any Committee, Sub Committee or external body to which the Councillor has been formally appointed.		1544	With regard to the requirement to attend meetings, a Councillor must attend at least one relevant meeting during a period of six (6) months to remain qualified to hold office. A relevant meeting includes Council, the Cabinet, any Committee, Sub Committee or external body to which the Councillor has been formally appointed.
	1428	If a Councillor believes that there is an exceptional and unavoidable reason why they are unable to attend a relevant meeting during a period of six (6) months or to otherwise perform their proper duties as a Councillor for part or all of the same period, the Councillor concerned may seek a dispensation from the Council by writing to the Chief Executive explaining the reason for their unavoidable absence and the period to which the absence will relate. This will be reported to the Council at its next ordinary meeting. The Council will decide whether or not to grant such an exemption to the attendance requirement and will only do so in exceptional circumstances and with evidence that the absence is unavoidable. An exemption cannot be granted if a particular Councillor’s absence has already exceeded six months.		1545	If a Councillor believes that there is an exceptional and unavoidable reason why they are unable to attend a relevant meeting during a period of six (6) months or to otherwise perform their proper duties as a Councillor for part or all of the same period, the Councillor concerned may seek a dispensation from the Council by writing to the Chief Executive explaining the reason for their unavoidable absence and the period to which the absence will relate. This will be reported to the Council at its next ordinary meeting. The Council will decide whether or not to grant such an exemption to the attendance requirement and will only do so in exceptional circumstances and with evidence that the absence is unavoidable. An exemption cannot be granted if a particular Councillor’s absence has already exceeded six months.
n	1429	Where a Co-opted Member fails to attend (in person) at least half of the ordinarily scheduled Committee/Sub-Committee meetings in a municipal year, the Committee/Sub-Committee on which they sit will receive a report at its first meeting of the new municipal year allowing it to review any mitigating factors and determine whether any action should be taken (including as a final option, recommendation for removal should that be considered appropriate) by Council or the Committee/Sub-Committee who originally appointed them to the role.	n	1546	Where a Co-opted Member fails to attend (in person) at least half of the ordinarily scheduled Committee/Sub-Committee meetings in a municipal year, the Committee/Sub-Committee on which they sit will receive a report at its first meeting of the new municipal year allowing it to review any factors that might justify the absences and determine whether any action should be taken (including as a final option, recommendation for removal should that be considered appropriate) by Council or the Committee/Sub-Committee who originally appointed them to the role.
	1430	In respect of Scrutiny Committees/Sub-Committees, all reports will be considered by the Overview and Scrutiny Committee to ensure consistency of approach.		1547	In respect of Scrutiny Committees/Sub-Committees, all reports will be considered by the Overview and Scrutiny Committee to ensure consistency of approach.
n	1431	Note – the definition of Co-opted Member is that set out in the Member Code of Conduct – Part H – Section xx (including all Scrutiny Co-optees).	n	1548	Note – the definition of Co-opted Member is that set out in the  Member Code of Conduct  – Part H, Section 50 (including all Scrutiny Co-optees).
	1432	Section 49.6: Conduct		1549	Section 49.6: Conduct
	1433	The Mayor, Councillors and Co-opted Members will at all times observe the Code of Conduct for Members, Member/Officer Protocol, the Licensing and Planning Codes of Conduct and all other Codes and Protocols set out within this Constitution or otherwise agreed by the Council from time to time.		1550	The Mayor, Councillors and Co-opted Members will at all times observe the Code of Conduct for Members, Member/Officer Protocol, the Licensing and Planning Codes of Conduct and all other Codes and Protocols set out within this Constitution or otherwise agreed by the Council from time to time.
	1434	Section 49.7: Allowances		1551	Section 49.7: Allowances
n	1435	The Mayor, Councillors and Co-opted Members will be entitled to receive allowances in accordance with the Members’ Allowances Scheme as set out in Part H Section xx of this Constitution.	n	1552	The Mayor, Councillors and Co-opted Members will be entitled to receive allowances in accordance with the  Members’ Allowances Scheme  as set out in Part H, Section 53 of this Constitution.
	1436	Code of Conduct for Members		1553	Code of Conduct for Members
	1437	Section 50.1: Introduction and Purpose of the Code		1554	Section 50.1: Introduction and Purpose of the Code
	1438	This Code has been developed to support the high standards of leadership and performance of members, and the openness and accountability necessary to ensure public confidence in the way in which you conduct your public duties.		1555	This Code has been developed to support the high standards of leadership and performance of members, and the openness and accountability necessary to ensure public confidence in the way in which you conduct your public duties.
	1439	The Code applies to the Mayor, Councillors, and Co-opted Members of the Council, collectively referred to as Member(s) in the remainder of this document.		1556	The Code applies to the Mayor, Councillors, and Co-opted Members of the Council, collectively referred to as Member(s) in the remainder of this document.
	1440	A “Co-opted Member” is defined in the Localism Act 2011 Section 27(4) as “a person who is not a Member of the authority but who		1557	A “Co-opted Member” is defined in the Localism Act 2011 Section 27(4) as “a person who is not a Member of the authority but who
n	1441	and who is entitled to vote on any question that falls to be decided at any meeting of that committee or sub-committee”.	n	1558	Some Co-opted Members of the Council’s Scrutiny Committees and the Independent Chair of the Audit Committee do not fall within the above definition as they do not have the right to vote, however they are all are expected to abide by the terms of this Code of Conduct.
	1442	Some Co-opted Members of the Council’s Scrutiny Committees are not caught by the above definition as they do not have the right to vote, however all Scrutiny Co-optees are expected to abide by the terms of this Code of Conduct.
	1443	The Code does not apply to Independent Persons, Observers and other persons involved in the Council’s Committees, Boards, and Panels. They are expected to take into account the Code and to follow any rules set out by their own organisations and act appropriately. This includes those Members of bodies such as the Health and Wellbeing Board who are appointed by other organisations.		1559	The Code does not apply to Independent Persons, Observers and other persons involved in the Council’s Committees, Boards, and Panels. They are expected to take into account the Code and to follow any rules set out by their own organisations and act appropriately. This includes those Members of bodies such as the Health and Wellbeing Board who are appointed by other organisations.
n	1444	The purpose of this Code of Conduct is to assist you, as a Member, in modelling the behaviour that is expected of you, to provide a personal check and balance, and to set out the type of conduct that could lead to action being taken against you. It is also to protect you, the public, fellow Members, local authority officers and the reputation of local government. It sets out general principles of conduct expected of all Members and your specific obligations in relation to standards of conduct. The LGA encourages the use of support, training and mediation prior to action being taken using the Code. The fundamental aim of the Code is to create and maintain public confidence in the role of Member and local government.	n	1560	The purpose of this Code of Conduct is to assist you, as a Member, in modelling the behaviour that is expected of you, to provide a personal check and balance, and to set out the type of conduct that could lead to action being taken against you. It is also to protect you, the public, fellow Members, local authority officers and the reputation of local government. It sets out general principles of conduct expected of all Members and your specific obligations in relation to standards of conduct. The LGA encourages the use of support, training and mediation prior to action being taken using the Code. The fundamental aim of the Code is to create and maintain public confidence in the role of Members and in local governance generally.
	1445	In addition to the Member Code of Conduct, the Council’s governance arrangements include a number of further Codes and Protocols set out in the Constitution which provide additional guidance or obligations which Members must consider. These include, but are not limited to, the Planning and Licensing Codes of Conduct and the Member / Officer Relations Protocol.		1561	In addition to this Code of Conduct, the Council’s governance arrangements include a number of further Codes and Protocols set out in the Constitution which provide additional guidance or obligations which Members must consider and comply with. These include, but are not limited to, the Planning and Licensing Codes of Conduct and the Member / Officer Relations Protocol.
	1446	As Members you are also required to adhere to the Council’s Social Media policy in your role as a Member.		1562	As Members you are also required to adhere to the Council’s Social Media policy in your role as a Member.
n	1447	The Member Code of Conduct has been set within the context of the Tower Values of ‘Together, Open, Willing, Excellent, and Respect’ which we all hold  Council's TOWER values (towerhamlets.gov.uk) .	n	1563	The Member Code of Conduct has been set within the context of the the Council's Tower Values of ‘Together, Open, Willing, Excellent, and Respect’.
	1448	This Code of Conduct has been developed from the Model Code of Conduct published by the Local Government Association (LGA). The LGA has also produced guidance to accompany its Model Code. This guidance is a useful reference point for Members and officers on the application of the Code.		1564	This Code of Conduct has been developed from the Model Code of Conduct published by the Local Government Association (LGA). The LGA has also produced guidance to accompany its Model Code. This guidance is a useful reference point for Members and officers on the application of the Code.
	1449	The relevant sections of the guidance are referenced throughout this Code as a useful guide on the application of the code The full guidance is available here:  https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct		1565	The relevant sections of the guidance are referenced throughout this Code as a useful guide on the application of the code The full guidance is available here:  https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct
n	1450		n	1566
	1451	Although the guidance is a useful reference for officers and Members, it will be for the Monitoring Officer in consultation with the Independent Person and/or Standards Advisory Committee as appropriate, (applying the Code), to determine whether a Member has breached it.		1567	Although the guidance is a useful reference for officers and Members, it will be for the Monitoring Officer in consultation with the Independent Person and/or Standards Advisory Committee as appropriate, while applying the Code, to determine whether a Member has breached it.
	1452	Section 50.2: General principles of Member conduct		1568	Section 50.2: General Principles of Member Conduct
	1453	Everyone in public office at all levels; all who serve the public or deliver public services, including ministers, civil servants, Members and local authority officers; should uphold the  Seven Principles of Public Life , also known as the Nolan Principles. The Nolan Principles are set out in Appendix A to the Code of Conduct.		1569	Everyone in public office at all levels; all who serve the public or deliver public services, including ministers, civil servants, Members and local authority officers; should uphold the  Seven Principles of Public Life , also known as the Nolan Principles. The Nolan Principles are set out in Appendix A to the Code of Conduct.
	1454	In accordance with the public trust placed in me, on all occasions:		1570	In accordance with the public trust placed in me, on all occasions:
	1455	In undertaking my role:		1571	In undertaking my role:
n			n	1572
				1573
				1574	General Principles of Member Conduct
				1575	https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct#general-principles-of-councillor-conduct
	1456	Section 50.3: Application of the Code of Conduct		1576	Section 50.3: Application of the Code of Conduct
	1457	This Code of Conduct applies to you as soon as you sign your declaration of acceptance of the office of Mayor/Councillor or on appointment as a co-opted member and continues to apply to you until you cease to be a Member.		1577	This Code of Conduct applies to you as soon as you sign your declaration of acceptance of the office of Mayor/Councillor or on appointment as a co-opted member and continues to apply to you until you cease to be a Member.
n	1458	This Code of Conduct applies to you when you are acting in your capacity as a member which may include, but is not limited to, when:	n	1578	This Code of Conduct applies to you when you are acting in your capacity as a Member which may include, but is not limited to, when:
	1459	The Code applies to all forms of communication and interaction, including:		1579	The Code applies to all forms of communication and interaction, including:
	1460	You are also expected to uphold high standards of conduct and show leadership at all times when acting as a Member.		1580	You are also expected to uphold high standards of conduct and show leadership at all times when acting as a Member.
	1461	Your Monitoring Officer has statutory responsibility for the implementation of the Code of Conduct, and you are encouraged to seek advice from your Monitoring Officer on any matters that may relate to the Code of Conduct.		1581	Your Monitoring Officer has statutory responsibility for the implementation of the Code of Conduct, and you are encouraged to seek advice from your Monitoring Officer on any matters that may relate to the Code of Conduct.
n			n	1582
				1583
				1584	Application of the Model Member’s Code of Conduct
				1585	https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct#application-of-the-model-councillors-code-of-conduct
	1462	Section 50.4: Standards of member conduct		1586	Section 50.4: Standards of Member Conduct
	1463	This section sets out your obligations. Should your conduct fall short of these standards, a complaint may be made against you, which may result in action being taken.		1587	This section sets out your obligations. Should your conduct fall short of these standards, a complaint may be made against you, which may result in action being taken.
	1464	Section 50.5: General Conduct		1588	Section 50.5: General Conduct
	1465	Respect means politeness and courtesy in behaviour, speech, and in the written word. Debate and having different views are all part of a healthy democracy. As a Member, you can express, challenge, criticise and disagree with views, ideas, opinions, and policies in a robust but civil manner. You should not, however, subject individuals, groups of people or organisations to personal attack.		1589	Respect means politeness and courtesy in behaviour, speech, and in the written word. Debate and having different views are all part of a healthy democracy. As a Member, you can express, challenge, criticise and disagree with views, ideas, opinions, and policies in a robust but civil manner. You should not, however, subject individuals, groups of people or organisations to personal attack.
	1466	In your contact with the public, you should treat them politely and courteously. Rude and offensive behaviour lowers the public’s confidence in Members.		1590	In your contact with the public, you should treat them politely and courteously. Rude and offensive behaviour lowers the public’s confidence in Members.
n			n	1591
				1592
				1593	Respect
				1594	https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct#respect
	1467	Section 50.6: Public Behaviour		1595	Section 50.6: Public Behaviour
n	1468	In return, you have a right to expect respectful behaviour from the public. If members of the public are being abusive, intimidatory or threatening you are entitled to stop any conversation or interaction in person or online	n	1596	In return, you have a right to expect respectful behaviour from the public. If members of the public are being abusive, intimidatory or threatening you are entitled to stop any conversation or interaction in person or online.
	1469	If you wish to raise concerns about the behaviour of a member of the public you can seek advice from the Monitoring Officer in the first instance.		1597	If you wish to raise concerns about the behaviour of a member of the public you can seek advice from the Monitoring Officer in the first instance.
	1470	Where you have stopped engaging or refused to engage with any member of the public who could reasonably be perceived as being abusive, threatening, intimidatory or otherwise displaying unacceptable behaviours you should direct them to other communication channels within the council.		1598	Where you have stopped engaging or refused to engage with any member of the public who could reasonably be perceived as being abusive, threatening, intimidatory or otherwise displaying unacceptable behaviours you should direct them to other communication channels within the council.
	1471	This also applies to fellow Members, where action could then be taken under the Member Code of Conduct, and local authority employees, where concerns should be raised in line with the Member / Officer Relations Protocol.		1599	This also applies to fellow Members, where action could then be taken under the Member Code of Conduct, and local authority employees, where concerns should be raised in line with the Member / Officer Relations Protocol.
	1473	The Protection from Harassment Act 1997 defines harassment as conduct that causes alarm or distress or puts people in fear of violence and must involve such conduct on at least two occasions. It can include repeated attempts to impose unwanted communications and contact upon a person in a manner that could be expected to cause distress or fear in any reasonable person.		1601	The Protection from Harassment Act 1997 defines harassment as conduct that causes alarm or distress or puts people in fear of violence and must involve such conduct on at least two occasions. It can include repeated attempts to impose unwanted communications and contact upon a person in a manner that could be expected to cause distress or fear in any reasonable person.
	1474	Unlawful discrimination is where someone is treated unfairly because of a protected characteristic. Protected characteristics are specific aspects of a person's identity defined by the Equality Act 2010. They are age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex and sexual orientation.		1602	Unlawful discrimination is where someone is treated unfairly because of a protected characteristic. Protected characteristics are specific aspects of a person's identity defined by the Equality Act 2010. They are age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex and sexual orientation.
	1475	The Equality Act 2010 places specific duties on local authorities. Members have a central role to play in ensuring that equality issues are integral to the local authority's performance and strategic aims, and that there is a strong vision and public commitment to equality across public services.		1603	The Equality Act 2010 places specific duties on local authorities. Members have a central role to play in ensuring that equality issues are integral to the local authority's performance and strategic aims, and that there is a strong vision and public commitment to equality across public services.
n			n	1604
				1605
				1606	Bullying, Harassment and Discrimination
				1607	https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct#bullying
	1476	Officers work for the local authority as a whole and must be politically neutral (unless they are political assistants). They should not be coerced or persuaded to act in a way that would undermine their neutrality. You can question officers to understand, for example, their reasons for proposing to act in a particular way, or the content of a report that they have written. However, you cannot require or coerce them to act differently, change their advice, or alter the content of that report.		1608	Officers work for the local authority as a whole and must be politically neutral (unless they are political assistants). They should not be coerced or persuaded to act in a way that would undermine their neutrality. You can question officers to understand, for example, their reasons for proposing to act in a particular way, or the content of a report that they have written. However, you must not require or coerce them to act differently, change their advice, or alter the content of that report if doing so would prejudice their professional integrity.
				1609
				1610
				1611	Impartiality of Officers
				1612	https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct#impartiality-of-officers-
	1477	Local authorities must work openly and transparently, and their proceedings and printed materials are open to the public, except in certain legally defined circumstances. You should work on this basis, but there will be times when it is required by law that discussions, documents and other information relating to or held by the local authority must be treated in a confidential manner. Examples include personal data relating to individuals or information relating to ongoing negotiations.		1613	Local authorities must work openly and transparently, and their proceedings and printed materials are open to the public, except in certain legally defined circumstances. You should work on this basis, but there will be times when it is required by law that discussions, documents and other information relating to or held by the local authority must be treated in a confidential manner. Examples include personal data relating to individuals or information relating to ongoing negotiations.
n			n	1614
				1615
				1616	Confidentiality and Access to Information
				1617	https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct#confidentiality-and-access-to-information-
	1478	As a Member, you are trusted to make decisions on behalf of your community and your actions and behaviour are subject to greater scrutiny than that of ordinary members of the public. You should be aware that your actions might have an adverse impact on you, other Members and/or your local authority and may lower the public’s confidence in your or your local authority’s ability to discharge your/it’s functions. For example, behaviour that is considered dishonest and/or deceitful can bring your local authority into disrepute.		1618	As a Member, you are trusted to make decisions on behalf of your community and your actions and behaviour are subject to greater scrutiny than that of ordinary members of the public. You should be aware that your actions might have an adverse impact on you, other Members and/or your local authority and may lower the public’s confidence in your (or your local authority’s) ability to discharge your/its functions. For example, behaviour that is considered dishonest and/or deceitful can bring your local authority into disrepute.
	1479	Members collectively are able to hold the local authority and fellow Members to account and where appropriate you can constructively challenge and express concern about decisions and processes undertaken by the council whilst continuing to adhere to other aspects of this Code of Conduct. Members should not make trivial or malicious allegations against each other.		1619	Members collectively are able to hold the local authority and fellow Members to account and where appropriate you can constructively challenge and express concern about decisions and processes undertaken by the council whilst continuing to adhere to other aspects of this Code of Conduct. Members should not make trivial or malicious allegations against each other.
n			n	1620
				1621
				1622	Disrepute
				1623	https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct#disrepute-
	1480	Your position as a member of the local authority provides you with certain opportunities, responsibilities and privileges, and you make choices all the time that will impact others. However, you should not take advantage of these opportunities to further your own or others’ private interests or to disadvantage anyone unfairly.		1624	Your position as a member of the local authority provides you with certain opportunities, responsibilities and privileges, and you make choices all the time that will impact others. However, you should not take advantage of these opportunities to further your own or others’ private interests or to disadvantage anyone unfairly.
n			n	1625
				1626
				1627	Misuse of Position
				1628	https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct#misuse-of-position
	1481	You may be provided with resources and facilities by the local authority to assist you in carrying out your duties as a Member. They should be used in accordance with the purpose for which they have been provided and the local authority’s own policies regarding their use and are not to be used for business or personal gain.		1629	You may be provided with resources and facilities by the local authority to assist you in carrying out your duties as a Member. They should be used in accordance with the purpose for which they have been provided and the local authority’s own policies regarding their use and are not to be used for business or personal gain. Examples include:
	1482	Examples include:		1630
				1631
				1632
				1633
				1634	Misuse of resources and facilities
				1635	https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct#misuse-of-resources-and-facilities-
				1636	It is extremely important for you as a Member to demonstrate high standards of conduct, for you to have your actions open to scrutiny and for you not to undermine public trust in the local authority or its governance.
				1637	Members are reminded that failure to co-ordinate with an investigation into a complaint of breach of the Code of Conduct or comply with relevant timescales, whether at the initial or full investigation stage, is itself a breach of the Code of Conduct.
	1483	If you do not understand or are concerned about the local authority’s processes in handling a complaint you should raise this with your Monitoring Officer.		1638	If you do not understand or are concerned about the local authority’s processes in handling a complaint you should raise this with the Monitoring Officer.
	1484	Any alleged breach of this code will be dealt with in accordance with the arrangements set out in arrangements for dealing with complaints of breach of the code of conduct for members in section xx.		1639	Any alleged breach of this code will be dealt with in accordance with the arrangements set out in arrangements for dealing with complaints of breach of the code of conduct for members in  Chapter 51 .
				1640
				1641
				1642
				1643
				1644	Complying with the Code of Conduct
				1645	https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct#complying-with-the-code-of-conduct
	1485	Section 29 of the Localism Act 2011 requires the Monitoring Officer to establish and maintain a register of interests of members of the authority.		1646	Section 29 of the Localism Act 2011 requires the Monitoring Officer to establish and maintain a register of interests of Members of the authority.
	1486	An example of an interest is something which is of value to you which you may have through personal, professional or other private reasons. For example, your job, home or other property. Your main financial interests are called Pecuniary Interests.		1647	An example of an interest is something which is of value to you which you may have through personal, professional or other private reasons. For example, your job, home or other property. Your main financial interests are called Pecuniary Interests.
	1487	You should note that failure to register or disclose a Disclosable Pecuniary Interest as set out in Table 1 of Appendix B, is a criminal offence under the Localism Act 2011 for which you can be prosecuted.		1648	You should note that failure to register or disclose a Disclosable Pecuniary Interest as set out in Table 1 of Appendix B, is a criminal offence under the Localism Act 2011 for which you can be prosecuted.
	1488	You need to register your interests so that the public, local authority employees and fellow Members know which of your interests might give rise to a conflict of interest.		1649	You need to register your interests so that the public, local authority employees and fellow Members know which of your interests might give rise to a conflict of interest.
n	1489	An example of a conflict of interest is ‘a situation where your interests (or responsibility to another organisation) could be (or could be seen to be) in conflict with your responsibilities as a Member’. This is especially important in relation to your role as a decision maker at the Council. Table 3 of Appendix B sets out how different types of declarations should be dealt with at meetings.	n	1650	An example of a conflict of interest is ‘a situation where your interests (or responsibility to another organisation) could be (or could be seen to be) in conflict with your responsibilities as a Member’. This is especially important in relation to your role as a decision maker at the council. Table 3 of Appendix B sets out detailed provisions on registering interests and how different types of declarations should be made and dealt with at meetings.
	1490	If in doubt, always seek advice from your Monitoring Officer.		1651	If in doubt, always seek advice from your Monitoring Officer.
n	1491	The register of interests maintained by the Monitoring Officer is a public document that can be consulted when (or before) an issue arises. Your interests will be published on your Council web page.	n	1652	The register of interests maintained by the Monitoring Officer is a public document that can be consulted when (or before) an issue arises. Your interests will be published on your council web page.
	1492	The register also protects you by allowing you to demonstrate openness and a willingness to be held accountable. You are personally responsible for deciding whether you should disclose an interest in a meeting, but it can be helpful for you to know early on if others think that a potential conflict might arise. It is also important that the public know about any interest that might have to be disclosed by you or other Members when making or taking part in decisions, so that decision making is seen by the public as open and honest. This helps to ensure that public confidence in the integrity of local governance is maintained.		1653	The register also protects you by allowing you to demonstrate openness and a willingness to be held accountable. You are personally responsible for deciding whether you should disclose an interest in a meeting, but it can be helpful for you to know early on if others think that a potential conflict might arise. It is also important that the public know about any interest that might have to be disclosed by you or other Members when making or taking part in decisions, so that decision making is seen by the public as open and honest. This helps to ensure that public confidence in the integrity of local governance is maintained.
n			n	1654
				1655
				1656
				1657
				1658	Declarations of Interest
				1659	https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct#declarations-of-interest
	1493	In order to protect your position and the reputation of the local authority, you should exercise caution in accepting any gifts or hospitality which are (or which you reasonably believe to be) offered to you because you are a Member.		1660	In order to protect your position and the reputation of the local authority, you should exercise caution in accepting any gifts or hospitality which are (or which you reasonably believe to be) offered to you because you are a Member.
n	1494	It would be expected that you would accept normal gifts and hospitality in relation to your work. However, if the gift or hospitality was valued at over £100 you would normally only accept it if it directly related to your role as a Member. You should make the reasons for acceptance clear in your declaration.	n	1661	In particular you should exercise extreme caution in accepting any gift or hospitality valued at over £100 that is being offered to you due to your role as a Member. You should make the reasons for acceptance clear in your declaration.
	1495	However, there may be times when such a refusal may be difficult if it is seen as rudeness in which case you could accept it but must ensure it is publicly registered.		1662	However, there may be times when such a refusal may be difficult if it is seen as rudeness in which case you could accept it but must ensure it is publicly registered.
n	1496	However, you do not need to register gifts and hospitality which are not related to your role as a member and that you would have received anyway such as:	n	1663	However, you do not need to register gifts and hospitality which are not related to your role as a Member and that you would have received anyway such as:
				1664	Local Government Association Guidance on the Model Code of Conduct – Registration of gifts, hospitality and interests
				1665	https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct#registration-of-gifts-hospitality-and-interests
				1666	As part of the Continuous Improvement Plan, the Council has developed the Member Pledge. The Member Pledge is not part of this Code of Conduct, but it is designed to improve Member behaviours and relationships.
	1497	Section 50.7: Appendix A		1667	Section 50.7: Appendix A
	1498			1668
n			n	1669
	1499			1670
	1500
	1501	The Seven Principles of Public Life (also known as the Nolan Principles) apply to anyone who works as a public office-holder. This includes all those who are elected or appointed to public office, nationally and locally, and all people appointed to work in the Civil Service, local government, the police, courts and probation services, non-departmental public bodies (NDPBs), and in the health, education, social and care services. All public office-holders are both servants of the public and stewards of public resources. The principles also apply to all those in other sectors delivering public services.		1671	The Seven Principles of Public Life (also known as the Nolan Principles) apply to anyone who works as a public office-holder. This includes all those who are elected or appointed to public office, nationally and locally, and all people appointed to work in the Civil Service, local government, the police, courts and probation services, non-departmental public bodies (NDPBs), and in the health, education, social and care services. All public office-holders are both servants of the public and stewards of public resources. The principles also apply to all those in other sectors delivering public services.
	1502			1672
n	1503		n	1673
	1504
	1505	Holders of public office should act solely in terms of the public interest.
	1506
	1507
	1508
	1509	Holders of public office must avoid placing themselves under any obligation to people or organisations that might try inappropriately to influence them in their work. They should not act or take decisions in order to gain financial or other material benefits for themselves, their family, or their friends. They must declare and resolve any interests and relationships.
	1510
	1511
	1512
	1513	Holders of public office must act and take decisions impartially, fairly and on merit, using the best evidence and without discrimination or bias.
	1514
	1515
	1516
	1517	Holders of public office are accountable to the public for their decisions and actions and must submit themselves to the scrutiny necessary to ensure this.
	1518
	1519
	1520
	1521	Holders of public office should act and take decisions in an open and transparent manner. Information should not be withheld from the public unless there are clear and lawful reasons for so doing.
	1522
	1523
	1524
	1525	Holders of public office should be truthful.
	1526
	1527			1674
				1675	Holders of public office should act solely in terms of the public interest.
				1676
				1677
	1528			1678
				1679	Holders of public office must avoid placing themselves under any obligation to people or organisations that might try inappropriately to influence them in their work. They should not act or take decisions in order to gain financial or other material benefits for themselves, their family, or their friends. They must declare and resolve any interests and relationships.
				1680
				1681
				1682
				1683	Holders of public office must act and take decisions impartially, fairly and on merit, using the best evidence and without discrimination or bias.
				1684
				1685
				1686
				1687	Holders of public office are accountable to the public for their decisions and actions and must submit themselves to the scrutiny necessary to ensure this.
				1688
				1689
				1690
				1691	Holders of public office should act and take decisions in an open and transparent manner. Information should not be withheld from the public unless there are clear and lawful reasons for so doing.
				1692
				1693
				1694
				1695	Holders of public office should be truthful.
				1696
				1697
				1698
	1529	Holders of public office should exhibit these principles in their own behaviour and treat others with respect. They should actively promote and robustly support the principles and challenge poor behaviour wherever it occurs.		1699	Holders of public office should exhibit these principles in their own behaviour and treat others with respect. They should actively promote and robustly support the principles and challenge poor behaviour wherever it occurs.
	1530	Section 50.8: Appendix B		1700	Section 50.8: Appendix B
	1531	Within 28 days of becoming a member or your re-election or re-appointment to office you must register with the Monitoring Officer the interests which fall within the categories set out in		1701	Within 28 days of becoming a member or your re-election or re-appointment to office you must register with the Monitoring Officer the interests which fall within the categories set out in
n	1532	( ) which are as described in “The Relevant Authorities (Disclosable Pecuniary Interests) Regulations 2012”. You should also register details of your other personal interests which fall within the categories set out in	n	1702	( ) which are as described in “The Relevant Authorities (Disclosable Pecuniary Interests) Regulations 2012”. You should also register details of your other personal interests which fall within the categories set out in
	1533	(		1703	(
	1534
	1535	).
	1536
	1537			1704
				1705	).
				1706
				1707
	1538	“		1708	“
	1539	means an interest of yourself, or of your partner if you are aware of your partner's interest, within the descriptions set out in Table 1 below.		1709	means an interest of yourself, or of your partner if you are aware of your partner's interest, within the descriptions set out in Table 1 below.
	1540			1710
n	1541		n	1711
	1542	means a spouse or civil partner, or a person with whom you are living as husband or wife, or a person with whom you are living as if you are civil partners.		1712	means a spouse or civil partner, or a person with whom you are living as husband or wife, or a person with whom you are living as if you are civil partners.
	1543	You must ensure that your register of interests is kept up-to-date and within 28 days of becoming aware of any new interest, or of any change to a registered interest, notify the Monitoring Officer.		1713	You must ensure that your register of interests is kept up-to-date and within 28 days of becoming aware of any new interest, or of any change to a registered interest, notify the Monitoring Officer.
	1544	A ‘sensitive interest’ is as an interest which, if disclosed, could lead to the member, or a person connected with the member, being subject to violence or intimidation.		1714	A ‘sensitive interest’ is as an interest which, if disclosed, could lead to the member, or a person connected with the member, being subject to violence or intimidation.
	1545	Where you have a ‘sensitive interest’ you must notify the Monitoring Officer with the reasons why you believe it is a sensitive interest. If the Monitoring Officer agrees they will withhold the interest from the public register.		1715	Where you have a ‘sensitive interest’ you must notify the Monitoring Officer with the reasons why you believe it is a sensitive interest. If the Monitoring Officer agrees they will withhold the interest from the public register.
	1547	Where you have a disclosable pecuniary interest on a matter to be considered or is being considered by you as a Cabinet member in exercise of your executive function, you must notify the Monitoring Officer of the interest and must not take any steps or further steps in the matter apart from arranging for someone else to deal with it.		1717	Where you have a disclosable pecuniary interest on a matter to be considered or is being considered by you as a Cabinet member in exercise of your executive function, you must notify the Monitoring Officer of the interest and must not take any steps or further steps in the matter apart from arranging for someone else to deal with it.
	1548	Where a matter arises at a meeting which directly relates to one of your Other Registerable Interests (as set out in Table 2), you must disclose the interest. You may speak on the matter only if members of the public are also allowed to speak at the meeting but otherwise must not take part in any discussion or vote on the matter and must not remain in the room unless you have been granted a dispensation. If it is a ‘sensitive interest’, you do not have to disclose the nature of the interest.		1718	Where a matter arises at a meeting which directly relates to one of your Other Registerable Interests (as set out in Table 2), you must disclose the interest. You may speak on the matter only if members of the public are also allowed to speak at the meeting but otherwise must not take part in any discussion or vote on the matter and must not remain in the room unless you have been granted a dispensation. If it is a ‘sensitive interest’, you do not have to disclose the nature of the interest.
	1549			1719
n			n	1720
	1550			1721
	1551			1722
	1552
	1553	Where a matter arises at a meeting which		1723	Where a matter arises at a meeting which
	1554	to your financial interest or well-being (and is not a Disclosable Pecuniary Interest set out in Table 1) or a financial interest or well-being of a relative or close associate, you must disclose the interest. You may speak on the matter only if members of the public are also allowed to speak at the meeting but otherwise must not take part in any discussion or vote on the matter and must not remain in the room unless you have been granted a dispensation. If it is a ‘sensitive interest’, you do not have to disclose the nature of the interest.		1724	to your financial interest or well-being (and is not a Disclosable Pecuniary Interest set out in Table 1) or a financial interest or well-being of a relative or close associate, you must disclose the interest. You may speak on the matter only if members of the public are also allowed to speak at the meeting but otherwise must not take part in any discussion or vote on the matter and must not remain in the room unless you have been granted a dispensation. If it is a ‘sensitive interest’, you do not have to disclose the nature of the interest.
	1555			1725
n			n	1726
	1556			1727
	1557			1728
	1558
	1559	Where a matter arises at a meeting which		1729	Where a matter arises at a meeting which
	1560	–		1730	– you must disclose the interest. To determine whether you can remain in the meeting after disclosing your interest the following test should be applied.
	1561	you must disclose the interest. To determine whether you can remain in the meeting after disclosing your interest the following test should be applied.
	1562	Where a matter		1731	Where a matter
n	1563	your financial interest or well-being:	n	1732	your financial interest or well-being:
	1564	You may speak on the matter only if members of the public are also allowed to speak at the meeting but otherwise must not take part in any discussion or vote on the matter and must not remain in the room unless you have been granted a dispensation.		1733	You may speak on the matter only if members of the public are also allowed to speak at the meeting but otherwise must not take part in any discussion or vote on the matter and must not remain in the room unless you have been granted a dispensation.
	1565	If it is a ‘sensitive interest’, you do not have to disclose the nature of the interest.		1734	If it is a ‘sensitive interest’, you do not have to disclose the nature of the interest.
	1566	Where you have a personal interest in any business of your authority and you have made an executive decision in relation to that business, you must make sure that any written statement of that decision records the existence and nature of your interest.		1735	Where you have a personal interest in any business of your authority and you have made an executive decision in relation to that business, you must make sure that any written statement of that decision records the existence and nature of your interest.
	1568	* ‘director’ includes a member of the committee of management of an industrial and provident society.		1737	* ‘director’ includes a member of the committee of management of an industrial and provident society.
	1569	* ‘securities’ means shares, debentures, debenture stock, loan stock, bonds, units of a collective investment scheme within the meaning of the Financial Services and Markets Act 2000 and other securities of any description, other than money deposited with a building society.		1738	* ‘securities’ means shares, debentures, debenture stock, loan stock, bonds, units of a collective investment scheme within the meaning of the Financial Services and Markets Act 2000 and other securities of any description, other than money deposited with a building society.
	1570	You have a personal interest in any business of your authority where it relates to or is likely to affect:		1739	You have a personal interest in any business of your authority where it relates to or is likely to affect:
n	1571	There is no definitive list of bodies exercising functions of a public nature, but those bodies which:-	n	1740	There is no definitive list of bodies exercising functions of a public nature, but those bodies which: • carry out a public service, • or take the place of local/central government (including through outsourcing); • or carry out a function under legislation or in pursuit of a statutory power; • or can be judicially reviewed, are likely to be bodies carrying out functions of a public nature. They include bodies such as government agencies, other councils, health bodies, council owned companies and school governing bodies.
	1572	are likely to be bodies carrying out functions of a public nature. They include bodies such as government agencies, other councils, health bodies, council owned companies and school governing bodies.
	1573	This table sets out a summary of the general rules around participation at meetings with respect to interests. This is only a summary and does not replace more specific guidance available from the Monitoring Officer.		1741	This table sets out a summary of the general rules around participation at meetings with respect to interests. This is only a summary and does not replace more specific guidance available from the Monitoring Officer.
	1574			1742
n	1575		n	1743
	1576	where not straight-forward, apply the precautionary principle and in all cases apply the test of whether a reasonable member of the public knowing all the facts would believe you were taking the correct course of action.		1744	where not straight-forward, apply the precautionary principle and in all cases apply the test of whether a reasonable member of the public knowing all the facts would believe you were taking the correct course of action.
				1745	Local Government Association Guidance on the Model Code of Conduct – Interests flowchart
				1746	https://www.local.gov.uk/publications/guidance-local-government-association-model-councillor-code-conduct#appendix-1-interests-flowchart
	1577	Procedure for dealing with complaints against Members		1747	Procedure for dealing with complaints against Members
	1578	Section 51.1: Introduction		1748	Section 51.1: Introduction
	1579	The Council has adopted a Code of Conduct for Members which is available on the Council’s website and on request from the Monitoring Officer.		1749	The Council has adopted a Code of Conduct for Members which is available on the Council’s website and on request from the Monitoring Officer.
	1601	The Hearings Advisory Sub-Committee will consider the investigation report and any submissions from the Member complained about and advise the Monitoring Officer:		1771	The Hearings Advisory Sub-Committee will consider the investigation report and any submissions from the Member complained about and advise the Monitoring Officer:
	1602	Possible sanctions may include any of the following:-		1772	Possible sanctions may include any of the following:-
	1603	In determining any recommended sanction the Hearings Sub-Committee may take into account any previous breach by the Member concerned and/or their compliance with any previous sanction applied.		1773	In determining any recommended sanction the Hearings Sub-Committee may take into account any previous breach by the Member concerned and/or their compliance with any previous sanction applied.
n	1604	Member / Officer Relations Protocol	n	1774	Member / Officer Relations Protocol
				1775	Section 52.1: Introduction and Purpose of the Protocol
				1776	Members and officers must work effectively together with mutual respect to achieve the shared purpose of improving the lives of residents. Together, both bring the critical skills, experience and knowledge required to manage an effective public sector organisation. Members provide a democratic mandate to the Council, whereas officers contribute the professional expertise needed to advise and deliver on the policy framework agreed by Members.
				1777	The protocol has been developed to support high standards of leadership and performance of members and officers. It explains and supports the working relationship between Members and officers, clarifies expectations of each other and shows how to apply the principles of the codes of conduct in practical situations. It contains interpretation and guidance on some of the issues which commonly arise but is not meant to be exhaustive. If in doubt, members and officers are advised to seek further advice as outlined in the protocol below.
				1778	This protocol is part of the Council’s governance arrangements and should be read together with the Council’s Constitution, the Code of Conduct for Members and Employee Code of Conduct which provide guidance or obligations which Members and officers must consider. They regulate the conduct of others and other relevant codes of guidance.
				1779	The Protocol applies to
				1780	It is recognised that there may be differences of opinion between members and officers. Ideally, these differences will be resolved amicably.
				1781	A Member in need of support and advice about the application of this Protocol should contact the Monitoring Officer. An officer in need of support and advice about the application of this Protocol should contact their line manager in the first instance.
				1782	A failure to adhere to the guidance set out in this protocol may lead to action under the Code of Conduct for members or the Employee Code of Conduct for officers as appropriate. (See also Section 12 'Complying with the Protocol' below).
				1783	Section 52.2: Roles of Members and Officers
				1784	Section 52.3: The Relationship Between Members and Officers
				1785	Local Authorities exist to improve the lives of the residents in the borough. Members and officers strive to achieve this. However, when there is mis- communication and things go wrong, it can detract from this common goal. Members and officers should have a relationship that instils mutual trust and respect. Members and officers should understand and respect each other’s roles and responsibilities. These should be reflected in the behaviour and attitude of each to the other, both publicly and privately.
				1786	General Expectations of Conduct
				1787	Everyone in public office at all levels; who serve the public or deliver public services, including Members and local authority officers; should uphold the Seven Principles of Public Life  https://www.gov.uk/government/publications/the-7-principles-of-public-life/the-7-principles-of-public-life--2  also known as the Nolan Principles . The Nolan Principles are set out in Appendix A of the Members Code of Conduct
				1788	This section sets out the obligations and the common aims of both members and officers which should assist in achieving the aim of making things better for the population of the borough.
	1605	Section 52.1: A- Respect		1789	Section 52.4: A- Respect
	1606	Section 52.2: B - Bullying, harassment and discrimination		1790	Section 52.5: B - Bullying, harassment and discrimination
	1607	Poor working relations between Members and officers can be destructive to good governance.		1791	Poor working relations between Members and officers can be destructive to good governance.
	1608	5.2 Bullying behaviour may happen only once or it may be part of a pattern of behaviour directed at a weaker person or person whom the Member or the officer has some actual or perceived influence over. Such behaviour may include attacking a specific officer’s conduct in public when Officers are instructed not to ‘answer back’ in public. This can be contrasted with the legitimate challenges which a Member or officer can make in challenging policy or scrutinising performance.		1792	5.2 Bullying behaviour may happen only once or it may be part of a pattern of behaviour directed at a weaker person or person whom the Member or the officer has some actual or perceived influence over. Such behaviour may include attacking a specific officer’s conduct in public when Officers are instructed not to ‘answer back’ in public. This can be contrasted with the legitimate challenges which a Member or officer can make in challenging policy or scrutinising performance.
n	1609	Section 52.3: C - Impartiality and accountability of officers of the Council	n	1793	Section 52.6: C - Impartiality and accountability of officers of the Council
	1610	Members should raise constituents’ queries or concerns through the proper channels and not go direct to junior officers. Members should not seek to ‘jump the queue’, but should be aware of and implement the Council’s procedures. This approach ensures that resources are able to be appropriately prioritised and resourced.		1794	Members should raise constituents’ queries or concerns through the proper channels and not go direct to junior officers. Members should not seek to ‘jump the queue’, but should be aware of and implement the Council’s procedures. This approach ensures that resources are able to be appropriately prioritised and resourced.
	1611	Officers should seek to explain why a course of action is being recommended. Reports should lay out all relevant factors for the decision maker, and examine all alternatives in an even handed way.		1795	Officers should seek to explain why a course of action is being recommended. Reports should lay out all relevant factors for the decision maker, and examine all alternatives in an even handed way.
	1612	When an Officer provides a report it should contain clear, evidence-based advice as to why a course of action is being recommended. From time to time corporate advice is given to officers on report writing and they should take care to follow it. The report should lay out all relevant factors for the decision maker, and examine all alternatives in an even handed way. Officers should take care to include even unpopular options if they feel they are relevant.		1796	When an Officer provides a report it should contain clear, evidence-based advice as to why a course of action is being recommended. From time to time corporate advice is given to officers on report writing and they should take care to follow it. The report should lay out all relevant factors for the decision maker, and examine all alternatives in an even handed way. Officers should take care to include even unpopular options if they feel they are relevant.
	1616	Officers must therefore, be able to report to Members in accordance with their professional expertise.		1800	Officers must therefore, be able to report to Members in accordance with their professional expertise.
	1617	Members should be mindful of taking part in the decision making process when they are actually biased, where it might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of bias, or where a Member has predetermined the matter by closing their mind to the merits of the decision.		1801	Members should be mindful of taking part in the decision making process when they are actually biased, where it might appear to a fair and informed observer that there was a real possibility of bias, or where a Member has predetermined the matter by closing their mind to the merits of the decision.
	1618	A resolution may be passed at meetings which authorises an officer to take action between meetings after consultation with the Chair/ Lead Member/ Portfolio Member etc. It is the officer, not the Chair etc., who takes the action and is responsible for it. The Chair etc. does not himself/ herself have the power between meetings to make decisions.		1802	A resolution may be passed at meetings which authorises an officer to take action between meetings after consultation with the Chair/ Lead Member/ Portfolio Member etc. It is the officer, not the Chair etc., who takes the action and is responsible for it. The Chair etc. does not himself/ herself have the power between meetings to make decisions.
n	1619	Section 52.4: D - Confidentiality and access to information (including Member Enquiries)	n	1803	Section 52.7: D - Confidentiality and access to information (including Member Enquiries)
	1620	The Council operates a Member’s Enquiries system which is for the Mayor and Members to use for routine requests for information and advice. A copy of the procedure is found at		1804	The Council operates a Member’s Enquiries system which is for the Mayor and Members to use for routine requests for information and advice. A copy of the procedure is found at
n	1621	Member Enquiries Policy and Process (towerhamlets.gov.uk)  (Internal only link) The maximum turn round time expected for such enquiries is 10 working days and officers will chase outstanding enquiries exceeding this period. Matters which are not routine or involve policy should be directed initially to the relevant Corporate Director or Director or any officer nominated by them.	n	1805	Member Enquiries Policy and Process (towerhamlets.gov.uk)  (Internal only link) The maximum turn round time expected for such enquiries is 10 working days and officers will chase outstanding enquiries exceeding this period. Matters which are not routine or involve policy should be directed initially to the relevant Corporate Director or Director or any officer nominated by them.
	1622	The Member Enquiries system is managed by Customer Services and Mayor’s Office staff also provide support to Executive Members as appropriate.		1806	The Member Enquiries system is managed by Customer Services and Mayor’s Office staff also provide support to Executive Members as appropriate.
	1623	The following paragraphs identify the rights of Members and the procedures that they must comply with when applying for access to Cabinet/ Committee/ Sub-Committee papers and other documents/ information. These paragraphs take into account the following:		1807	The following paragraphs identify the rights of Members and the procedures that they must comply with when applying for access to Cabinet/ Committee/ Sub-Committee papers and other documents/ information. These paragraphs take into account the following:
	1624	In principle, Members have the same ordinary rights of access to certain information as is enjoyed by the general public but they also have the right to access any other information (i.e. confidential or exempt) held by the Council of which they are a Member provided that it is reasonably necessary to enable the Member to properly perform their duties as a Member (see “Need to Know” below). This right of access of additional access may not extend to the publication of or otherwise making public such information as there may be issues of confidentiality.		1808	In principle, Members have the same ordinary rights of access to certain information as is enjoyed by the general public but they also have the right to access any other information (i.e. confidential or exempt) held by the Council of which they are a Member provided that it is reasonably necessary to enable the Member to properly perform their duties as a Member (see “Need to Know” below). This right of access of additional access may not extend to the publication of or otherwise making public such information as there may be issues of confidentiality.
	1644	There is statutory recognition for party political groups and it is common practice for such groups to give preliminary consideration to matters of Council business in advance of such matters being considered by the relevant Council decision making body. Senior officers may properly be called upon to support and contribute to such deliberations by political groups but must at all times maintain political neutrality. All officers must, in their dealings with political groups and individual Members treat them in a fair and even-handed manner.		1828	There is statutory recognition for party political groups and it is common practice for such groups to give preliminary consideration to matters of Council business in advance of such matters being considered by the relevant Council decision making body. Senior officers may properly be called upon to support and contribute to such deliberations by political groups but must at all times maintain political neutrality. All officers must, in their dealings with political groups and individual Members treat them in a fair and even-handed manner.
	1645	The support provided by officers can take many forms, ranging from a briefing meeting with the Mayor, a Cabinet Member/ Chair/ Spokesperson prior to a Council, Cabinet, Committee or Sub-Committee meeting to a presentation to a political group meeting. Whilst in practice such officer support is likely to be in most demand from whichever political group is in control of the Council at the time, such assistance is available to all political groups including ungrouped Members. Clarification of the support provided can be obtained from the Member Support Team.		1829	The support provided by officers can take many forms, ranging from a briefing meeting with the Mayor, a Cabinet Member/ Chair/ Spokesperson prior to a Council, Cabinet, Committee or Sub-Committee meeting to a presentation to a political group meeting. Whilst in practice such officer support is likely to be in most demand from whichever political group is in control of the Council at the time, such assistance is available to all political groups including ungrouped Members. Clarification of the support provided can be obtained from the Member Support Team.
	1646	Certain points, however, must be clearly understood by all those participating in this process, Members and Officer alike. In particular:		1830	Certain points, however, must be clearly understood by all those participating in this process, Members and Officer alike. In particular:
n	1647	Section 52.5: E – Disrepute	n	1831	Section 52.8: E – Disrepute
	1648	If your actions would give the impression to a reasonable member of the public with knowledge of all of the facts that you are acting as a Member or an officer, this could lead to bringing the Council into disrepute Eg seeking an advantage/disadvantage/misusing your position in the community		1832	If your actions would give the impression to a reasonable member of the public with knowledge of all of the facts that you are acting as a Member or an officer, this could lead to bringing the Council into disrepute Eg seeking an advantage/disadvantage/misusing your position in the community
	1649	https://www.thebridge.towerhamlets.gov.uk/policy-and-procedures/general/social-media-policy-and-guidance		1833	https://www.thebridge.towerhamlets.gov.uk/policy-and-procedures/general/social-media-policy-and-guidance
n	1650	Section 52.6: F - Use of Position	n	1834	Section 52.9: F - Use of Position
	1651	The Code of Conduct for Members emphasises the need for Members to avoid behaviour which could be viewed as conferring an advantage or disadvantage on an officer. Members must not seek personal favours from officers. Officers must not be tempted to give favours to please a Member. An example of favour seeking would be asking whether a Members’ parking ticket could be withdrawn or whether an application for a service could be expedited. Similarly, officers must not seek to circumvent agreed staff consultative procedures by lobbying Members’ on matters which directly concern them as employees.		1835	The Code of Conduct for Members emphasises the need for Members to avoid behaviour which could be viewed as conferring an advantage or disadvantage on an officer. Members must not seek personal favours from officers. Officers must not be tempted to give favours to please a Member. An example of favour seeking would be asking whether a Members’ parking ticket could be withdrawn or whether an application for a service could be expedited. Similarly, officers must not seek to circumvent agreed staff consultative procedures by lobbying Members’ on matters which directly concern them as employees.
	1652	Issues relating to the appointment, management and dismissal of most officers are reserved by law to the Head of Paid Service and officers appointed by him/her. Member involvement in employment issues generally, including where they relate to senior officers, is set out in the Local Authorities (Standing Orders) (England) Regulations 2001		1836	Issues relating to the appointment, management and dismissal of most officers are reserved by law to the Head of Paid Service and officers appointed by him/her. Member involvement in employment issues generally, including where they relate to senior officers, is set out in the Local Authorities (Standing Orders) (England) Regulations 2001
	1653	Occasions may arise where officers try to involve Members in day-to-day staff/ management issues. Members should strongly discourage such approaches. Officers should be advised to pursue matters with their management through the established procedures for resolving grievances etc. Officers must not raise matters concerning their employment with individual Members; to do so may result in disciplinary action being taken.		1837	Occasions may arise where officers try to involve Members in day-to-day staff/ management issues. Members should strongly discourage such approaches. Officers should be advised to pursue matters with their management through the established procedures for resolving grievances etc. Officers must not raise matters concerning their employment with individual Members; to do so may result in disciplinary action being taken.
	1654	Personal familiarity between Members and officers can create the suspicion of improper conduct, however unfounded and can undermine public confidence in the Council. Whilst it is clearly important that there should be a close working relationship between when officers and Cabinet members or chairs of Committees, such relationships should never be allowed to become so close, or appear to be so close, as to bring into question, the officer's ability to deal impartially with other Members and other party groups.		1838	Personal familiarity between Members and officers can create the suspicion of improper conduct, however unfounded and can undermine public confidence in the Council. Whilst it is clearly important that there should be a close working relationship between when officers and Cabinet members or chairs of Committees, such relationships should never be allowed to become so close, or appear to be so close, as to bring into question, the officer's ability to deal impartially with other Members and other party groups.
	1655	Informal and collaborative two-way contact between Members and officers is encouraged; however, personal familiarity can damage the relationship, as might a family or business connection. It is accepted that some close relationships will develop, particularly when Members and officers work closely together but it is important that close relationships between Members and officers are openly declared and if any relationship might be seen as unduly influencing their work in their respective roles then they should inform the Monitoring Officer.		1839	Informal and collaborative two-way contact between Members and officers is encouraged; however, personal familiarity can damage the relationship, as might a family or business connection. It is accepted that some close relationships will develop, particularly when Members and officers work closely together but it is important that close relationships between Members and officers are openly declared and if any relationship might be seen as unduly influencing their work in their respective roles then they should inform the Monitoring Officer.
	1656	It is not enough to avoid actual impropriety, Members and officers should always be open about their relationships to avoid any reason for suspicion and any appearance of improper conduct. Where a personal relationship has been disclosed, those concerned should avoid a situation where conflict could be perceived. Specifically, a Member should not sit on a body or participate in any decision which directly affects the officer on a personal basis.		1840	It is not enough to avoid actual impropriety, Members and officers should always be open about their relationships to avoid any reason for suspicion and any appearance of improper conduct. Where a personal relationship has been disclosed, those concerned should avoid a situation where conflict could be perceived. Specifically, a Member should not sit on a body or participate in any decision which directly affects the officer on a personal basis.
n	1657	Section 52.7: G – Use of Local Authority resources and facilities	n	1841	Section 52.10: G – Use of Local Authority resources and facilities
	1658	Both Mayor’s Office staff and the Members’ Support Team provide assistance to Members in their role as Council Members. Staff in these sections may, therefore, be used, as appropriate, to help with work such as diary management, meetings and correspondence to do with Council matters.		1842	Both Mayor’s Office staff and the Members’ Support Team provide assistance to Members in their role as Council Members. Staff in these sections may, therefore, be used, as appropriate, to help with work such as diary management, meetings and correspondence to do with Council matters.
	1659	The Members’ Support Team staff will assist with booking venues for, and publishing details of, Member’ surgeries. The Mayor’s Office book the Mayor’s surgeries. Members’ surgeries should normally be held within a Member’s own ward, but a Member may arrange a surgery in premises outside their ward if this is necessary to provide suitable surgery facilities for their own constituents. Member must not ask Council officers to assist with any personal, business or party-political matters; attend surgeries; or decide how case work will be dealt with.		1843	The Members’ Support Team staff will assist with booking venues for, and publishing details of, Member’ surgeries. The Mayor’s Office book the Mayor’s surgeries. Members’ surgeries should normally be held within a Member’s own ward, but a Member may arrange a surgery in premises outside their ward if this is necessary to provide suitable surgery facilities for their own constituents. Member must not ask Council officers to assist with any personal, business or party-political matters; attend surgeries; or decide how case work will be dealt with.
	1660	Member Support also provide a package of Member Learning and Development training to support Members in their Council related work.		1844	Member Support also provide a package of Member Learning and Development training to support Members in their Council related work.
	1668	In an open plan office environment Members and officers must be particularly careful to maintain confidentiality and the Council’s meeting rooms and facilities should be used to discuss sensitive or confidential issues.		1852	In an open plan office environment Members and officers must be particularly careful to maintain confidentiality and the Council’s meeting rooms and facilities should be used to discuss sensitive or confidential issues.
	1669	Section 9 of the Local Government and Housing Act, 1989 gives councils a power to appoint up to 3 political assistants to qualifying political groups. A political assistant undertakes research and provides administrative support to the main political group in the Council. Whilst the Act allows the political affiliation of an individual to be taken into account in the appointment of any Political or Mayor’s Assistant, they remain officers of the Council and must therefore not undertake any activity, which may be deemed unlawful. In this context, it should be realised that officer support to the political groups is in the context of their role in the discharge of Council business and although it may require liaison with political parties, at both local and national level, should not be used in promoting the views of an individual political party or undertaking campaigning or other party political business.		1853	Section 9 of the Local Government and Housing Act, 1989 gives councils a power to appoint up to 3 political assistants to qualifying political groups. A political assistant undertakes research and provides administrative support to the main political group in the Council. Whilst the Act allows the political affiliation of an individual to be taken into account in the appointment of any Political or Mayor’s Assistant, they remain officers of the Council and must therefore not undertake any activity, which may be deemed unlawful. In this context, it should be realised that officer support to the political groups is in the context of their role in the discharge of Council business and although it may require liaison with political parties, at both local and national level, should not be used in promoting the views of an individual political party or undertaking campaigning or other party political business.
	1670	Political assistants hold politically restricted posts and therefore also face restrictions on their personal political activity.		1854	Political assistants hold politically restricted posts and therefore also face restrictions on their personal political activity.
n	1671	Section 52.8: H - Interests	n	1855	Section 52.11: H - Interests
	1672	There is a whole range of circumstances where the Council as a corporate body may be involved in legal proceedings. This could be against residents or other individuals, organisations and companies, and across the whole range of service areas including housing, planning, highways, etc. Members have a clear role in representing residents’ and general public interests. In this representative capacity, Members will inevitably become involved in issues where the Council is considering, or is in the process of taking legal action, or where the Council is the defendant to legal actions brought by third parties.		1856	There is a whole range of circumstances where the Council as a corporate body may be involved in legal proceedings. This could be against residents or other individuals, organisations and companies, and across the whole range of service areas including housing, planning, highways, etc. Members have a clear role in representing residents’ and general public interests. In this representative capacity, Members will inevitably become involved in issues where the Council is considering, or is in the process of taking legal action, or where the Council is the defendant to legal actions brought by third parties.
	1673	Conflicts of interest will almost certainly occur when a Member is enquiring on behalf of an individual or body involved in legal action by or against the Council. In such cases, Members will be required to balance their representative role with their wider responsibilities in representing the corporate interests of the authority. For this reason, Members must be circumspect in any dealing with persons taking action against the Council, or against whom any legal action is being taken. Particularly, Members must be extremely cautious about having any dealings with professional representatives, advisers or witnesses in the case. Not only could such intervention prejudice the Council’s position but the Members could find himself/ herself accused of an offence of Misconduct of Public Office or, Perverting the Course of Justice or an attempt or conspiracy to do so.		1857	Conflicts of interest will almost certainly occur when a Member is enquiring on behalf of an individual or body involved in legal action by or against the Council. In such cases, Members will be required to balance their representative role with their wider responsibilities in representing the corporate interests of the authority. For this reason, Members must be circumspect in any dealing with persons taking action against the Council, or against whom any legal action is being taken. Particularly, Members must be extremely cautious about having any dealings with professional representatives, advisers or witnesses in the case. Not only could such intervention prejudice the Council’s position but the Members could find himself/ herself accused of an offence of Misconduct of Public Office or, Perverting the Course of Justice or an attempt or conspiracy to do so.
	1674	It is therefore particularly important that Members should be sure not only to avoid any actual impropriety, but at all times avoid any occasion for suspicion or any appearance of improper conduct.		1858	It is therefore particularly important that Members should be sure not only to avoid any actual impropriety, but at all times avoid any occasion for suspicion or any appearance of improper conduct.
	1675	Whilst Members have every right to information on how any such matter is being dealt with and a duty to represent their constituents, However, the response on behalf of the Council will necessarily be limited to comments on process, so as not to prejudice the proceedings.		1859	Whilst Members have every right to information on how any such matter is being dealt with and a duty to represent their constituents, However, the response on behalf of the Council will necessarily be limited to comments on process, so as not to prejudice the proceedings.
	1676	In respect of any ongoing or contemplated proceedings, all enquiries must be addressed to either the appropriate Director or Corporate Director. On no account is the Member to contact any officers involved in the proceedings to discuss or make any enquiries regarding the proceedings.		1860	In respect of any ongoing or contemplated proceedings, all enquiries must be addressed to either the appropriate Director or Corporate Director. On no account is the Member to contact any officers involved in the proceedings to discuss or make any enquiries regarding the proceedings.
	1677	If a Member believes that the Council’s actions or intentions are wrong, they should inform the Corporate Director concerned. It must then be for the Corporate Director to determine what action to take. If the Member remains unhappy with the action taken, then they should refer the matter to the Council’s Monitoring Officer or to the Chief Executive.		1861	If a Member believes that the Council’s actions or intentions are wrong, they should inform the Corporate Director concerned. It must then be for the Corporate Director to determine what action to take. If the Member remains unhappy with the action taken, then they should refer the matter to the Council’s Monitoring Officer or to the Chief Executive.
n	1678	Section 52.9: I - Complying with the Protocol	n	1862	Section 52.12: I - Complying with the Protocol
	1679	If an officer has a complaint about a Member it is always preferable to resolve matters informally, through an appropriate senior manager. If the matter cannot be resolved informally or it is not suitable for such then officers can make a complaint to the Monitoring Officer.		1863	If an officer has a complaint about a Member it is always preferable to resolve matters informally, through an appropriate senior manager. If the matter cannot be resolved informally or it is not suitable for such then officers can make a complaint to the Monitoring Officer.
	1680	If a Member has a concern about the conduct or capability of an officer, they should raise the matter privately with the appropriate Director or Corporate Director. Any concern about a Corporate Director should be raised privately with the Chief Executive. Any concern about the Chief Executive should be raised privately with the Monitoring Officer.		1864	If a Member has a concern about the conduct or capability of an officer, they should raise the matter privately with the appropriate Director or Corporate Director. Any concern about a Corporate Director should be raised privately with the Chief Executive. Any concern about the Chief Executive should be raised privately with the Monitoring Officer.
	1681	Members’ allowances scheme		1865	Members’ allowances scheme
	1682	Section 53.1: This Scheme is made by the London Borough of Tower Hamlets in accordance with the provisions of the Local Authorities (Members’ Allowances) (England) Regulations 2003 as amended.		1866	Section 53.1: This Scheme is made by the London Borough of Tower Hamlets in accordance with the provisions of the Local Authorities (Members’ Allowances) (England) Regulations 2003 as amended.
n	1683	This Scheme shall be called The London Borough of Tower Hamlets Members’ Allowances Scheme 2025 and it shall come into effect on 1 April 2025. The Scheme shall apply to the Mayor, Councillors and Co-opted Members of the London Borough of Tower Hamlets.	n	1867	This Scheme is called The London Borough of Tower Hamlets Members’ Allowances Scheme 2025 and it came into effect on 1 April 2025. Allowances in The Scheme were updated at Annual Council and the new allowances came into force from 21st of May 2026. The Scheme applies to the Mayor, Councillors and Co-opted Members of the London Borough of Tower Hamlets.
	1684	Section 53.2: Basic Allowance		1868	Section 53.2: Basic Allowance
n	1685	Subject to paragraph 8, a basic allowance of £11,898 shall be paid to each Councillor for each year. The Basic Allowance shall not be payable to the elected Mayor.	n	1869	Subject to paragraph 8, a basic allowance of £12,792 shall be paid to each Councillor for each year. The Basic Allowance shall not be payable to the elected Mayor.
	1686	The basic allowance of £11,898 shall be payable with effect from 1 April 2025.		1870	The basic allowance of £11,898 shall be payable with effect from 1 April 2025. An updated basic allowance of £12,792 shall be payable from 21 May 2026.
	1687	Section 53.3: Special Responsibility Allowance		1871	Section 53.3: Special Responsibility Allowance
	1688	Subject to paragraphs 5-8, a special responsibility allowance shall be paid for each year to those Members who hold a position of special responsibility as specified in Schedule 1.		1872	Subject to paragraphs 5-8, a special responsibility allowance shall be paid for each year to those Members who hold a position of special responsibility as specified in Schedule 1.
	1689	The amount of each such allowance shall be the amount specified against the respective special responsibility in Schedule 1 and it shall be payable with effect from 1 April 2025.		1873	The amount of each such allowance shall be the amount specified against the respective special responsibility in Schedule 1 and it shall be payable with effect from 1 April 2025.
	1737	Section 54.1: Appointments		1921	Section 54.1: Appointments
	1738	General. The Council may engage such staff (referred to as officers) as it considers necessary to carry out its functions.		1922	General. The Council may engage such staff (referred to as officers) as it considers necessary to carry out its functions.
	1739	Chief Officers. The Chief Executive (designated as Head of Paid Service by Council) on behalf of the Council will engage persons for the following posts who will be designated chief officers:		1923	Chief Officers. The Chief Executive (designated as Head of Paid Service by Council) on behalf of the Council will engage persons for the following posts who will be designated chief officers:
n	1740	The above posts may be subject to change from time to time in which case this Constitution will be updated as soon as reasonably practicable to reflect any change in the designated chief officers.	n	1924	The above posts may be subject to change from time to time in which case this Constitution will be updated as soon as reasonably practically possible to reflect any change in the designated chief officers.
	1741	Section 54.2: Statutory Officers		1925	Section 54.2: Statutory Officers
n	1742	In addition to the designation of the Head of Paid Service statutory position to the Chief Executive and the Chief Finance Officer position to the Corporate Director, Resources, the Council has designated the Monitoring Officer position to the Director of Legal. Part I Section xx of the Constitution sets out the main statutory officer allocations.	n	1926	In addition to the designation of the Head of Paid Service statutory position to the Chief Executive and the Chief Finance Officer position to the Corporate Director, Resources, the Council has designated the Monitoring Officer position to the Director of Legal. Part I,  Section 58  of the Constitution sets out the main statutory officer allocations.
	1743	Section 54.3: The Management Structure		1927	Section 54.3: The Management Structure
	1744	The Chief Executive will determine and publicise a description of the overall structure of the Council showing the management structure and deployment of officers. This is set out below.		1928	The Chief Executive will determine and publicise a description of the overall structure of the Council showing the management structure and deployment of officers. This is set out below.
	1745	Section 54.4: Conduct		1929	Section 54.4: Conduct
n	1746	Officers will comply with the Employees’ Code of Conduct and the Member/ Officer Relations’ Protocol set out in Part H section xx of this Constitution.	n	1930	Officers will comply with the  Employees’ Code of Conduct  and the  Member/ Officer Relations’ Protocol .
	1747	Structure Chart		1931	Structure Chart
	1748	Employee Code of Conduct		1932	Employee Code of Conduct
	1749	Section 56.1: INTRODUCTION		1933	Section 56.1: INTRODUCTION
	1750	This code aims to guide all employees on their conduct inside work and outside work where this has a bearing on their position within the Council. It is the responsibility of all Council employees to read this Code and work in accordance with it. If you are unsure about any aspect, check it with your line manager or Human Resources.		1934	This code aims to guide all employees on their conduct inside work and outside work where this has a bearing on their position within the Council. It is the responsibility of all Council employees to read this Code and work in accordance with it. If you are unsure about any aspect, check it with your line manager or Human Resources.
	1751	As an employee you should read this Code in conjunction with other relevant parts of the Constitution, Council policies and procedures relevant to your work and more detailed operational guidelines for example in areas such as computer use, The Code, in setting out our values, rules and principles, should not be interpreted as a complete list of what you can and cannot do, but rather to enable you as an employee to understand the ground-rules that all must observe, and the differences in the roles and duties of Members (the Mayor and Councillors) and employees.		1935	As an employee you should read this Code in conjunction with other relevant parts of the Constitution, Council policies and procedures relevant to your work and more detailed operational guidelines for example in areas such as computer use, The Code, in setting out our values, rules and principles, should not be interpreted as a complete list of what you can and cannot do, but rather to enable you as an employee to understand the ground-rules that all must observe, and the differences in the roles and duties of Members (the Mayor and Councillors) and employees.
n	1752		n	1936
	1753			1937
	1754	Any breach of this Code may lead to disciplinary action and may in some instances constitute gross misconduct.		1938	Any breach of this Code may lead to disciplinary action and may in some instances constitute gross misconduct.
	1755	Section 56.2: GENERAL CONDUCT		1939	Section 56.2: GENERAL CONDUCT
	1756	The public is entitled to demand the highest standards of conduct from all local government employees.		1940	The public is entitled to demand the highest standards of conduct from all local government employees.
	1757	The Council is extremely conscious that public confidence can be damaged where the integrity of a Council employee is called into question and they are suspected of being influenced by improper motives.		1941	The Council is extremely conscious that public confidence can be damaged where the integrity of a Council employee is called into question and they are suspected of being influenced by improper motives.
n	1758		n	1942
	1759			1943
	1760	Paragraphs 2.1 and 2.2 of the National Joint Council for Local Government Services, National Agreement on Pay and Conditions of the Service states:		1944	Paragraphs 2.1 and 2.2 of the National Joint Council for Local Government Services, National Agreement on Pay and Conditions of the Service states:
	1761	The Council believes:		1945	The Council believes:
	1762	Section 56.3: WORKING RELATIONSHIPS, EQUALITIES AND THE CUSTOMER PROMISE		1946	Section 56.3: WORKING RELATIONSHIPS, EQUALITIES AND THE CUSTOMER PROMISE
	1835	Raising concerns through the media is not an appropriate or effective channel and may result in an employee breaching obligations under this Code resulting in disciplinary action. The Council’s whistleblowing policy gives details of how to raise concerns with more appropriate and independent organisations outside the Council.		2019	Raising concerns through the media is not an appropriate or effective channel and may result in an employee breaching obligations under this Code resulting in disciplinary action. The Council’s whistleblowing policy gives details of how to raise concerns with more appropriate and independent organisations outside the Council.
	1836	Section 56.15: COUNCIL POLICIES, PROCEDURES AND OPERATING GUIDELINES		2020	Section 56.15: COUNCIL POLICIES, PROCEDURES AND OPERATING GUIDELINES
	1837	In addition to this Code of Conduct, the work of Council employees is governed, in most areas, by established policies, procedures and operational guidelines which ensure: (a) that the Council meets its statutory obligations,		2021	In addition to this Code of Conduct, the work of Council employees is governed, in most areas, by established policies, procedures and operational guidelines which ensure: (a) that the Council meets its statutory obligations,
n	1838	(b) that service standards are maintained,	n	2022	(b) that service standards are maintained,
	1839	(c) that staff operate within their approved authority, and		2023	(c) that staff operate within their approved authority, and
	1840	(d) that proper monitoring and auditing processes can be applied.		2024	(d) that proper monitoring and auditing processes can be applied.
	1841	Whilst your manager will assist you, employees also have a personal responsibility to ensure that they are familiar with their responsibilities under the Council’s Constitution and work within Council policies, procedures and operating guidelines.		2025	Whilst your manager will assist you, employees also have a personal responsibility to ensure that they are familiar with their responsibilities under the Council’s Constitution and work within Council policies, procedures and operating guidelines.
	1842	Allegations of any failure to meet the requirements of this Code may be dealt with under the Council’s Disciplinary Procedure.		2026	Allegations of any failure to meet the requirements of this Code may be dealt with under the Council’s Disciplinary Procedure.
	1843	Functions of the Chief Executive, Monitoring Officer, Chief Finance Officer and Corporate Directors		2027	Functions of the Chief Executive, Monitoring Officer, Chief Finance Officer and Corporate Directors
	1844	Section 57.1: The Chief Executive		2028	Section 57.1: The Chief Executive
	1845	The Chief Executive is appointed as Head of Paid Service under s 4 of the Local Government and Housing Act 1989 to carry out the Council’s statutory obligations to report to the Council as appropriate with regard to the way in which the overall discharge by the Council of its different functions is co-ordinated, the number and grades of staff required for the discharge of these functions, the way in which these people are organised and managed, and the way in which they are appointed under that Act. This post is responsible for the corporate and overall strategic management of the Council as a whole and is responsible for establishing a framework for management direction, style and standards and for monitoring the performance of the Council. Its overriding responsibility is to the Council and not to the Mayor, any party-political group, or other grouping of Members. It must report to and provide information for the Executive, the full Council, the Overview and Scrutiny Committee and other Committees. The Political neutrality of the office holder must be respected at all times.		2029	The Chief Executive is appointed as Head of Paid Service under s 4 of the Local Government and Housing Act 1989 to carry out the Council’s statutory obligations to report to the Council as appropriate with regard to the way in which the overall discharge by the Council of its different functions is co-ordinated, the number and grades of staff required for the discharge of these functions, the way in which these people are organised and managed, and the way in which they are appointed under that Act. This post is responsible for the corporate and overall strategic management of the Council as a whole and is responsible for establishing a framework for management direction, style and standards and for monitoring the performance of the Council. Its overriding responsibility is to the Council and not to the Mayor, any party-political group, or other grouping of Members. It must report to and provide information for the Executive, the full Council, the Overview and Scrutiny Committee and other Committees. The Political neutrality of the office holder must be respected at all times.
n	1846		n
	1847
	1848	The Chief Executive works closely with the Mayor to assist in the development of the Mayor’s strategic policy and to ensure that such is then put into practice and, in that regard, will:
	1849
	1850	Ensure that the Mayor and Council’s priorities and goals can be implemented in a timely, efficient and innovative way through focused strategies, projects and programmes.
	1851
	1852	Act as the principal policy adviser to the Mayor and Members and will secure the best professional advice on all relevant matters in respect of the Council’s functions and services.
	1853
	1854	Develop a professional partnership with the Mayor and Members to ensure that the Council’s vision, goals and core values are made reality and to provide a clear sense of direction, optimism and purpose and marshal the resources of the whole organisation to this end.
	1855
	1856	Assist the Mayor in partnership working by taking the lead in developing effective partnerships at management level with other public agencies, private companies and local community organisations to achieve better public services and improved results for local people.
	1857	(i) The Chief Executive may exercise any executive function in cases of emergency or extreme urgency whether or not reserved to the Mayor and following the exercise of such power will provide a written report to the Mayor setting out the decision taken and the reason for it including the reasons for emergency or extreme urgency.
	1858	(ii) The Chief Executive may exercise any non-executive function in cases of emergency or extreme urgency whether or not reserved to the Council and following the exercise of such power will provide a written report to the Council setting out the decision taken and the reasons for it, including the reasons for emergency or extreme urgency.
	1859	The Chief Executive is also responsible for ensuring that all decisions made by the Mayor and the reasons for them are made public and will ensure that Council Members are aware of decisions made by the Mayor and of those made by officers who have delegated executive responsibility.
	1860	If the Chief Executive considers that any proposal, decision or omission raises a significant concern it must be reported in writing to the Mayor in relation to an executive function or to the Council in relation to a non-executive function. Such a report will have the effect of immediately stopping the proposal or decision being implemented until the report has been considered. The report must be considered within 21 days at a meeting of either Council or the Mayor/Mayor in Cabinet as appropriate.
	1861	As soon as practicable after either the Council or the Mayor/Mayor in Cabinet has considered this report, it shall prepare and publish a report that will include; (i) what action it has taken in response to the report (ii) what action it proposes to take in response to the report and when it proposes to take that action; (iii) the reasons for taking that action, or the reason for not taking any action.
	1862	Section 57.2: Deputy Chief Executive		2030	Section 57.2: Deputy Chief Executive
	1863	Should the Chief Executive be unavailable for any reason, their designated Deputy Chief Executive may undertake any function and/or take any decision which is the responsibility of the Chief Executive.		2031	Should the Chief Executive be unavailable for any reason, their designated Deputy Chief Executive may undertake any function and/or take any decision which is the responsibility of the Chief Executive.
	1864	Note – the role of Returning Officer is designated to the Chief Executive personally and not to the post and so these responsibilities cannot be delegated to the Deputy Chief Executive.		2032	Note – the role of Returning Officer is designated to the Chief Executive personally and not to the post and so these responsibilities cannot be delegated to the Deputy Chief Executive.
	1865	Section 57.3: Functions of the Monitoring Officer and Director of Legal		2033	Section 57.3: Functions of the Monitoring Officer and Director of Legal
	1866	The Director of Legal is appointed under the provisions of s 5 of the Local Government and Housing Act 1989 to be the Council’s Monitoring Officer and to carry out the Council’s statutory functions under that Act in respect of matters of legality, conduct, and probity. The Monitoring Officer may not be the Head of Paid Service or the Chief Finance Officer, but will liaise as appropriate with the Head of Paid Service in the discharge of their functions.		2034	The Director of Legal is appointed under the provisions of s 5 of the Local Government and Housing Act 1989 to be the Council’s Monitoring Officer and to carry out the Council’s statutory functions under that Act in respect of matters of legality, conduct, and probity. The Monitoring Officer may not be the Head of Paid Service or the Chief Finance Officer, but will liaise as appropriate with the Head of Paid Service in the discharge of their functions.
	1867	The Monitoring Officer is a member of the Corporate Leadership Team with a direct reporting line to the Chief Executive.		2035	The Monitoring Officer is a member of the Corporate Leadership Team with a direct reporting line to the Chief Executive.
n			n	2036
	1868	(a)   The Monitoring Officer will maintain an up-to-date version of the Constitution and will ensure that each Member of the authority has access to a copy of this Constitution upon delivery of that individual’s declaration of acceptance of office on the Member first being elected to the Council. The Monitoring Officer will ensure that the Constitution is published on the Council’s website and that the Constitution can be purchased by members of the local press and the public on payment of a reasonable fee.		2037	The Monitoring Officer will maintain an up-to-date version of the Constitution and will ensure that each Member of the authority has access to a copy of this Constitution upon delivery of that individual’s declaration of acceptance of office on the Member first being elected to the Council. The Monitoring Officer will ensure that the Constitution is published on the Council’s website and that the Constitution can be purchased by members of the local press and the public on payment of a reasonable fee.
	1869	The Monitoring Officer will monitor and review the operation of the Constitution and may make recommendations to ensure that the aims and principles of the Constitution are given full effect. A key role is to be aware of the strengths and weaknesses of the Constitution and to make recommendations for ways in which it could be amended in order better to achieve the purpose of the Constitution. In undertaking this role the Monitoring Officer may:		2038	The Monitoring Officer will monitor and review the operation of the Constitution and may make recommendations to ensure that the aims and principles of the Constitution are given full effect. A key role is to be aware of the strengths and weaknesses of the Constitution and to make recommendations for ways in which it could be amended in order better to achieve the purpose of the Constitution. In undertaking this role the Monitoring Officer may:
n	1870	Section 57.4: Changes to the Constitution.	n	2039
	1871	The Monitoring Officer  • Can approve all non-material changes to the Constitution including those that reflect decisions taken by the Council or changes in legislation or to correct matters of fact; and  • Can recommend to General Purposes Committee and /or Council for approval material changes to the Constitution.		2040	The Monitoring Officer: • Can approve all non-material changes to the Constitution including those that reflect decisions taken by the Council or changes in legislation or to correct matters of fact; and  • Can recommend to General Purposes Committee and /or Council for approval material changes to the Constitution.   (Note that the Supplementary Documents Pack sets out its own delegated authorities to change Sections within that part of the document.)
	1872	(Note that the Supplementary Documents Pack sets out its own delegated authorities to change Sections within that part of the document.)		2041
	1873	Section 57.5: Interpreting the Constitution.
	1874	The Monitoring Officer will advise as to the construction or application of the Constitution.		2042	The Monitoring Officer will advise as to the construction or application of the Constitution.
	1875	Section 57.6: Ensuring lawfulness and fairness of decision making.		2043
	1876	If the Monitoring Officer considers that any proposal, decision or omission would give rise to unlawfulness; or if any decision or omission has given rise to maladministration, , after consulting with the Head of the Paid Service and Chief Finance Officer, they will report in writing to the Mayor in relation to an executive function or to Council in relation to a non-executive function. Such a report will have the effect of immediately stopping the proposal or decision being implemented until the report has been considered. The report must be considered within 21 days at a meeting of either Council or by the Mayor/Mayor in Cabinet as appropriate.		2044	If the Monitoring Officer considers that any proposal, decision or omission would give rise to unlawfulness; or if any decision or omission has given rise to maladministration, , after consulting with the Head of the Paid Service and Chief Finance Officer, they will report in writing to the Mayor in relation to an executive function or to Council in relation to a non-executive function. Such a report will have the effect of immediately stopping the proposal or decision being implemented until the report has been considered. The report must be considered within 21 days at a meeting of either Council or by the Mayor/Mayor in Cabinet as appropriate.
	1877	As soon as practicable after Council or the Mayor/Mayor in Cabinet has considered the Monitoring Officer’s report, it shall prepare and publish a report that will include:		2045	As soon as practicable after Council or the Mayor/Mayor in Cabinet has considered the Monitoring Officer’s report, it shall prepare and publish a report that will include:
	1878	Section 57.7: Supporting the Standards Advisory Committee.
	1879			2046
n	1880	The Monitoring Officer is responsible for promoting and maintaining high standards of ethical conduct throughout the Council and will provide support to the Standards Advisory Committee, in particular by	n	2047	The Monitoring Officer is responsible for promoting and maintaining high standards of ethical conduct throughout the Council and will provide support to the Standards Advisory Committee, in particular by
	1881	Section 57.8: Receiving reports.		2048
	1882	receiving and having regard to recommendations from the Standards Advisory Committee regarding Member conduct.		2049	receiving and having regard to recommendations from the Standards Advisory Committee regarding Member conduct.
	1883	Section 57.9: Conducting investigations.		2050
	1884	Where an investigation is required in accordance with the agreed arrangements for dealing with an alleged breach of the Code of Conduct by a Member, conducting or arranging for that investigation to be carried out and making reports or recommendations in respect of them to the Standards Advisory Committee or its Sub-Committee as appropriate.		2051	Where an investigation is required in accordance with the agreed arrangements for dealing with an alleged breach of the Code of Conduct by a Member, conducting or arranging for that investigation to be carried out and making reports or recommendations in respect of them to the Standards Advisory Committee or its Sub-Committee as appropriate.
	1885	Section 57.10: Register of Interests.		2052
	1886	Establishing and maintaining a Register of Interests of Members and Co-opted Members of the Council.		2053	Establishing and maintaining a Register of Interests of Members and Co-opted Members of the Council.
	1887	Section 57.11: Advising whether Executive decisions are within the budget and policy framework.		2054
	1888	Advising whether decisions of the Mayor/Mayor in Cabinet are in accordance with the budget and policy framework.		2055	Advising whether decisions of the Mayor/Mayor in Cabinet are in accordance with the budget and policy framework.
	1889	Section 57.12: Providing advice.		2056
	1890	Providing advice on the scope of powers and authority to take decisions, maladministration, financial impropriety, probity (and budget and policy framework issues) to the Mayor, all Councillors and officers.		2057	Providing advice on the scope of powers and authority to take decisions, maladministration, financial impropriety, probity (and budget and policy framework issues) to the Mayor, all Councillors and officers.
	1891	Section 57.13: Determining Dispensations.		2058
	1892	Determining applications for dispensations from the Code of Conduct where the number of Members otherwise precluded from taking part in a decision would impede the conduct of business or interfere with the political balance of the decision-making body and also determining applications for dispensations made by individual Members. The Monitoring Officer will report at least annually to the Standards Advisory Committee on any dispensations granted.		2059	Determining applications for dispensations from the Code of Conduct where the number of Members otherwise precluded from taking part in a decision would impede the conduct of business or interfere with the political balance of the decision-making body and also determining applications for dispensations made by individual Members. The Monitoring Officer will report at least annually to the Standards Advisory Committee on any dispensations granted.
	1893	Section 57.14: The Director of Legal		2060
	1894	Is also responsible for: Legal Services; Democratic Services and Elections. These functions can be varied at any time by the Chief Executive who may also allocate to the role additional functions and responsibilities. The Director of Legal:		2061	Is also responsible for: Legal Services; Democratic Services and Elections. These functions can be varied at any time by the Chief Executive who may also allocate to the role additional functions and responsibilities. The Director of Legal:
	1895	Section 57.15: Restrictions on post.		2062
	1896	The Monitoring Officer cannot be the Chief Finance Officer or the Head of Paid Service.		2063	The Monitoring Officer cannot be the Chief Finance Officer or the Head of Paid Service.
	1897	Section 57.16: Functions of the Corporate Director, Resources (and Chief Finance Officer)		2064	Section 57.4: Functions of the Corporate Director, Resources (and Chief Finance Officer)
	1898	The Corporate Director, Resources has the statutory responsibilities defined in s 151 of the Local Government Act 1972 and section 114 of the Local Government Finance Act 1988 as the Council’s Chief Finance Officer to ensure the proper administration of the financial affairs of the Authority including:  Ensuring the proper administration of the Council’s financial affairs.  Setting and monitoring compliance with financial management standards.  Advising on the corporate financial position and on the key financial controls necessary to secure sound financial management.  Providing financial information (in conjunction with Senior Managers).  Ensuring that the annual statement of accounts is prepared in accordance with appropriate financial standards and within the statutory deadlines.  Preparing the revenue budget and capital programme relating to the General Fund and the Housing Revenue Account.		2065	The Corporate Director, Resources has the statutory responsibilities defined in s 151 of the Local Government Act 1972 and section 114 of the Local Government Finance Act 1988 as the Council’s Chief Finance Officer to ensure the proper administration of the financial affairs of the Authority including:
	1899	In Addition the role of the Chief Finance Officer is:		2066	In Addition the role of the Chief Finance Officer is:
n	1900	Section 57.17: Functions of the Corporate Director, Health and Adult Social Care	n	2067	Section 57.5: Functions of the Corporate Director, Health and Adult Social Care
	1901	The Corporate Director, Health and Adult Social Care is the Statutory Director of Adult Social care under s 6 of the Local Authority Social Services Act 1970 as amended by s18 of the Children Act 2004 and is responsible for the delivery of those local authority social services functions listed in Schedule 1 of the Local Authority Social Services Act 1970 (as amended), other than those for which the Director of Children’s services is responsible, and the public health functions contained in the Health and Social Care Act 2012.		2068	The Corporate Director, Health and Adult Social Care is the Statutory Director of Adult Social care under s 6 of the Local Authority Social Services Act 1970 as amended by s18 of the Children Act 2004 and is responsible for the delivery of those local authority social services functions listed in Schedule 1 of the Local Authority Social Services Act 1970 (as amended), other than those for which the Director of Children’s services is responsible, and the public health functions contained in the Health and Social Care Act 2012. The Corporate Director, Health and Adult Social Care is responsible for implementing and ensuring compliance with any statutory guidance issued by the Department of Health or other Government department and is currently required to:- Assess local needs and ensure availability and delivery of a full range of local authority services; The Health and Adult Social Care portfolio currently includes Adult Social Care; Public Health (and the Director, Public Health reports to the Corporate Director); and Health and Integrated Commissioning. These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.
	1902	The Corporate Director, Health and Adult Social Care is responsible for implementing and ensuring compliance with any statutory guidance issued by the Department of Health or other Government department and is currently required to:-
	1903	Assess local needs and ensure availability and delivery of a full range of local authority services;  Give professional leadership, including workforce planning;  Lead the implementation of standards;  Manage cultural change;  Promote local access and ownership and drive partnership working;  Deliver an integrated whole systems approach to supporting communities; and  Promote social inclusion and wellbeing.
	1904	The Health and Adult Social Care portfolio currently includes Adult Social Care; Public Health (and the Director, Public Health reports to the Corporate Director); and Health and Integrated Commissioning. These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.
	1905	Section 57.18: Functions of the Corporate Director, Children’s Services		2069	Section 57.6: Functions of the Corporate Director, Children’s Services
	1906	The Corporate Director, Children’ Services is the Council’s Statutory Director of Children’s services under s 18(7) of the Children Act 2004 with statutory duties to discharge the education and children’s social services functions of the local authority including those detailed as follows:		2070	The Corporate Director, Children’ Services is the Council’s Statutory Director of Children’s services under s 18(7) of the Children Act 2004 with statutory duties to discharge the education and children’s social services functions of the local authority including those detailed as follows:
	1907	The Children and Culture portfolio currently includes; Supporting Families; Education, Youth Services and Commissioning. These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.		2071	The Children and Culture portfolio currently includes; Supporting Families; Education, Youth Services and Commissioning. These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.
n	1908	Section 57.19: Functions of the Corporate Director, Housing and Regeneration	n	2072	Section 57.7: Functions of the Corporate Director, Housing and Regeneration
	1909	The Housing and Regeneration portfolio currently includes responsibility for discharging all the Council’s duties, powers and functions in the following areas:-		2073	The Housing and Regeneration portfolio currently includes responsibility for discharging all the Council’s duties, powers and functions in the following areas:-
n	1910	Planning and Building Control; Housing; Integrated Growth and Development;;  Regeneration; all functions related to being a landlord of social housing and the award of contracts for capital projects These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.	n	2074	Planning and Building Control; Housing; Integrated Growth and Development;;  Regeneration; all functions related to being a landlord of social housing and the award of contracts for capital projects These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.
	1911	The Corporate Director, Housing and Regeneration is also responsible for:		2075	The Corporate Director, Housing and Regeneration is also responsible for:
	1912	Section 57.20: Functions of the Corporate Director, Communities		2076	Section 57.8: Functions of the Corporate Director, Communities
	1913	The Communities portfolio currently includes responsibility for discharging all the Council’s duties, powers and functions in the following areas:-		2077	The Communities portfolio currently includes responsibility for discharging all the Council’s duties, powers and functions in the following areas:-
n	1914	Public Realm; Culture and Community Safety	n	2078	Public Realm; Culture and Community Safety
	1915	These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.		2079	These functions can be varied at any time by the Chief Executive, who may also allocate to the role additional functions and responsibilities.
	1916	The Corporate Director, Communities is also responsible for:		2080	(                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 The Corporate Director, Communities is also responsible for:
	1917	Statutory and Proper Officers		2081	Statutory and Proper Officers
	1918	The Council is required to appoint a number of officers to undertake specific duties by statute. These are known as ‘Statutory Officers’. In addition, the Council has a number of important duties which it designates to certain officers. These are called ‘proper officer’ roles.		2082	The Council is required to appoint a number of officers to undertake specific duties by statute. These are known as ‘Statutory Officers’. In addition, the Council has a number of important duties which it designates to certain officers. These are called ‘proper officer’ roles.
n	1919	The Council has designated the following statutory officer positions.	n	2083	The Council has designated the Statutory and Proper Officers set out below.
	1920	In the event of any Statutory of Proper Officers mentioned below being for any reason unable to act or of any of their posts being vacant, the Chief Executive or in their absence, the Monitoring Officer, and in the absence of both, the Chief Finance Officer, shall nominate an Officer to act in their stead.		2084	In the event of any Statutory of Proper Officers mentioned below being for any reason unable to act or of any of their posts being vacant, the Chief Executive or in their absence, the Monitoring Officer, and in the absence of both, the Chief Finance Officer, shall nominate an Officer to act in their stead.
	1921	Section 58.1: Statutory Officers		2085	Section 58.1: Statutory Officers
	1922	Section 58.2: Proper Officers		2086	Section 58.2: Proper Officers
	1923	Officer Employment Procedure Rules		2087	Officer Employment Procedure Rules
n	1924	Section 59.1: CONTENTS	n
	1925	Section 59.2: GENERAL		2088	Section 59.1: GENERAL
	1926	Subject to Rule 1.2 and Rule 10 below, the function of appointment and dismissal of, and taking disciplinary action against, a Member of staff of the authority must be discharged, on behalf of the authority by the Head of the Paid Service or by an officer nominated by her/him.		2089	Subject to Rule 1.2 and Rule 10 below, the function of appointment and dismissal of, and taking disciplinary action against, a Member of staff of the authority must be discharged, on behalf of the authority by the Head of the Paid Service or by an officer nominated by her/him.
	1927	Rule 1.1 shall not apply to the appointment or dismissal of, or disciplinary action against:		2090	Rule 1.1 shall not apply to the appointment or dismissal of, or disciplinary action against:
n	1928	Section 59.3: RECRUITMENT AND APPOINTMENT	n	2091	Section 59.2: RECRUITMENT AND APPOINTMENT
	1929	Section 59.4: RECRUITMENT OF HEAD OF PAID SERVICE AND CHIEF OFFICERS		2092	Section 59.3: RECRUITMENT OF HEAD OF PAID SERVICE AND CHIEF OFFICERS
	1930	Where the Council proposes to appoint a chief officer and it is not proposed that the appointment be made exclusively from among their existing officers, the Council will:		2093	Where the Council proposes to appoint a chief officer and it is not proposed that the appointment be made exclusively from among their existing officers, the Council will:
n	1931	Section 59.5: APPOINTMENT OF HEAD OF PAID SERVICE	n	2094	Section 59.4: APPOINTMENT OF HEAD OF PAID SERVICE
	1932	Where a Committee, Sub-Committee or officer is discharging, on behalf of the authority, the function of the appointment of an officer designated as the head of the authority’s paid service, the authority must approve that appointment before an offer of appointment is made to that person.		2095	Where a Committee, Sub-Committee or officer is discharging, on behalf of the authority, the function of the appointment of an officer designated as the head of the authority’s paid service, the authority must approve that appointment before an offer of appointment is made to that person.
	1933	The full Council will approve the appointment of the Head of Paid Service following the recommendation of such an appointment by an Appointments Sub-Committee established in accordance with Rule 5.1 below. That Sub-Committee must include at least one Member of the Executive.		2096	The full Council will approve the appointment of the Head of Paid Service following the recommendation of such an appointment by an Appointments Sub-Committee established in accordance with Rule 5.1 below. That Sub-Committee must include at least one Member of the Executive.
	1934	The full Council may only make or approve the appointment of the Head of Paid Service where no well-founded objection has been made by any Member of the Executive.		2097	The full Council may only make or approve the appointment of the Head of Paid Service where no well-founded objection has been made by any Member of the Executive.
n	1935	Section 59.6: APPOINTMENT OF CHIEF OFFICERS AND DEPUTY CHIEF OFFICERS	n	2098	Section 59.5: APPOINTMENT OF CHIEF OFFICERS AND DEPUTY CHIEF OFFICERS
	1936	The Chief Executive will establish Appointments Sub-Committees upon criteria approved by the Human Resources Committee comprising relevant Members to make appointment to Chief Officer and Deputy Chief Officer posts. Any Appointments Sub-Committee established in accordance with this rule must include at least one (1) Member of the Executive.		2099	The Chief Executive will establish Appointments Sub-Committees upon criteria approved by the Human Resources Committee comprising relevant Members to make appointment to Chief Officer and Deputy Chief Officer posts. Any Appointments Sub-Committee established in accordance with this rule must include at least one (1) Member of the Executive.
	1937	Engagement of Chief Officers, to permanent positions or interim positions of over six (6) months, will be through the normal recruitment process overseen by the Human Resources Committee. The Chief Executive may make appointments to interim positions of up to six (6) months.		2100	Engagement of Chief Officers, to permanent positions or interim positions of over six (6) months, will be through the normal recruitment process overseen by the Human Resources Committee. The Chief Executive may make appointments to interim positions of up to six (6) months.
	1938	Where an interim appointment, approved by the Chief Executive, extends beyond six months it must be approved at the next available Human Resources Committee and in any case not later than two months after the end of the extension.		2101	Where an interim appointment, approved by the Chief Executive, extends beyond six months it must be approved at the next available Human Resources Committee and in any case not later than two months after the end of the extension.
	1940	Subject to Rule 5.6 below, in these Rules, deputy chief officers are defined as officers in departments who, by virtue of the nature of their duties, either report to or are directly accountable to the statutory or non-statutory chief officer responsible for that department.		2103	Subject to Rule 5.6 below, in these Rules, deputy chief officers are defined as officers in departments who, by virtue of the nature of their duties, either report to or are directly accountable to the statutory or non-statutory chief officer responsible for that department.
	1941	Rules 5.4 and 5.5 do not apply to:		2104	Rules 5.4 and 5.5 do not apply to:
	1942	A permanent appointment to either the Chief Finance Officer of Monitoring Officer positions proposed by the Appointment Sub-Committee must be confirmed by a meeting of Council.		2105	A permanent appointment to either the Chief Finance Officer of Monitoring Officer positions proposed by the Appointment Sub-Committee must be confirmed by a meeting of Council.
n	1943	Section 59.7: PROCEDURE FOR THE APPOINTMENT OF CHIEF OFFICERS AND DEPUTY CHIEF OFFICERS	n	2106	Section 59.6: PROCEDURE FOR THE APPOINTMENT OF CHIEF OFFICERS AND DEPUTY CHIEF OFFICERS
	1944			2107
n	1945	The Chief Executive, will set up an Appointments Sub Committee upon criteria approved by the Human Resources Committee comprising relevant Members to make appointments to chief officer and deputy chief officer posts.	n	2108	The Chief Executive, will set up an Appointments Sub Committee upon criteria approved by the Human Resources Committee comprising relevant Members to make appointments to chief officer and deputy chief officer posts.
	1946			2109
n	1947	The following process will apply after an Appointments Sub Committee has interviewed all shortlisted candidates:	n	2110	The following process will apply after an Appointments Sub Committee has interviewed all shortlisted candidates:
	1948	Section 59.8: OTHER APPOINTMENTS		2111	Section 59.7: OTHER APPOINTMENTS
	1949	Officers below Deputy Chief Officer. Appointment of officers below deputy chief officer (other than any assistants to the political groups and any Mayor’s assistant as defined at (e) and (f) respectively of Rule 1.2 above) is the responsibility of the Head of Paid Service or her/his nominee, and may not be made by the Mayor or Councillors.		2112	Officers below Deputy Chief Officer. Appointment of officers below deputy chief officer (other than any assistants to the political groups and any Mayor’s assistant as defined at (e) and (f) respectively of Rule 1.2 above) is the responsibility of the Head of Paid Service or her/his nominee, and may not be made by the Mayor or Councillors.
	1950	Assistants to Political Groups. Appointment of an assistant to a political group shall be made in accordance with the wishes of that political group.		2113	Assistants to Political Groups. Appointment of an assistant to a political group shall be made in accordance with the wishes of that political group.
	1951	Mayor’s Assistant. Appointment of a Mayor’s Assistant shall be made in accordance with the wishes of the Mayor.		2114	Mayor’s Assistant. Appointment of a Mayor’s Assistant shall be made in accordance with the wishes of the Mayor.
n	1952	Section 59.9: DISCIPLINARY ACTION	n	2115	Section 59.8: DISCIPLINARY ACTION
	1953	In this Rule 8:		2116	In this Rule 8:
n			n	2117
				2118	The Head of Paid Service, the Monitoring Officer or the Chief Finance Officer may be suspended whilst an investigation takes place into alleged misconduct. That suspension will be on full pay and may last no longer that two (2) months.
	1954	The Head of Paid Service, Monitoring Officer or Chief Finance Officer may not be dismissed for disciplinary or misconduct reasons unless the procedure set out in the following Rule 8.3 (a) to (e) is complied with:		2119	The Head of Paid Service, Monitoring Officer or Chief Finance Officer may not be dismissed for disciplinary or misconduct reasons unless the procedure set out in the following Rule 8.3 (a) to (e) is complied with:
	1955			2120
n	1956	Neither the Mayor nor any Member of the Council will be involved in disciplinary action against any officer below deputy chief officer except where set out in Paragraph 10.	n	2121	Neither the Mayor nor any Member of the Council will be involved in disciplinary action against any officer below deputy chief officer except where set out in Paragraph 10.
	1957	A Disciplinary Policy and Procedure for the Head of Paid Service, the Monitoring Officer and the Chief Financial Officer shall from time to time be issued or updated. That document does not form part of the Council’s Constitution but should be read alongside these Officer Employment Procedure Rules.		2122	A Disciplinary Policy and Procedure for the Head of Paid Service, the Monitoring Officer and the Chief Financial Officer shall from time to time be issued or updated. That document does not form part of the Council’s Constitution but should be read alongside these Officer Employment Procedure Rules.
n	1958	Section 59.10: DISMISSAL	n	2123	Section 59.9: DISMISSAL
	1959	Neither the Mayor nor any Member of the Council will be involved in the dismissal of any officer below deputy chief officer except where set out in Paragraph 10.		2124	Neither the Mayor nor any Member of the Council will be involved in the dismissal of any officer below deputy chief officer except where set out in Paragraph 10.
	1960	Where a committee, sub-committee or officer is discharging, on behalf of the authority, the function of the dismissal of an officer designated as the head of the authority’s paid service, as the authority’s Chief Finance Officer, or as the authority’s Monitoring Officer, the authority must approve that dismissal before notice is given to that person.		2125	Where a committee, sub-committee or officer is discharging, on behalf of the authority, the function of the dismissal of an officer designated as the head of the authority’s paid service, as the authority’s Chief Finance Officer, or as the authority’s Monitoring Officer, the authority must approve that dismissal before notice is given to that person.
	1961	Where a committee or a sub-committee of the authority is discharging, on behalf of the authority, the function of the dismissal of any officer referred to at (a) to (d) of Rule 1.2 above, at least one member of the Executive must be a member of that committee or sub-committee.		2126	Where a committee or a sub-committee of the authority is discharging, on behalf of the authority, the function of the dismissal of any officer referred to at (a) to (d) of Rule 1.2 above, at least one member of the Executive must be a member of that committee or sub-committee.
	1962	Where the authority or a Committee, Sub-Committee or officer (“the dismissor”) proposes to dismiss:		2127	Where the authority or a Committee, Sub-Committee or officer (“the dismissor”) proposes to dismiss:
	1963	notice of dismissal must not be given until the dismissor has notified the Head of the Paid Service (or where the officer to be dismissed is the Head of the Paid Service, the Monitoring Officer) of the name of the person whom the dismissor wishes to dismiss and any other particulars which the dismissor considers are relevant to the dismissal; and		2128	notice of dismissal must not be given until the dismissor has notified the Head of the Paid Service (or where the officer to be dismissed is the Head of the Paid Service, the Monitoring Officer) of the name of the person whom the dismissor wishes to dismiss and any other particulars which the dismissor considers are relevant to the dismissal; and
n			n	2129	If a valid objection is made by the Mayor to a dismissal proposed by a Committee or Sub Committee that body shall re-convene to consider the objection. If the Committee or Sub Committee is satisfied that the objection is not well founded they will confirm their decision.
	1964	Section 59.11: APPEALS		2130	Section 59.10: APPEALS
	1965	Nothing in Rule 1.1 above shall prevent a person from serving as a member of any committee or sub-committee established by the authority to consider an appeal by:-		2131	Nothing in Rule 1.1 above shall prevent a person from serving as a member of any committee or sub-committee established by the authority to consider an appeal by:-
	1966	Supplementary Documents - Corporate Procedures and Decision Delegations		2132	Supplementary Documents - Corporate Procedures and Decision Delegations
	1967	Introduction and List of Controls		2133	Introduction and List of Controls
	1972	At the appropriate time the Monitoring Officer will report any changes made to the General Purposes Committee for information.		2138	At the appropriate time the Monitoring Officer will report any changes made to the General Purposes Committee for information.
	1973	Section 60.2: Individual Delegations		2139	Section 60.2: Individual Delegations
	1974	The following table lists the agreed delegations to make changes to each Section within this document.		2140	The following table lists the agreed delegations to make changes to each Section within this document.
n	1975	Section Title Delegation	n
	1976	S1 Introduction and List of Delegations General Purposes Committee
	1977	Council Wide Decision-Making
	1978	S2 Council Functions Monitoring Officer (following changes in law)
	1979	S3 Local Choice and Local Act Functions Council
	1980	S4 Statutory and Proper Officer Appointments Council
	1981	S5 Corporate Operating Procedures (delegations applicable to all Directorates) Chief Executive
	1982	S6 Scheme of Financial Delegations (Council-Wide Financial Delegations) Chief Finance Officer
	1983	Directorate Schemes of Delegation
	1984	Section Title Delegation
	1985	S7 Scheme of Delegation – Children’s Services Corporate Director, Children’s Services
	1986	S8 Scheme of Delegation – Communities Corporate Director, Communities
	1987	S9 Scheme of Delegation – Director of Legal Director of Legal
	1988	S10 Scheme of Delegation – Health and Social Care Corporate Director, Health and Social Care
	1989	S11 Scheme of Delegation – Housing and Regeneration Corporate Director, Housing and Regeneration
	1990	S12 Scheme of Delegation – Resources Corporate Director, Resources
	1991	S13 Executive, Committee and Partnership Procedure Rules
	1992	Individual Mayoral Decision Procedures Mayor
	1993	Children and Education Scrutiny Sub-Committee Procedures Statutory Scrutiny Officer
	1994	Health and Adults Scrutiny SubCommittee Procedures Statutory Scrutiny Officer
	1995	Housing and Regeneration Scrutiny Sub-Committee Procedures Statutory Scrutiny Officer
	1996	Licensing Committee – Rules of Procedure governing applications for Premises Licences and other permissions under the licensing act 2003 Licensing Committee
	1997	Licensing Committee – Rules of Procedure Governing Applications for Sex Establishment Licences under Section 2 of and Schedule 3 to the Local Government (Miscellaneous Provisions) Act 1982 Licensing Committee
	1998	Pensions Committee procedures Pensions Committee
	1999	Pensions CIV Sectoral Committee Chief Finance Officer
	2000	Standards Advisory Committee Procedures Standards Advisory Committee
	2001	Strategic Development / Development Committees – Council Guidelines for Determining Planning Applications under the Town and County Planning Act 1990 Strategic Development Committee
	2002	Section Title Delegation
	2003	Strategic Development / Development Committees – Development Procedure Rules Strategic Development Committee
	2004	S14 Panel and Board Procedure Rules
	2005	Adoption Panel Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
	2006	Fostering Panel Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
	2007	Children’s Safeguarding Board Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
	2008	Pensions Board Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
	2009	Private Fostering Panel Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
	2010	Safeguarding Adults Board Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
	2011	Schools Admissions Forum Monitoring Officer (following consultation with the appropriate Corporate Director)
	2012	S15 Filming Protocol General Purposes Committee
	2013	S16 Miscellaneous Documents
	2014	Any documents added to Part D which do not fit in the above Sections will be added here. Monitoring Officer
	2015	Finance, Contracts and Legal Matters		2141	Finance, Contracts and Legal Matters
n	2016	The management of the Council’s financial affairs will be conducted in accordance with the Financial Procedure Rules set out section xx of this part of the Constitution.	n	2142	The management of the Council’s financial affairs will be conducted in accordance with the Financial Procedure Rules set out in  Chapter 63 .
	2017	Every contract made by the Council shall be in writing and will comply with the Contracts Procedure Rules set out in Section xx of this part of the Constitution.		2143	Every contract made by the Council shall be in writing and will comply with the  Contracts Procedure Rules  set out in Section 64 of this part of the Constitution.
	2018	The Director of Legal is authorised to institute, defend, settle or participate in any legal proceedings in any case where such action is necessary to give effect to decisions of the Council or in any case where they consider such action is necessary to protect the Council’s interests. They may designate nominated officers to carry out this function on their behalf.		2144	The Director of Legal is authorised to institute, defend, settle or participate in any legal proceedings in any case where such action is necessary to give effect to decisions of the Council or in any case where they consider such action is necessary to protect the Council’s interests. They may designate nominated officers to carry out this function on their behalf.
n	2019	Where a document is necessary to any legal procedure or proceedings on behalf of the Council, it will be signed by the Director of Legal or any person authorised by them, unless any enactment requires otherwise, or the Council has given requisite authority to some other person.	n	2145	Where a document is necessary to any legal procedure or proceedings on behalf of the Council, it will be signed by the Director of Legal or any person authorised by them, unless any enactment requires otherwise, or the Council has given authority to another person to do so.
	2020	Contracts with a value exceeding £250,000 must either be signed by at least two officers of the authority. Subject to the provisions of Paragraph 7 below they may also be signed or under the common seal of the Council attested by at least one officer.		2146	Contracts with a value exceeding £250,000 must either be signed by at least two officers of the authority. Subject to the provisions of Paragraph 7 below they may also be signed or under the common seal of the Council attested by at least one officer.
	2021	For the avoidance of doubt any document that is required to be signed, may be signed by any authorised person by any form of electronic signature.		2147	For the avoidance of doubt any document that is required to be signed, may be signed by any authorised person by any form of electronic signature.
n	2022	The Common Seal of the Council will be kept in a safe place in the custody of the Director of Legal. A decision of the Council, or of any part of it, will be sufficient authority for sealing any document necessary to give effect to the decision. The Director of Legal generally requires all documents to be signed in accordance with the provisions of Paragraphs 4, 5 and 6 above, but has the discretion to require in certain circumstances that the Council’s Common Seal will be affixed to some documents. The Common Seal will be affixed to those documents which in the opinion of the Director of Legal should be sealed. The affixing of the Common Seal will be attested by the Corporate Director, Governance or some other person authorised by them. The Seal may be applied electronically.	n	2148	The Common Seal of the Council will be kept in a safe place in the custody of the Director of Legal. A decision of the Council, or of any part of it, will be sufficient authority for sealing any document necessary to give effect to the decision. The Director of Legal generally requires all documents to be signed in accordance with the provisions of Paragraphs 4, 5 and 6 above, but can choose that in certain circumstances the Council’s Common Seal be affixed to some documents. The Common Seal will be affixed to those documents which in the opinion of the Director of Legal should be sealed. The affixing of the Common Seal will be attested by the Corporate Director, Governance or some other person authorised by them. The Seal may be applied electronically.
	2023	The Director of Legal may declare that any document required to be retained by the Council may be retained either jointly with a paper copy of such document, or in electronic format only.		2149	The Director of Legal may declare that any document required to be retained by the Council may be retained either jointly with a paper copy of such document, or in electronic format only.
	2024	Corporate Scheme of Delegation - The Chief Executive, Monitoring Officer, Section 151 and Chief Officers		2150	Corporate Scheme of Delegation - The Chief Executive, Monitoring Officer, Section 151 and Chief Officers
	2025	The Council may appoint such officers as it considers appropriate for the discharge of its functions. Currently the Council has appointed as its Corporate Management Team the following officers:-		2151	The Council may appoint such officers as it considers appropriate for the discharge of its functions. Currently the Council has appointed as its Corporate Management Team the following officers:-
	2026	The Mayor or Council as appropriate delegates to the Chief Executive and Corporate Directors authority to make decisions relating to any:		2152	The Mayor or Council as appropriate delegates to the Chief Executive and Corporate Directors authority to make decisions relating to any:
	2027	The Chief Executive and the Corporate Directors may exercise any functions of the Council or the Executive which have been delegated to any other officer and may delegate decisions or functions to one or more officers in any of the Council's Directorates, except when prohibited to do so by this Constitution or by law.		2153	The Chief Executive and the Corporate Directors may exercise any functions of the Council or the Executive which have been delegated to any other officer and may delegate decisions or functions to one or more officers in any of the Council's Directorates, except when prohibited to do so by this Constitution or by law.
n	2028		n	2154
	2029	Until the Council decides otherwise the Chief Executive is appointed the Proper Officer for the purpose of all statutory provisions, whether existing or future, in respect of which no express Proper Officer appointment has, for the time being, been made		2155	Until the Council decides otherwise the Chief Executive is appointed the Proper Officer for the purpose of all statutory provisions, whether existing or future, in respect of which no express Proper Officer appointment has, for the time being, been made
n	2030		n	2156
	2031	The Council’s Scheme of Delegation to Officers is contained in Part I Section xx, and within Section xx of this Supplementary Documents Pack.		2157	As well as this Chapter of the Constitution, further information on the Council's Schemes of Delegation are set out:
	2032	Corporate Directors may delegate decisions or functions for which they are responsible to one or more officers within their directorate provided that they maintain a Directorate Officer Scheme of Delegation which is notified to the Monitoring Officer.		2158	Corporate Directors may delegate decisions or functions for which they are responsible to one or more officers within their directorate provided that they maintain a Directorate Officer Scheme of Delegation which is notified to the Monitoring Officer.
	2033	The Corporate and Officer Schemes of Delegation are made under Section 101 of the Local Government Act 1972 and all other powers enabling such delegation. They delegate all the powers and duties necessary for the discharge of the Council’s functions and not specifically reserved to the Mayor or the Mayor in Cabinet, the Council or a Committee or Sub-Committee of Council to the Officers. The delegations include:		2159	The Corporate and Officer Schemes of Delegation are made under Section 101 of the Local Government Act 1972 and all other powers enabling such delegation. They delegate all the powers and duties necessary for the discharge of the Council’s functions and not specifically reserved to the Mayor or the Mayor in Cabinet, the Council or a Committee or Sub-Committee of Council to the Officers. The delegations include:
	2034	The Corporate and Officer Schemes of Delegations do not delegate:		2160	The Corporate and Officer Schemes of Delegations do not delegate:
	2035	Delegated powers must always be exercised in accordance with:		2161	Delegated powers must always be exercised in accordance with:
	2036	Officers exercising delegated powers should also have regard to:		2162	Officers exercising delegated powers should also have regard to:
n	2037	Delegated powers must be exercised within the revenue and capital budgets for the relevant service as approved by Council, subject to any variation thereof permitted by the Council’s Financial and Contract Procedure Rules, and, if appropriate, in accordance with the provisions of Part C Section xx (How Decisions are Made) in this Constitution.	n	2163	Delegated powers must be exercised within the revenue and capital budgets for the relevant service as approved by Council, subject to any variation thereof permitted by the Council’s Financial and Contract Procedure Rules, and, if appropriate, in accordance with the provisions of Part C,  Chapter 11  (How Decisions are Made) in this Constitution.
	2038	Officers do not take “key decisions” as defined in Section 3 of this Constitution, however any officer decision which results in the local authority incurring expenditure which is, or the making of savings which are, below the threshold for a key decision (currently £1 million for most decisions) but are above £250,000 must be published on the Council’s website ‘as soon as practicable’ (and following any guidance from the Monitoring Officer) after the decision has been taken.		2164	Officers do not take “key decisions” as defined in  Chapter 11  of this Constitution, however any officer decision which results in the local authority incurring expenditure which is, or the making of savings which are, below the threshold for a key decision (currently £1 million for most decisions) but are above £250,000 must be published on the Council’s website ‘as soon as practicable’ (and following any guidance from the Monitoring Officer) after the decision has been taken.
	2039	In exercising any delegated function, the following principles apply:		2165	In exercising any delegated function, the following principles apply:
n			n	2166	The Corporate and Directorate Schemes of Delegations will be superseded in any case where a Council or Mayoral decision expressly delegates any of the powers in this Scheme to a specific officer or officers whether for a single event, decision or transaction or permanently.
				2167	Where it is considered that in exercising a delegated power or duty a departure in policy, procedure or a significant change in financial practice is likely to be involved, the decision maker shall consult with the Director of Legal / Monitoring Officer and/or the Chief Finance Officer as appropriate, who shall, if necessary, refer the matter to the Mayor, the Mayor in Cabinet or the appropriate Council Committee/Sub-Committee.
				2168	Where any function is delegated to an officer, that officer may choose not to exercise that function and may instead refer a matter to Council, the Mayor, the Mayor in Cabinet or relevant Council Committee as appropriate with the agreement of the appropriate Corporate Director. The criteria that officers may have to consider when determining whether to exercise a function could include-
				2169	If at any time, the Authority acquires a new duty, power or function, in the absence of any Member decision with regard to delegation, the Chief Executive and the Corporate Director with responsibility for the relevant service shall be deemed to have full delegated authority to discharge the duty, power or function on the authority’s behalf unless it is expressly reserved to the Council, a Council Committee or Sub-Committee or the Mayor/Mayor in Cabinet either by law or in this Constitution.
				2170	Any function or power which may be discharged by a Corporate Director, may also be discharged by any person(s) formally “acting-up” into that post or an “interim” post holders or who is deputising (whether on a full, part time or on an ad hoc basis) for that post or occupies a successor post following any reorganisation, restructure or similar process.
				2171	The Mayor, Mayor in Cabinet, a Cabinet Sub-Committee or a Council Committee/Sub-Committee may reserve to themselves decisions delegated to officers, by giving notice to the officer holding the delegated power or to the Chief Executive of their intention to do so.
				2172	References in the Corporate and/or Officer Schemes of Delegations to any statute, statutory instrument, regulation, rule, circular, agency or other agreement or any such matter in respect of which a power or duty is delegated shall be deemed to include any modification or re-enactment of the same as may be made from time to time.
	2040	Financial regulations and procedure rules		2173	Financial regulations and procedure rules
	2041	CONTENTS		2174	CONTENTS
	2042	Section 63.1: Introduction		2175	Section 63.1: Introduction
	2048	The procedures have been developed by the council’s Finance Department and have been the subject of extensive consultation. However, it is impossible for the procedures to cover every eventuality and an element of interpretation may be necessary. If further advice is required, please contact your Directorate Finance Business Partner. The business partnering model and the term Finance Business partner (FBP) describes a broad range of skills exhibited by individuals at different levels depending on customer requirements; in Tower Hamlets these people may be described variously as Strategic Heads of Finance, Finance Managers, Senior Accountants etc.		2181	The procedures have been developed by the council’s Finance Department and have been the subject of extensive consultation. However, it is impossible for the procedures to cover every eventuality and an element of interpretation may be necessary. If further advice is required, please contact your Directorate Finance Business Partner. The business partnering model and the term Finance Business partner (FBP) describes a broad range of skills exhibited by individuals at different levels depending on customer requirements; in Tower Hamlets these people may be described variously as Strategic Heads of Finance, Finance Managers, Senior Accountants etc.
	2049	The Chief Finance Officer is responsible for the administration of the Council’s financial affairs. As part of their duties, they will, when they consider it appropriate, issue Financial Regulations/ Procedures which are the rules governing the management of the Council’s financial resources. S/he will ensure that the Regulations/ Procedures and any updated or amended versions are made available to all chief officers, the Mayor and Members of the Council. These Regulations/ Procedures and any updated or amended versions will then be placed in Appendix A of these Rules.		2182	The Chief Finance Officer is responsible for the administration of the Council’s financial affairs. As part of their duties, they will, when they consider it appropriate, issue Financial Regulations/ Procedures which are the rules governing the management of the Council’s financial resources. S/he will ensure that the Regulations/ Procedures and any updated or amended versions are made available to all chief officers, the Mayor and Members of the Council. These Regulations/ Procedures and any updated or amended versions will then be placed in Appendix A of these Rules.
	2050	It is the responsibility of all Chief Officers to comply personally with Financial Regulations/ Procedures and to ensure that all officers within their Directorate with financial responsibilities also comply with them. Failure to comply with Financial Regulations/ Procedures is likely to constitute a disciplinary offence and be investigated under the appropriate disciplinary procedure.		2183	It is the responsibility of all Chief Officers to comply personally with Financial Regulations/ Procedures and to ensure that all officers within their Directorate with financial responsibilities also comply with them. Failure to comply with Financial Regulations/ Procedures is likely to constitute a disciplinary offence and be investigated under the appropriate disciplinary procedure.
n	2051	Compliance CIPFA Guidance for Local Government	n
	2052	Local government finance in the UK is governed by primary legislation, regulation and professional standards set by CIPFA. As a matter of principal, the Council will conduct its financial affairs in accordance with accepted standard practice embodied by CIPFA’s Code of Practice framework. This includes:		2184	Local government finance in the UK is governed by primary legislation, regulation and professional standards set by CIPFA. As a matter of principal, the Council will conduct its financial affairs in accordance with accepted standard practice embodied by CIPFA’s Code of Practice framework. This includes:
	2053	To date, the general financial management of a local authority, has not been supported by a professional code. CIPFA is now proposing that a Financial Management Code (CIPFA FM Code) should be designed and developed to support good practice in financial management and to assist local authorities in demonstrating their financial sustainability. The CIPFA FM Code would therefore for the first time set standards of financial management for local authorities in the UK. The Council is committed to developing financial management arrangements that align to the proposed CIPFA FM Code.		2185	To date, the general financial management of a local authority, has not been supported by a professional code. CIPFA is now proposing that a Financial Management Code (CIPFA FM Code) should be designed and developed to support good practice in financial management and to assist local authorities in demonstrating their financial sustainability. The CIPFA FM Code would therefore for the first time set standards of financial management for local authorities in the UK. The Council is committed to developing financial management arrangements that align to the proposed CIPFA FM Code.
	2054	Section 63.2: Financial Regulations		2186	Section 63.2: Financial Regulations
	2066	The Chief Finance Officer shall make the latest version of the Procurement Procedures available to every Chief Officer, the Mayor and all Members of the Council and any other person engaged in procuring works, goods or services on behalf of the Council. Chief Officers or officers acting on their behalf shall apply the requirements of the Procedures when engaging in any procurement activity.		2198	The Chief Finance Officer shall make the latest version of the Procurement Procedures available to every Chief Officer, the Mayor and all Members of the Council and any other person engaged in procuring works, goods or services on behalf of the Council. Chief Officers or officers acting on their behalf shall apply the requirements of the Procedures when engaging in any procurement activity.
	2067	The purpose of procurement activity shall be to achieve best value for local people in accordance with the Council's statutory or approved objectives. Officers with responsibility for procurement shall ensure that they are able to demonstrate achievement of best value by having regard to a combination of economy, efficiency and effectiveness (otherwise known as the Council’s Best Value Duty).		2199	The purpose of procurement activity shall be to achieve best value for local people in accordance with the Council's statutory or approved objectives. Officers with responsibility for procurement shall ensure that they are able to demonstrate achievement of best value by having regard to a combination of economy, efficiency and effectiveness (otherwise known as the Council’s Best Value Duty).
	2068	Nothing in the Procurement Procedures shall be construed as removing or diminishing the responsibility of all involved to meet individual and collective accountabilities. Any failure by an officer to comply with the Procurement Procedures is likely to constitute a disciplinary offence and be investigated under the appropriate disciplinary procedure.		2200	Nothing in the Procurement Procedures shall be construed as removing or diminishing the responsibility of all involved to meet individual and collective accountabilities. Any failure by an officer to comply with the Procurement Procedures is likely to constitute a disciplinary offence and be investigated under the appropriate disciplinary procedure.
n	2069	Chief Officers shall ensure that the Executive or an Executive Member is consulted on any procurement activity of a controversial nature. If however the decision is a ‘key’ decision that has not been delegated then a report must be submitted to Cabinet for determination having proper regard to the Access to Information Rules at Part B Section xx of the Constitution.	n	2201	Chief Officers shall ensure that the Executive or an Executive Member is consulted on any procurement activity of a controversial nature. If however the decision is a ‘key’ decision that has not been delegated then a report must be submitted to Cabinet for determination having proper regard to the  Access to Information Rules set out in Part B, Chapter 10  of the Constitution.
	2070	Subsection Contract Awards:		2202	Subsection Contract Awards:
	2071	Subsection Contract Variations:		2203	Subsection Contract Variations:
	2072	Subsection Direct Awards:		2204	Subsection Direct Awards:
	2074	Table of Contents		2206	Table of Contents
	2075	Subsection 1 – INTRODUCTION:		2207	Subsection 1 – INTRODUCTION:
	2076	Subsection 2 - APPLICABLE TO ALL CONTRACTS:		2208	Subsection 2 - APPLICABLE TO ALL CONTRACTS:
n	2077	New content	n
	2078	Corporate Operating Procedures		2209	Corporate Operating Procedures
	2079	Section 65.1: Introduction		2210	Section 65.1: Introduction
	2080	The Operating Procedures apply to the operation and management of all Council directorates. The procedures authorise relevant officers to exercise delegated functions of the Council as set out in these procedures and the Constitution.		2211	The Operating Procedures apply to the operation and management of all Council directorates. The procedures authorise relevant officers to exercise delegated functions of the Council as set out in these procedures and the Constitution.
	2093	2. Appointments		2224	2. Appointments
	2094	3. Remuneration		2225	3. Remuneration
	2095	4.		2226	4.
n	2096		n	2227
	2097	5. Attendance		2228	5. Attendance
	2098	6. Leavers		2229	6. Leavers
	2099	A. Managing Budgets		2230	A. Managing Budgets
	2129	Section 67.2: Schemes of Delegation		2260	Section 67.2: Schemes of Delegation
	2130	Main Delegations List		2261	Main Delegations List
	2131	Care Act 2014 (Note - Responsibilities shared with Health and Adults Social Care Directorate)		2262	Care Act 2014 (Note - Responsibilities shared with Health and Adults Social Care Directorate)
n	2132	Award of Grants	n
	2133	Planning Contributions
	2134	Communities Directorate Scheme of Delegations		2263	Communities Directorate Scheme of Delegations
	2135	Section 68.1: Introduction		2264	Section 68.1: Introduction
	2136	The Council’s legal powers are granted by law either to the Mayor or full Council, allowing the authority to carry out its functions for the benefit of the residents, workers and businesses in the borough of Tower Hamlets.		2265	The Council’s legal powers are granted by law either to the Mayor or full Council, allowing the authority to carry out its functions for the benefit of the residents, workers and businesses in the borough of Tower Hamlets.
	2155	Note that - under the Local Government Act 2000, all of the Council’s functions, its legal powers and duties, are the responsibility of the Mayor and are known as “executive functions”, except where they are expressly specified under sch.1, sch.3 or sch.4 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 to not be the responsibility or sole responsibility of an authority’s executive.		2284	Note that - under the Local Government Act 2000, all of the Council’s functions, its legal powers and duties, are the responsibility of the Mayor and are known as “executive functions”, except where they are expressly specified under sch.1, sch.3 or sch.4 of the Local Authorities (Functions and Responsibilities) (England) Regulations 2000 to not be the responsibility or sole responsibility of an authority’s executive.
	2156	Section 70.2: Schemes of Delegation		2285	Section 70.2: Schemes of Delegation
	2157	Planning		2286	Planning
t	2158	Building Regulations	t
	2159	Community Infrastructure Levy Regulations		2287	Community Infrastructure Levy Regulations
	2160	Asset Management and Estates		2288	Asset Management and Estates
	2161	Housing		2289	Housing

Legends
Colors  Added  Changed Deleted	Links (f)irst change (n)ext change (t)op